Le dossier personnel numérique
mehr erfahrenCréer, gérer et archiver des dossiers personnels
Accès rapide et numérique à vos documents
VorteileAvec le dossier numérique du personnel vous numérisez vos données et documents du personnel. De Dossier de candidature jusqu’aux les arrêts maladie et contrats – le dossier personnel électronique gère vos documents en un seul endroit et crée ainsi une aperçu transparent. Les personnes autorisées peuvent utiliser notre Solution logicielle accéder à tous les documents de manière simple, rapide et sécurisée. Cela accélère non seulement les processus RH de l’entreprise, mais permet également à votre personnel RH de gagner du temps dans ses tâches. Si vous souhaitez consulter le dossier numérique du personnel, il vous suffit désormais de quelques clics de souris.
L’avenir des processus RH : Le dossier personnel numérique
La numérisation a également fait son entrée dans le domaine des ressources humaines. Quelle que soit la taille de l’entreprise, de nombreux documents et leur contenu doivent y être gérés. Cela couvre de nombreux aspects, de l’enregistrement des candidats à la suppression des données conformément au RGPD de l’UE, en passant par les données personnelles des employés actuels. Les réglementations et les dispositions légales doivent être prises en compte.
Le dossier personnel numérique vous permet de traiter ces tâches souvent fastidieuses de manière entièrement électronique, ce qui est désormais beaucoup plus rapide que les méthodes traditionnelles.
Le papier, c’était hier
Le papier n’est pas seulement coûteux, il rend également la collaboration confuse et lente. De plus, la numérisation et les modèles de travail à distance exigent une gestion documentaire qui permette aux employés d ‘accéder aux documents par voie électronique, où qu’ils se trouvent et à tout moment.
Ainsi, à long terme, le service RH se débarrassera également des dossiers papier. Car il est évident que le dossier numérique est plus pratique, plus clair et plus facile à entretenir que son équivalent analogique. De plus, l’introduction de dossiers électroniques permet d’économiser de l’espace. Il permet à la direction des ressources humaines d ‘accéder à toutes les données , quel que soit l’endroit où elles se trouvent. Et les processus bénéficient également d’une vitesse, d’une transparence et d’une efficacité croissantes.
Vos avantages avec le dossier personnel numérique
Toutes les informations pertinentes en un seul endroit. Vous bénéficiez d’une transparence totale dans vos processus de ressources humaines.
Une collaboration efficace grâce aux flux de travail numériques.
Un accès flexible à tous les documents RH, que vous soyez à domicile ou au bureau.
Plus d’espace et moins de papier grâce à la réduction de la consommation de papier.
Interface claire : un seul clic suffit pour voir toutes les tâches et étapes de travail.
Trouver des données RH facilement et rapidement.
Alléger la charge de travail de votre personnel RH.
Archivage avec protection contre les révisions : respecter de manière fiable les exigences légales.
Comment gérer les documents RH en conformité avec la loi
Les dossiers numériques du personnel contiennent de nombreuses données personnelles qui nécessitent une protection particulièrement sûre. Grâce à notre gestion numérique des documents, vous pouvez
Comment respecter la confidentialité des données
La gestion des ressources humaines implique de travailler avec des données sensibles. La mission du service RH est de protéger ces données. Des dossiers papier confus compliquent cette mission. Pour contourner cet obstacle, il vaut la peine de passer au dossier personnel électronique.
Le format électronique vous permet de conserver les données personnelles conformément à la législation sur la protection des données. Tous les processus administratifs du dossier personnel numérique sont conformes aux exigences légales en matière de protection des données. Notre dossier personnel numérique utilise un concept de droits avancé qui garantit que seuls les employés autorisés ont accès aux informations personnelles sensibles.
Supprimer définitivement les documents et respecter les délais de conservation
Les droits découlant des relations de travail sont prescrits. Ainsi, le RGPD stipule que les données à caractère personnel doivent être supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à la réalisation d’une finalité justifiée. Avec le dossier personnel numérique du dataglobal Group, vous pouvez enregistrer des délais de suppression pour les documents numériques. Vous êtes ainsi certain de respecter les délais de conservation dans le temps imparti.
FOIRE AUX QUESTIONS : Les questions les plus fréquentes sur le dossier personnel numérique
Le dossier personnel numérique est la forme électronique du dossier papier classique. Il est indispensable pour les entreprises qui souhaitent réussir leur numérisation.
Dans le dossier personnel numérique, toutes les informations importantes concernant un employé sont enregistrées et numérisées. Grâce à un logiciel de gestion documentaire, les entreprises archivent les documents et les données sous forme numérique. Outre la réduction du papier, l’objectif principal de l’introduction est que chaque employé autorisé puisse accéder au dossier personnel à tout moment et en tout lieu. De plus, le logiciel permet aux utilisateurs de modifier les documents numériquement et de les partager avec d’autres utilisateurs.
Le dossier personnel électronique contient tous les documents et données relatifs à la relation de travail. Des dossiers de candidature aux contrats en passant par les formations, les employés autorisés peuvent consulter, modifier et partager les informations dont ils ont besoin en un seul clic grâce au logiciel de dossier personnel numérique. Il s’agit notamment des informations suivantes :
Dossier de candidature
Documents contractuels
Données de base du personnel
Attestation de sécurité sociale
Jours de maladie et de congé
Informations sur le développement de l’employé
Attestations de formation
Avertissements, sanctions
Évaluations, certificats
Lettre de licenciement
Correspondance avec les employés
Nous travaillons avec vous pour introduire le dossier numérique du personnel dans votre entreprise. Grâce à notre expérience acquise au cours de projets déjà mis en œuvre, nous connaissons les obstacles potentiels et les prenons en compte de manière proactive dès la planification. La réalisation se fait en plusieurs étapes.
La première étape consiste à définir avec vous vos besoins et à clarifier les questions importantes pour le projet. Ce n’est qu’après avoir esquissé votre solution optimale que nous passons à la mise en œuvre. Tout d’abord, vos documents papier sont numérisés et archivés sous forme numérique. Les documents numériques provenant de différentes connexions, telles que SAP, MS Office ou Sharepoint, sont également ajoutés au dossier numérique. Le dossier est ainsi alimenté avec toutes les données de base et tous les documents RH pertinents.
Enfin, nous définissons les autorisations pour les employés et la direction. En outre, nous programmons avec vous des règles intelligentes. Celles-ci peuvent par exemple garantir que vous respectez les délais de conservation de différents documents. Même après la mise en œuvre, nous ne vous laissons pas seul. Nous proposons à tout moment des formations à vous et à votre équipe afin de garantir une collaboration fructueuse avec le dossier électronique.
De plus en plus d’entreprises reconnaissent les avantages de la numérisation : processus rationalisés et numériques, disponibilité immédiate des informations et collaboration transparente. Les services des ressources humaines peuvent également optimiser leurs processus de travail grâce aux transformations numériques.
Le dossier numérique du personnel est bien plus que la simple numérisation et le classement ultérieur de documents papier sous forme numérique. Il donne au personnel RH la possibilité d’accéder aux données et aux documents indépendamment du lieu et de l’heure. Le logiciel RH intégré permet également aux services RH de collaborer efficacement par voie numérique. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder directement aux documents, les modifier et les partager au sein de l’équipe. Les modifications apportées au document sont toujours enregistrées. Les utilisateurs autorisés peuvent ainsi suivre l’état des données à tout moment.