Traitement numérique des factures
Simplifier les processus avec le traitement numérique des factures
De nombreuses entreprises traitent encore les factures à l’ancienne, sur papier. Cela prend non seulement du temps, mais c’est aussi inefficace et peut conduire à des erreurs.
Le traitement numérique des factures peut aider les entreprises à simplifier le processus de facturation et à économiser du temps et de l’argent. La solution logicielle de dataglobal Group vous permet de convertir facilement et rapidement vos factures papier au format numérique et d’optimiser le traitement de vos factures au sein de votre entreprise.
Le workflow de facturation numérique – Allégez la charge de votre comptabilité
Les factures sont une partie importante de la comptabilité. Mais il peut être fastidieux de garder une trace de toute cette paperasserie. Heureusement, il existe un moyen de stocker vos factures au format électronique, ce qui peut alléger sensiblement votre comptabilité.
Notre solution logicielle de traitement numérique des factures vous permet de numériser entièrement l’ensemble du processus, de la facture fournisseur à la comptabilisation. Cela permet à votre personnel de gérer les factures beaucoup plus rapidement, en remplaçant le processus traditionnel de copie, d’envoi, de vérification, de signature et de comptabilisation sur papier par des processus électroniques efficaces.
Le traitement numérique des factures présente donc de nombreux avantages, tant pour les entreprises que pour leurs clients, notamment un paiement plus rapide, un traitement des factures entrantes et une facturation simplifiés, un flux de trésorerie amélioré et moins d’erreurs dans la saisie des données. Ces processus permettent même de faciliter le rapprochement des factures.
Enfin, le traitement électronique des factures est une solution plus respectueuse de notre environnement, car elle réduit considérablement la consommation de papier.
Entrée de facture
Notre solution de traitement électronique des factures vous permet de convertir automatiquement vos factures papier en factures électroniques (factures PDF ou autres formats). Vous évitez ainsi la saisie manuelle des données dans votre système comptable. De même, le traitement numérique des factures entrantes peut contribuer à réduire les erreurs et à améliorer la précision de vos rapports financiers. Notre logiciel vous aide également à archiver les documents de façon à ce qu’ils soient conformes aux normes d’audit.
Traitement numérique
Un traitement numérique des factures est le nom donné au traitement électronique des factures et sert à améliorer le flux de factures entrantes. Le processus comprend généralement trois étapes : vérification, validation et enregistrement.
Le contrôle fait référence à la vérification de l’exactitude et de l’exhaustivité d’une facture. La validation a lieu lorsque la facture vérifiée est validée pour le paiement. L’enregistrement désigne la saisie effective de l’opération dans la comptabilité financière.
Transmission aisée des factures et des justificatifs
Les factures ou les documents peuvent être transmis à des conseillers fiscaux ou à des systèmes tiers en quelques clics seulement. Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble claire de vos finances et gagnez du temps en limitant la saisie manuelle des données.
Avantages du traitement numérique des factures
Traitement automatisé des factures à l’aide de workflows numériques
Archivage conforme à la loi GoBD et à la loi sur la TVA
Utilisation de formats de factures standardisés tels que ZUGFerD et XRechnung
Processus transparents et documentés avec un historique détaillé
Recherche efficace d’informations de facturation
Retour sur investissement rapide (ROI)
Adaptation flexible aux exigences spécifiques
Réduction des délais de traitement
Notre solution de traitement électronique des factures est parfaitement adaptée à notre système de gestion documentaire (DMS).
Pourquoi est-ce important ? Tout simplement parce que les factures électroniques entrantes doivent non seulement être traitées, mais aussi archivées à long terme en tant que documents commerciaux essentiels. Selon la législation fiscale, les factures doivent être accessibles et conservées en toute sécurité pendant une longue période.
Concrètement, cela signifie que lorsque vos employés déposent des factures entrantes comptabilisées dans les archives du DMS, plus aucune facture ne se perd. Des outils spéciaux permettent d’indexer automatiquement les factures à archiver, ce qui vous permet de les retrouver facilement à partir du nom du fournisseur, du numéro de facture et d’autres critères. Bien entendu, cela s’applique également à tous les autres fichiers et documents électroniques stockés dans les archives.
L’archivage inaltérable de tous les documents est garanti à tout moment et nos archives numériques répondent à toutes les exigences légales en matière de durée de conservation des documents commerciaux.
Intégration facile dans votre système
Nous sommes spécialisés dans l’intégration de notre logiciel de traitement des factures avec les systèmes que vous utilisez déjà. Ainsi, vous n’avez pas à vous soucier des détails techniques. Parallèlement, nous vous conseillons sur l’archivage numérique lorsqu’il s’agit de périodes de conservation légales. Notre équipe d’experts se fera un plaisir de vous aider à tout moment.
FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ) : Foire aux questions
La période de conservation des factures varie d’un pays à l’autre. En Allemagne, l’obligation de conserver les factures entrantes est de 10 ans.
Le traitement électronique des factures est de plus en plus tendance. Grâce aux factures électroniques, elles permettent aux clients d’avoir un aperçu encore plus rapide de leurs achats et de s’assurer qu’ils ne sont pas surfacturés. Mais quelles sont les exigences de l’administration fiscale en matière de documents numériques ?
En Allemagne, une facture doit contenir les informations suivantes :
Date d’achat
Prix des biens ou des services
TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ou TPS (taxe sur les produits et services) appliquée à l’achat
Le traitement des factures en numérique est la conversion des factures papier en format numérique. Cette opération peut être réalisée manuellement ou par l’utilisation d’un logiciel. Le principal avantage de la numérisation des factures est qu’elle simplifie le processus de gestion des factures et facilite le suivi des paiements.
Le système utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour lire les informations sur les factures. Cela signifie que les entreprises n’ont plus besoin de saisir manuellement les données de chaque facture. Cela permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts et a pour effet secondaire positif de réduire les erreurs.
Le traitement des factures entrantes permet alors d’extraire, par exemple, des données importantes telles que la date, le numéro de référence et le montant total dû. Ces informations peuvent être utilisées pour automatiser le processus de validation des paiements et de la comptabilité.
Le traitement automatisé des factures permet de simplifier considérablement le traitement des factures par les entreprises.
Une facture numérique est validée lorsque le destinataire a payé le montant dû. Le flux de factures numériques est simple et efficace – l’acheteur paie le montant dû et le vendeur reçoit une notification via le traitement des factures numériques entrantes indiquant que le paiement a été traité. Ce type de transaction élimine les factures papier et réduit les erreurs.