Avec dg connect DATEV

Processus de facturation efficace pour les entreprises

Avec la nouvelle intégration de dg connect DATEV dans le logiciel ECM windream, les entreprises misent sur une solution de bout en bout qui relie de manière transparente les documents, les données et les flux de travail – et ce non plus seulement dans un environnement sur site, mais aussi, pour la première fois, via l’interface en ligne de DATEV.

Autre particularité : dataglobal Bochum GmbH a développé la solution elle-même, la distribue directement et s’occupe des clients sans passer par des partenaires externes.

Qu’est-ce que dg connect DATEV ?

dg connect DATEV est une interface qui automatise l’échange de documents de facturation et de données de facturation structurées entre les entreprises et DATEV. Au lieu d’imprimer les factures, de les saisir manuellement ou de les entrer deux fois, les données sont transmises numériquement en temps réel – directement via le cloud DATEV.

Cela signifie moins de ruptures de médias, moins de taux d’erreurs et des gains de temps sensibles dans la comptabilité. Les entreprises bénéficient de processus sécurisés et certifiés et peuvent traiter leurs données financières de manière beaucoup plus efficace.

dg connect DATEV : Intégration dans windream

Avec dg connect DATEV, une interface sur mesure est désormais disponible pour intégrer le service de données de facturation DATEV 1.0 directement dans l’environnement windream. Contrairement à la variante sur site, la synchronisation n’est plus seulement possible périodiquement – le transfert des données de facturation est entièrement automatisé et se fait en temps réel.

C’est ainsi que cela fonctionne :

• Archiver les factures: Les factures entrantes sont saisies dans windream comme d’habitude et archivées de manière à ce qu’elles puissent être révisées.
• Extraction de données: les données de facturation structurées (par ex. fournisseur, numéro de facture, montant, date de paiement) sont automatiquement extraites.
• Transfert: Les documents et les données de facturation sont transmis en toute sécurité à DATEV Online via dg connect DATEV.
• Accès direct : le conseiller fiscal autorisé par l’entreprise peut traiter les données directement dans le logiciel de comptabilité DATEV.

Avantages pour votre entreprise

• Intégration transparente: windream reste la plate-forme centrale pour la gestion des documents et l’archivage.
• Conformité et sécurité: windream et DATEV répondent aux exigences les plus élevées en matière de protection des données et de conformité GoBD.
• Automatisation & temps réel: les données de facturation sont transmises sans délai, rapidement et en toute sécurité.
• Facile à mettre en place: L’interface est facile à mettre en œuvre et à utiliser en production.
• Directement du fabricant: la solution a été développée par dataglobal Bochum GmbH elle-même, peut être achetée directement auprès du fabricant et permet un suivi sans passer par des partenaires.

Fournisseur d’interface officiellement listé

dataglobal Bochum GmbH est officiellement listée par DATEV comme fournisseur d’interfaces:

Cela garantit que l’échange de données s’effectue via des interfaces contrôlées, sécurisées et approuvées par DATEV. Les entreprises bénéficient ainsi d’une intégration fiable et conforme à la législation de leurs processus pour plus d’efficacité, de transparence et de pérennité dans leur collaboration avec les conseillers fiscaux et les systèmes DATEV.

Conclusion : un signal fort pour l’avenir numérique du traitement des factures

Avec l’intégration de dg connect DATEV, les entreprises comblent le fossé entre le traitement interne des factures et la comptabilité externe.

Le résultat : plus d’efficacité, moins d’efforts, une sécurité maximale – désormais également via l’interface DATEV en ligne et en temps réel.

Si vous dirigez un service informatique ou si vous êtes responsable de la transformation numérique de votre entreprise en tant que décideur informatique, vous savez que le traitement des documents et des informations est essentiel pour l’efficacité, la sécurité et la compétitivité. Pourtant, de nombreuses organisations se débattent avec des structures de classement qui ont évolué, des lecteurs encombrants et des ruptures de médias. Les documents importants sont envoyés et reçus par e-mail, les validations sont retardées et il est souvent difficile de savoir quelle est la version correcte d’un document.

Dans ce contexte, un système de gestion de documents (DMS) n’est pas un simple outil de classement, mais un sujet informatique stratégique. Il allège la charge de travail de vos services et renforce durablement votre stratégie informatique. Pour vous, en tant que responsable informatique, il s’agit de poser les jalons d’une architecture d’information à l’épreuve du temps.

