Archivage de documents
Jetzt Angebot anfordernSauvegardez vos documents dans vos archives numériques de manière à ce qu’ils soient auditables
Avec l’archivage de documents
vers un espace de travail numérique
Ihre Vorteile Grâce au logiciel d’archivage numérique du dataglobal Group, vos documents sont stockés en toute sécurité sur une plate-forme centrale. Les informations des documents archivés sont faciles et rapides à trouver. Sur votre poste de travail numérique, vous avez accès à tout moment aux documents et fichiers enregistrés, vous pouvez les modifier ou les partager avec vos collaborateurs. Obtenez une meilleure vue d’ensemble et bénéficiez d’autres avantages grâce à notre solution d’archivage sécurisé.
La voie vers un bureau sans papier
La numérisation permet d’économiser de l’espace, car les documents à conserver ne sont plus stockés de manière encombrante dans des armoires de classement, mais archivés numériquement, ce qui garantit leur conservation en toute sécurité. Et l’archivage numérique est bien plus qu’un simple lieu de stockage de fichiers et de données : Le stockage numérique centralisé vous permet de retrouver facilement et rapidement toutes les informations.
Avec votre bureau sans papier, vous optimisez les processus opérationnels, réduisez la consommation de papier sur le lieu de travail, agissez de manière durable et contribuez à la protection de l’environnement.
Avantages de l’archivage de documents
Disponibilité centralisée grâce à l’archivage électronique
Transparence de toutes les données stockées
Flux de travail efficaces
Archivage sécurisé et conforme à la GoBD
Des processus efficaces et optimisés
Respect des délais de conservation
Bureau sans papier
Archives indépendantes de l’utilisateur et de l’emplacement de stockage
Les meilleures marques qui nous font confiance
Profitez de l’archivage numérique de documents
Archivage de documents
selon vos besoins
Notre solution d’archivage vous permet d’adapter exactement l’archivage de vos documents à vos besoins. Nous travaillons avec vous pour mettre en place l’archivage et nous nous assurons que vos applications sont simples, intelligentes et transparentes.
L’archivage de données et de documents sous forme numérique permet d’éviter toute violation des exigences de conformité. Le concept de droits parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise renforce la protection des données, même en ce qui concerne les données à caractère personnel. Après l’expiration des délais de conservation légaux, vous pouvez supprimer vos documents de manière automatisée et conforme à la loi. Il vous suffit d’enregistrer les délais de conservation et les règles correspondantes dans la solution logicielle.
Archivage avec protection contre les révisions
La sécurité est une priorité absolue lors de l’archivage de documents professionnels. Aucun document ne doit être perdu et le stockage doit être sécurisé.
La sécurité de l’audit signifie que toutes les informations archivées, pour autant qu’elles soient importantes pour l’entreprise, sont protégées à tout moment contre les accès et les modifications non autorisés.
Cette exigence est prescrite par la loi et est fixée de manière contraignante, entre autres, dans les « Principes de gestion et de conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique »(GoBD). En outre, en ce qui concerne la protection des données personnelles, les dispositions du règlement général de l’UE sur la protection des données(RGPD) doivent être prises en compte.
Toujours du côté de la sécurité
Grâce à notre logiciel, vous disposez d’une archive numérique dans laquelle les documents sont stockés et sécurisés de manière appropriée et légale. Évitez les risques de cyber-vols en protégeant vos données et en limitant l’accès des utilisateurs. Décidez vous-même qui peut avoir accès à vos fichiers grâce à l’attribution d’un contrôle d’accès ou d’une authentification.
Interfaces de programmation
& Intégration
Votre entreprise dispose-t-elle de différentes applications, archives et systèmes bureautiques ?
Il est facile de remédier au manque de transparence en reliant directement tous les systèmes existants à l’archive centrale de documents. L’intégration transparente de vos fichiers et données avec le logiciel d’archivage de documents de dataglobal Group permet de travailler efficacement et de manière distribuée.
Intégrez toutes les informations et données de votre entreprise dans une seule base de données numérique. Des interfaces sont intégrées pour des applications établies telles que MS Office, SAP, MS Dynamics et Salesforce. L’intégration d’autres interfaces est possible sur demande.
Ce que vous pouvez sauvegarder dans l’archive
En principe, toutes les informations ou tous les documents peuvent être archivés,
pour autant qu’ils soient disponibles sous forme numérique. En voici quelques exemples :
- Courrier entrant tel que les lettres commerciales et professionnelles, les fax et les e-mails
- Documents importants tels que contrats, factures, bons de livraison, commandes, livres, registres et états financiers
- Documents numérisés à partir d’anciens fonds
- Photos, films et fichiers audio numériques
- Dessins de conception CAO complexes
- Documents dans tous les formats de fichiers et graphiques courants tels que pdf, docx, xlsx, ppt, jpeg, png, psd et bien d’autres encore
- Données provenant d’applications tierces telles que les systèmes ERP et CRM
FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ) : Foire aux questions
À l’ère du numérique, l’archivage des documents se fait généralement sous forme électronique. L’archivage SAP permet un archivage durable, contrôlé et légal des dossiers, documents et données numérisés. Sans l’aide d’un logiciel approprié, l’archivage obligatoire des bilans annuels, des documents relatifs au personnel, des pièces comptables, des inventaires, des lettres commerciales et d’affaires, des rapports de gestion et de tous les autres documents pertinents pour l’entreprise représente une charge de travail non négligeable.
Les dispositions légales relatives aux périodes de conservation respectives que vous devez respecter lors de l’archivage numérique sont décrites en détail dans les GoBD (principes de tenue et de conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique et d’accès aux données).
L’archivage consiste à conserver des documents à un endroit précis, généralement dans une armoire de bureau ou dans des archives, pour une durée illimitée. La recherche de documents dans les archives prend généralement beaucoup de temps. La gestion documentaire est une gestion de documents électroniques basée sur une base de données. La solution d’archivage intelligente de dataglobal Group peut être directement reliée à vos archives documentaires, de sorte que vos données soient toujours disponibles.