Archivage des e-mails
Jetzt Angebot anfordernComment archiver vos e-mails en toute sécurité juridique et d’audit
Archivage du courrier pour les entreprises
Conçu pour répondre aux exigences du monde des affaires moderne
Ihre VorteileLe courrier électronique est un élément indispensable de la communication commerciale moderne. Une grande partie de la communication interne de l’entreprise se fait aujourd’hui par voie numérique. Notre solution logicielle d’archivage des e-mails vous aide à garder une vue d’ensemble et à soulager votre serveur Exchange en archivant efficacement de grandes quantités d’e-mails et de boîtes aux lettres.
Simple, mobile et sûr : avec notre solution logicielle, vous archivez vos e-mails automatiquement et de manière sûre. Vos e-mails et leurs pièces jointes sont stockés dans leur état d’origine. Grâce à une conversion/un rendu dans des formats indépendants, nous garantissons la disponibilité à long terme de toutes les informations, même en cas de changement de système de messagerie.
Les avantages de notre archivage d’e-mails en un coup d’œil
Archivage légal et révisable des e-mails selon la norme GoBD
Stockage dans le système d’archivage des e-mails et amélioration des performances informatiques
Recherche rapide et sûre d’informations
Accès mobile, à tout moment et en tout lieu
Réaction rapide à un contenu ou à une décision juridiquement pertinents
Protection contre la perte de données et d’informations
Assurer les exigences de conformité
Intégration dans les flux de travail numériques et les processus commerciaux
Les meilleures marques qui nous font confiance
Archivage des e-mails
smart – sécurisé – automatique
L’archivage légal des e-mails est complexe. Nous nous sommes fixés pour objectif de rendre l’archivage numérique des e-mails intelligent, simple et sûr. Grâce à notre solution, vous gérez et archivez vos e-mails automatiquement et de manière sûre pour l’audit, et mettez ainsi leur contenu à disposition de vos processus commerciaux.
Tous les e-mails et pièces jointes archivés restent inchangés et entièrement disponibles, même après de nombreuses années. Vous pouvez ainsi accéder à tout moment et en tout lieu à vos e-mails professionnels et retrouver à tout moment des informations précieuses.
Toutes les exigences sont satisfaites :
Archivage des e-mails de dataglobal Group
Pourquoi devez-vous archiver les e-mails de manière légale ?
Les entreprises sont légalement tenues d’archiver les e-mails pertinents dans leur état d’origine, y compris les pièces jointes, conformément aux GoBD (principes de gestion et de conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique). Ces directives réglementent les exigences en matière de comptabilité et de conservation des données qui ont une incidence sur le droit fiscal. C’est la seule façon de garantir que toutes les informations sont disponibles, par exemple lors de l’évaluation de l’exercice comptable ou en cas de litige.
Il est particulièrement important que la correspondance commerciale concernée soit complète et qu’elle puisse être suivie même après des années. En outre, vous évitez les sanctions en respectant la protection des données, l’archivage sécurisé et les délais de conservation légaux. Les politiques peuvent varier d’une entreprise à l’autre. C’est pourquoi nous prenons en compte précisément les mesures dont vous avez besoin et personnalisons notre logiciel pour vous.
Un espace de stockage des e-mails suffisant grâce à l’archivage intelligent
Dites adieu aux quotas d’e-mails, car ils privent votre entreprise d’informations importantes. Vous, en tant qu’utilisateur, êtes gêné dans votre travail, votre informatique perd en performance et devient donc inefficace.
Notre solution d’archivage d’e-mails vous permet de garder toute votre boîte aux lettres sur vous, quelle que soit sa taille. Vous pouvez ainsi accéder rapidement et à tout moment à tous vos e-mails archivés sur votre terminal mobile. Vous pouvez également partager les e-mails archivés avec vos partenaires et collègues, quelle que soit l’application de messagerie ou le terminal qu’ils utilisent.
Possibilités d’intégration idéales dans les systèmes et applications existants
Aucune information n’est perdue. L’archivage des e-mails peut être intégré de manière transparente dans Microsoft Outlook, Office 365 et HCL Notes(Lotus Notes), par exemple. En tant qu’utilisateur, vous ne remarquez pas l’interface avec le logiciel d’archivage et pouvez continuer à travailler comme d’habitude. Cela garantit un travail intuitif dans l’environnement Office habituel à tout moment.
FAQ – Foire aux questions
Conformément à la GoBD, vous devez archiver vos e-mails de manière légale. L’accent est mis sur les raisons fiscales. Il est important que le fisc puisse comprendre comment les commandes et les contrats ont été conclus, même après des années. Si les entreprises n’archivent pas leurs e-mails professionnels, elles s’exposent à des amendes et à des conséquences juridiques.
L’archivage des e-mails professionnels est une obligation légale. Chaque entrepreneur doit se conformer à ces lois afin d’éviter toute infraction.
En vertu de l’article 147 du code des impôts allemand, l’archivage des e-mails qui peuvent être considérés comme des lettres commerciales ou professionnelles est obligatoire pendant une période de 6 ans, à moins que d’autres lois fiscales ne prévoient des périodes de conservation plus courtes. En outre, l’obligation de conservation de certains e-mails contenant des documents d’organisation (par exemple pour les factures, les comptes annuels, etc.) est de 10 ans.
Le respect des exigences de conformité requiert un effort organisationnel et manuel important, ce qui explique pourquoi de nombreuses entreprises acceptent d’abord le risque. En outre, le manque de temps ou de ressources financières ainsi que les charges supplémentaires liées à la bureaucratie de la conformité sont souvent cités comme raisons. Mais investir dans la conformité est payant à tous points de vue, d’autant plus qu’un système de gestion de la conformité efficace peut être mis en place avec un petit budget et un effort raisonnable. La preuve d’une culture appropriée facilite de plus en plus la coopération avec les grandes entreprises et peut donner lieu à des avantages lors de l’attribution de contrats, par exemple dans le cadre d’appels d’offres.
Grâce à l’intégration complète de notre solution, vous pouvez utiliser la fonction de recherche d’Outlook pour retrouver vos e-mails archivés. Notre AddIn Outlook est capable de filtrer vos e-mails en fonction, par exemple, du format de fichier, de la période concernée ou de l’objet de l’e-mail.