Plus qu’un simple classement : une véritable valeur ajoutée grâce à un DMS

Un système moderne de gestion de documents numériques ne se contente pas de classer les fichiers, mais structure l’ensemble de la base d’informations de votre entreprise. Résultat : les collaborateurs ont toujours accès à la bonne version, les flux de travail sont automatisés et les connaissances restent disponibles à long terme.

En particulier à l’heure des modèles de travail hybrides, il est essentiel que les collaborateurs aient accès aux mêmes informations au sein de leurs équipes, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Un DMS rend cela possible et assure la transparence des processus qui étaient auparavant ralentis par des étapes intermédiaires manuelles ou des ruptures de médias.

Une étude récente de Bitkom montre également qu’il existe un énorme potentiel dans ce domaine : 73 % des entreprises en Allemagne déclarent que l’introduction d’un système de gestion documentaire leur a permis d’accélérer considérablement leurs processus. Parallèlement, 61 % considèrent la GED comme un élément important de leur stratégie numérique.

Pour vous, en tant que responsable informatique, cela signifie qu’avec un DMS, vous pouvez non seulement simplifier le travail quotidien, mais aussi créer en même temps la base pour des processus commerciaux numériques.

Les avantagestypiques qui se font rapidement ressentir sont

• Amélioration de l’efficacité grâce à l’automatisation des validations et des contrôles.
• Gain de temps grâce à l’accès centralisé aux documents.
• Une meilleure gestion des connaissances qui prend en charge le travail à distance et les équipes internationales.
• Réduction du taux d’erreur en évitant les versions erronées et les transferts manuels

Ces avantages contribuent directement à la stratégie de l’entreprise – et font de votre service informatique un facilitateur de la numérisation.

La GED dans votre stratégie informatique

Un DMS ne doit pas être introduit de manière isolée, mais doit être intégré dans votre stratégie informatique. Ce n’est qu’ainsi qu’il deviendra un facteur de réussite à long terme.

L’intégration avec les systèmes existants, tels que les solutions ERP ou CRM, est particulièrement importante. Lorsque les documents sont directement disponibles dans les processus métier pertinents, un flux d’informations continu est créé, ce qui permet d’éviter les ruptures de médias et de réduire considérablement les temps de traitement.

La question de l’architecture – Cloud DMS ou sur site – a également une portée stratégique. Les solutions de cloud computing ont l’avantage d’être flexibles et évolutives et de pouvoir être déployées sans trop de frais d’infrastructure. Les systèmes sur site, en revanche, vous donnent un contrôle maximal sur les données et les opérations. En tant que décideur informatique, vous devez prendre en compte des facteurs tels que la sécurité des données, les exigences réglementaires, la structure des coûts et la stratégie de croissance à long terme de votre entreprise.

Il est également important de garder à l’esprit l’évolutivité. Un projet DMS est rarement statique – il évolue en fonction des besoins. Les systèmes qui sont modulaires et peuvent être facilement étendus protègent votre investissement et vous évitent de devoir repartir de zéro dans quelques années.

Conformité et sécurité – votre responsabilité

Peu de sujets informatiques sont aussi étroitement liés aux exigences réglementaires que la gestion documentaire. Avec un DMS professionnel, vous vous assurez que votre entreprise est toujours auditable et conforme aux exigences légales.

Un bon système vous aide à le faire en :

• Documents archivés de manière à ce qu’ils puissent être révisés,
• Les exigences de la DSGVO et de la GoBD sont automatiquement prises en compte,
• contrôle les droits d’accès de manière granulaire et garantit la sécurité des documents grâce au cryptage,
• Les délais de conservation et de suppression sont gérés de manière automatisée.

Le respect de ces exigences protège votre entreprise contre les risques et les sanctions. Dans le même temps, vous obtenez un avantage concurrentiel, car les partenaires et les clients attachent de plus en plus d’importance à des processus de données transparents et sécurisés. Pour les décideurs informatiques, c’est un argument de poids vis-à-vis de la direction : la conformité ne devient pas un facteur de coût, mais un facteur de confiance.

Livre blanc : Guide DMS pour les services et les décideurs informatiques

Vous souhaitez des recommandations d’action concrètes ? Consultez notre livre blanc gratuit « Guide DMS pour les départements et les décideurs informatiques » :

• les critères à prendre en compte pour choisir un système approprié.
• Comment intégrer avec succès votre DMS dans votre stratégie informatique.

Quelles sont les meilleures pratiques qui ont déjà fait leurs preuves dans les entreprises.

Gestion du changement : la clé du succès

Souvent, les projets informatiques échouent non pas à cause de la technologie, mais du facteur humain. Un système de gestion documentaire ne fait pas exception à la règle. Pour que l’introduction soit une réussite, vous devez miser de manière ciblée sur la gestion du changement.

Concrètement, cela signifie qu’il faut impliquer très tôt les utilisateurs clés, qui agissent comme des multiplicateurs dans leurs domaines de spécialité. Formez les collaborateurs de manière pratique et montrez l’utilité du système à l’aide de cas d’utilisation concrets. Commencez par un projet pilote clairement délimité, par exemple la validation des factures, et rendez les premiers succès visibles.

De tels « quick wins » suscitent la confiance et l’acceptation. Votre service informatique se positionne ainsi non seulement comme un prestataire de services techniques, mais aussi comme un partenaire qui améliore la réalité du travail et crée de la valeur ajoutée.

Exemple pratique : validation des factures dans les PME

Un exemple tiré d’une PME montre à quel point l’impact d’un DMS peut être important. Une entreprise était confrontée au problème des factures dont l’approbation prenait en moyenne dix jours. Les documents devaient être distribués manuellement, les demandes de précisions retardaient le traitement et les erreurs dues aux versions en double étaient fréquentes.

Après la mise en place d’un système de gestion documentaire, le processus a été complété par un workflow numérique pour la validation des factures a été remplacé. Le délai d’exécution a été réduit à trois jours, toutes les personnes concernées ont pu voir le statut de traitement en temps réel et le taux d’erreur a diminué de 80%.

Pour les services informatiques, cet exemple est une preuve évidente qu’un DMS bien implémenté permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d’améliorer considérablement la transparence et la collaboration.

Regard vers l’avenir : l’IA dans la gestion documentaire

Alors que les systèmes classiques apportent déjà d’énormes avantages, les systèmes de gestion de documents ne sont pas encore au point. les systèmes de gestion documentaire basés sur l’IA sont déjà dans les starting-blocks. Ils prennent de plus en plus en charge les tâches de gestion, mais aussi d’aide à la décision et d’analyse.

Cela inclut des fonctions telles que la classification et l’indexation automatiques des documents, des fonctions de recherche sémantique qui comprennent le contenu dans son contexte, et même des contrôles de contrat automatisés. Pour vous, en tant que décideur informatique, cela ouvre la possibilité de transformer la gestion documentaire en un système de gestion des connaissances stratégiques qui contribue directement au pilotage de l’entreprise.

Conclusion : pourquoi vous devez agir en tant que décideur informatique

Un système de gestion documentaire n’est plus depuis longtemps un simple outil informatique. Il s’agit d’un sujet informatique stratégique qui contribue directement aux objectifs de votre entreprise. Il permet d’accélérer les processus, de garantir la conformité, d’améliorer la collaboration et de pérenniser votre organisation.

Si vous considérez la gestion documentaire uniquement comme un problème de classement, vous perdez du potentiel. Mais si vous l’abordez résolument comme un projet stratégique, vous positionnerez votre service informatique comme le moteur de la transformation numérique et assurerez à votre entreprise une avance décisive.

Numérisation de la comptabilité, automatisation du traitement des factures, conformité de la comptabilité numérique – sur le papier, tout cela sonne comme efficacité, clarté et transparence en temps réel. Mais dans la réalité, le travail quotidien de nombreux services financiers et de contrôle de gestion est tout autre : Les factures arrivent par e-mail sous forme de PDF, les validations se font « au pied levé » dans le couloir, les demandes de budget arrivent sous forme de fichier Excel en pièce jointe. Au lieu d’analyses et d’un pilotage stratégique, ce sont des recherches, des demandes et des efforts de contrôle qui prévalent.

C’est ce que nous appelons : Fragmentopolis.
Les contrôleurs et les comptables y passent 30 % de leur temps de travail à rechercher des données. Et pendant qu’ils naviguent dans la jungle des papiers et des fichiers, les escomptes échappent, les rapports arrivent trop tard et les décisions sont davantage basées sur l’intuition que sur des chiffres solides.

La vie quotidienne à Fragmentopolis – Points de douleur typiques

Qu’il s’agisse d’une PME ou d’un groupe international, les problèmes se ressemblent souvent de manière effrayante. Fragmentopolis n’est pas un lieu sur une carte, mais l’état d’un service financier qui, malgré les logiciels modernes, reste bloqué dans une pensée analogique et des processus manuels.

1. chaos de la version Excel
Presque tout le monde dans la comptabilité connaît le fameux fichier : « Report_final_nouvelle_version7_plusieurs_finales.xlsx ». Il apparaît dans plusieurs boîtes aux lettres électroniques, se trouve dans différents dossiers et personne ne sait plus quelle version est réellement à jour. Les modifications sont effectuées en parallèle, les données sont écrasées et, à la fin, tout doit être péniblement rassemblé.

2. perte de temps due à la recherche manuelle des données
Au lieu de trouver des factures ou des documents en quelques clics, une petite odyssée commence souvent : dans la boîte aux lettres, dans le dossier de fichiers, dans le système ERP. Pour chaque validation manquante, des e-mails de rappel sont envoyés ou des appels téléphoniques sont passés. Non seulement le processus de validation des factures s’étend sur plusieurs jours, mais il interrompt aussi régulièrement le travail proprement dit.

3. un risque d’erreur élevé
Lorsque les données doivent être saisies manuellement à plusieurs reprises, le risque d’erreurs de chiffres, de doubles saisies ou de suppression accidentelle d’informations importantes augmente. Les données obsolètes sont également fréquentes : un collègue travaille avec les données d’hier alors que d’autres ont déjà saisi de nouvelles valeurs.

4. opportunités manquées
Chaque retard dans le traitement des factures peut coûter de l’argent. Les délais d’escompte ne sont pas respectés, les budgets sont répartis sur la base de prévisions incertaines et de précieux enseignements tirés des données restent cachés, tout simplement parce qu’il n’y a pas de temps pour une analyse plus approfondie.

5. manque de transparence
Qui a vérifié la facture ? Quel centre de coûts a validé ? Et depuis combien de temps le document est-il dans le processus ? Dans de nombreux départements, il n’y a pas de réponse immédiate à ces questions. Au lieu de workflows clairs, l’incertitude règne et la vue d’ensemble n’est rétablie qu’après plusieurs appels téléphoniques ou chaînes d’e-mails.

Résultat :
Les équipes de finance et de contrôle de gestion passent une grande partie de leur temps à réagir plutôt qu’à créer activement. L’agitation opérationnelle remplace la clarté stratégique et l’ambition de prendre des décisions basées sur des données se transforme trop souvent en une simple limitation des dommages dans les activités quotidiennes.

Les causes des défis numériques

Si l’on examine de plus près les points noirs typiques de la finance et du contrôle de gestion, on s’aperçoit rapidement qu’ils ne sont pas le fruit du hasard, mais qu’ils ont souvent des raisons structurelles plus profondes. Même les entreprises qui utilisent déjà des logiciels modernes se heurtent aux mêmes obstacles, mais sous forme numérique.

1. manque d’automatisation et flux de travail insuffisants

De nombreux services financiers continuent de fonctionner comme il y a dix ou quinze ans, à la différence que les dossiers papier sont aujourd’hui remplacés par des fichiers PDF. Les factures sont saisies manuellement, les approbations sont demandées par e-mail et les documents sont stockés dans différents dossiers. Certes, il existe souvent des solutions logicielles telles qu’un ERP ou un DMS, mais sans flux de travail automatisé, les avantages restent très limités.
Exemple : une facture est scannée numériquement, mais doit toujours être affectée manuellement au bon centre de coûts. Chaque validation manquante déclenche à nouveau une chaîne d’e-mails.

2. ruptures de système et outils compliqués

Les ruptures de supports et de systèmes constituent un autre problème majeur. Si le traitement des factures, le système ERP et le système de gestion des documents ne se parlent pas, les collaborateurs doivent saisir plusieurs fois les mêmes données ou passer constamment d’un programme à l’autre. Cela fait non seulement perdre du temps, mais augmente également le risque d’erreurs. La situation devient particulièrement critique lorsque certains outils sont si compliqués à utiliser que les utilisateurs sont réticents ou ne les utilisent pas du tout. Dans la pratique, cela signifie que des fonctions modernes restent inutilisées.

3. coûts et culture

La numérisation n’est pas gratuite, que ce soit en termes financiers ou en termes de ressources internes. Outre les coûts de licence et de mise en œuvre, il faut du temps pour la formation, les conversions et les adaptations. Souvent, l’équipe ne dispose pas du savoir-faire nécessaire pour utiliser efficacement les nouveaux outils. A cela s’ajoute un facteur culturel : la résistance au changement. De nombreux collaborateurs sont habitués à l’ancien système et considèrent d’abord les nouveaux processus comme une charge supplémentaire. Le « nous avons toujours fait comme ça », que l’on entend souvent, est l’un des freins les plus importants, mais les plus sous-estimés, sur la voie de la numérisation des processus.

4. afflux de données sans capacité d’analyse

Dans un monde financier numérisé, le volume de données a énormément augmenté. Mais plus de données ne signifie pas automatiquement plus de connaissances. Sans intégration de la Business Intelligence et sans tableaux de bord en temps réel, le contrôle de gestion reste en aveugle. Souvent, toutes les informations pertinentes sont certes disponibles quelque part dans le système, mais elles ne sont pas reliées entre elles, ne sont pas à jour ou ne sont pas présentées sous une forme permettant une prise de décision rapide. Résultat : les rapports sont basés sur des valeurs obsolètes, les prévisions perdent leur pertinence et la direction prend des décisions sans disposer de données fiables.

Selon l’indice Bitkom Digital Office 2024:

• 100 % des entreprises allemandes utilisent désormais au moins une solution de bureautique.

• 39% travaillent principalement sans papier, 20% travaillent encore beaucoup sur papier.

• 35% souhaitent augmenter leurs investissements dans la numérisation.

La voie de sortie : l’entrée dans Data City

Data City est synonyme de système financier numérique en réseau qui redonne de la clarté et de la contrôlabilité – modulaire, connectable et compatible avec vos logiciels existants.

C’est ainsi que l’on parvient à sortir de Fragmentopolis :

• Réception numérique des factures avec reconnaissance OCR au lieu de la saisie manuelle

• Workflows automatiques pour les validations, les escalades et l’archivage

• Tableaux de bord en temps réel pour des indicateurs précis et actualisés

• Archivage sécurisé pour la conformité et les audits

• Intégration flexible avec ERP, CRM et autres outils

Résultat : moins de recherches, plus de taxes. Moins de demandes de renseignements, plus de décisions.

Liste de contrôle : Habitez-vous toujours à Fragmentopolis ?

Répondez honnêtement :

• Vous recherchez régulièrement des factures ou des documents ?

• Il existe au moins trois versions différentes de la même feuille Excel ?

• Les validations se font souvent par e-mail ou oralement ?

• Vous attendez des données lorsque vous devez produire un rapport ?

• Des tableaux de bord avec des chiffres en direct ? Pas de tableau de bord.

Si vous avez répondu « oui » plus de deux fois – il est grand temps de déménager à Data City.

Livre blanc

Vous voulez passer de la paperasserie à des processus financiers contrôlables ? Téléchargez dès maintenant et gratuitement notre livre blanc ‘Comment obtenir des chiffres clairs et de vraies décisions avec moins de paperasserie’. Sortez votre feuille de route de Fragmentopolis pour la Data City !

Conclusion

La transformation numérique de la comptabilité n’est plus un sujet d’avenir. Elle détermine aujourd’hui si les départements financiers se contentent de gérer ou s’ils créent activement. Les processus manuels, les outils isolés et le manque de transparence entraînent des erreurs, des pertes de temps et des opportunités manquées. Parallèlement, des exemples tels que la Data City montrent qu’il est possible d’obtenir des chiffres clairs, des décisions rapides et des processus résilients, et ce sans jeter les systèmes existants par-dessus bord. L’essentiel est d’identifier ouvertement les points noirs typiques, de mettre en œuvre l’automatisation et l’intégration de manière ciblée et de passer ainsi d’un mode de réaction à un rôle de pilotage. Oser franchir le pas, c’est quitter Fragmentopolis et gagner non seulement en efficacité, mais aussi en base pour un succès durable de l’entreprise.