Die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen erstellen, versenden und verarbeiten, hat sich in den letzten Jahren durch den technologischen Fortschritt erheblich verändert. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht steht ein weiterer bedeutender Wandel bevor, der viele Unternehmen betrifft. In diesem Artikel beleuchten wir die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung und erklären, warum es sinnvoll ist, frühzeitig auf digitale Prozesse umzustellen. 

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht und wann tritt sie in Kraft?

Die E-Rechnungspflicht bringt grundlegende Veränderungen für die Rechnungsprozesse mit sich und treibt die Digitalisierung in Deutschland voran. Ab dem 1. Januar 2025 beginnt eine stufenweise Einführung, die Unternehmen auf den Übergang zu strukturierten, elektronischen Rechnungsformaten vorbereitet. 

Ab dem 1. Januar 2025: Erste Phase der E-Rechnungspflicht 

Ab diesem Datum sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und auswerten zu können – unabhängig davon, ob sie im öffentlichen oder privaten Sektor tätig sind. Rechnungen müssen dabei in einem strukturierten Format wie dem XRechnung-Standard oder dem ZUGFeRD-Format vorliegen. 
Für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber erbringen, gilt zusätzlich die Pflicht, Rechnungen in elektronischer Form auszustellen und zu versenden. Papier- und PDF-Rechnungen werden in diesem Zusammenhang nicht mehr anerkannt. 

Ab dem 1. Januar 2027: Pflicht zum Versand für größere Unternehmen

In der zweiten Phase der E-Rechnungspflicht müssen alle deutschen Unternehmen, die einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielen, ihre Rechnungen elektronisch versenden. Dies gilt für den B2B-Bereich. 

Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung 

Die Einführung digitaler Rechnungsprozesse stellt einen wichtigen Meilenstein in der modernen Geschäftswelt dar. Sie umfasst weit mehr als den Wechsel von Papier- zu elektronischen Formaten und bringt vielfältige Vorteile mit sich, die Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit fördern. Im Folgenden werden die zentralen Aspekte der digitalen Rechnungsverarbeitung und ihre weitreichenden Auswirkungen näher betrachtet:   

1. Zeit- und Kosteneinsparungen 

Digitale Rechnungsverarbeitung reduziert den Aufwand, der mit manuellen Prozessen einhergeht: 

• Manuelle Dateneingabe entfällt: Rechnungen werden automatisch in das Buchhaltungssystem eingelesen, wodurch menschliche Fehler minimiert werden. 
• Schnellere Bearbeitung: Rechnungen können in wenigen Sekunden validiert und verarbeitet werden. 
• Weniger Papier- und Druckkosten: Unternehmen sparen Ausgaben für Druck, Porto und Archivierung. 

Schätzungen zufolge lassen sich durch die Automatisierung der Rechnungsprozesse bis zu 60 –80 % der Kosten einsparen, die bei herkömmlichen Verfahren entstehen. 

2. Verbesserte Compliance und Rechtssicherheit 

Die E-Rechnung erfüllt durch ihre standardisierten Formate alle gesetzlichen Vorgaben. Unternehmen profitieren davon durch: 

• Rechtssichere Archivierung: Digitale Rechnungen können konform mit den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) gespeichert werden. 
• Steuerliche Transparenz: Durch die automatische Validierung der Rechnungsdaten wird sichergestellt, dass steuerliche Vorschriften eingehalten werden. 

Darüber hinaus macht die elektronische Verarbeitung die Prüfung durch Finanzbehörden effizienter und transparenter. 

3. Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit  

Die digitale Rechnungsverarbeitung reduziert den Papierverbrauch erheblich, was nicht nur Kosten spart, sondern auch die Umwelt schont: 

• Ressourcenschonung: Weniger Papier, Druckertinte und Energieverbrauch. 
• CO₂-Reduktion: Entfall von physischen Postwegen und Logistikaufwand. 

Unternehmen können durch den Umstieg auf digitale Prozesse ihren ökologischen Fußabdruck verbessern und sich als nachhaltige Organisation positionieren. 

4. Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit 

Durch digitale Systeme können alle Rechnungen in Echtzeit verfolgt werden. Vorteile sind unter anderem: 

Einfache Audits: Prüfungen durch interne oder externe Stellen lassen sich schneller und präziser durchführen. 

Bessere Übersicht: Alle Rechnungen sind zentral gespeichert und können leicht durchsucht werden. 

Tracking und Statusverfolgung: Unternehmen wissen genau, wann eine Rechnung versendet, empfangen und bezahlt wurde. 

5. Skalierbarkeit und Integration 

Digitale Rechnungsprozesse lassen sich problemlos an die Bedürfnisse eines wachsenden Unternehmens anpassen. 

Flexibilität bei Volumenschwankungen: Egal ob ein kleines Unternehmen 50 Rechnungen im Monat verarbeitet oder ein Großkonzern mehrere tausend – digitale Systeme sind skalierbar. 

6. Minimierung von Fehlern und Betrugsrisiken 

Anbindung an andere Systeme: Digitale Rechnungsplattformen können mit ERP- und Buchhaltungssystemen integriert werden, was den gesamten Workflow optimiert. 

Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ist anfällig für Fehler, wie falsche Beträge, doppelte Rechnungen oder Übertragungsfehler. Digitale Lösungen bieten hier erhebliche Vorteile: 

Schutz vor Betrug: Durch eindeutige Identifikatoren und verschlüsselte Übertragungswege wird das Risiko von Rechnungsbetrug deutlich reduziert. 

Automatisierte Validierung: Systeme prüfen Rechnungen auf formale und inhaltliche Korrektheit. 

Fazit: Eine Investition in die Zukunft 

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist nicht nur eine gesetzliche Herausforderung, sondern auch eine Chance für Unternehmen, ihre internen Prozesse zu modernisieren. Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung – von Kosteneinsparungen über Nachhaltigkeit bis hin zu Compliance und Skalierbarkeit – überwiegen bei weitem die anfänglichen Umstellungsaufwände. 

Frühzeitig in digitale Technologien zu investieren ist daher ein entscheidender Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben und von den Effizienzgewinnen zu profitieren. Unternehmen, die die E-Rechnung als Gelegenheit nutzen, ihre Rechnungsprozesse zu optimieren, sichern sich nicht nur eine rechtssichere Abwicklung, sondern schaffen auch die Grundlage für eine zukunftsfähige Organisation. 

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Die Interviewreihe mit Mitarbeitenden der dataglobal Group

Wie lange arbeitest Du schon bei der dataglobal Group?

Seit dem 01.01.2024

Was gefällt Dir besonders im Sales bei der dg Group?

Mir macht der Kundenkontakt sehr viel Spaß und die Auftragsbearbeitung.

Ich hätte nie gedacht, dass ich das mal sage, aber: Besonders der Bezug zur Mathematik reizt mich! Es macht mir Spaß, die gelernten Sachen aus der Schule jetzt anzuwenden und Beträge zu berechnen. Das mache ich z. B. beim Erstellen von Pflegescheinen, dem Differenzbetrag von Wartung auf Subscription und beim Erfassen eines Auftrages in unserem System „SITE“ (ERP).

Was ist Dir in der Ausbildung besonders wichtig? Kann die dg Group diese Anforderungen bisher erfüllen?

Ein Azubi sollte gut aufgenommen werden und auch Verantwortung übernehmen dürfen. Ich durfte schon nach kurzer Zeit viel mithelfen und Verantwortung übernehmen und habe durch die netten Kolleg:innen und meine Ausbilderin jeden Tag Spaß am Arbeiten – und man darf sogar zwischendurch mal Frühstücken oder etwas snacken! 😊

Bei der dataglobal Group gefällt mir außerdem, dass ich direkt herzlich in der „Familie“ aufgenommen wurde und sogar vor meinem Ausbildungsbeginn zum jährlichen Weihnachtsfest eingeladen war.

Außerdem finde ich Teambuilding und Kommunikation sehr wichtig, was die dg Group auch voll erfüllt.  Mir gefällt es sehr gut, dass es wöchentliche Meetings gibt, um die Situationen für alle in der Abteilung klarzumachen und alles zu besprechen.

Circa einmal im Monat gibt es auch ein Meeting mit allen Mitarbeitenden und der Geschäftsleitung, um einen Monatsrückblick zu besprechen. Hier gibt es auch immer etwas leckeres zu essen – und mit Essen kann man mich sowieso überzeugen!😄

„Ein Azubi sollte gut aufgenommen werden und auch Verantwortung übernehmen dürfen.“

Wo siehst Du unsere Ziele im Sales? Welche Herausforderungen stellen sich uns?

Im Moment ist ein großes Ziel, so viele Kunden wie möglich auf Subscriptionverträge umzustellen, was natürlich hin und wieder mit Herausforderungen verbunden ist. Hier müssen wir gut argumentieren und die Vorteile erklären.

Ein weiteres großes Ziel ist es, die Daten der Monate zu analysieren, um zu erkennen, wie sinnvoll beispielsweise eine Kampagne ist und gegebenenfalls darauf mit Veränderungen zu reagieren.

Wie ist die Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen und das allgemeine Miteinander im Team und in der Unternehmensgruppe allgemein?

Die Zusammenarbeit ist sehr gut und jeder hat ein Auge darauf, dass niemand unter Druck gesetzt wird. Wenn jemand zu viele Aufgaben hat, übernimmt der/die andere gerne einen Teil davon.

Wie würdest Du die Unternehmenskultur der dg Group in Deinen Worten beschreiben?

Die dg Group hat sehr nette Mitarbeitende und ist ein offenes, modernes Unternehmen.

Würdest Du die dataglobal Group als Arbeitgeber weiterempfehlen? Warum?

Ich würde die dataglobal Group auf jeden Fall als Ausbildungs- oder Arbeitsplatz weiterempfehlen. Der Grund dafür sind die Punkte, die ich schon genannt habe:

• Super Mitarbeitende/Ausbilderin
• Moderne und offene Kultur
• Lernfördernd (man lernt viel neues!)
• Homeoffice-Angebote
• Viel Kommunikation
• Leckeres Essen einmal im Monat
• Teamevents/Teambuilding (bspw. unser Sommerfest)
• Flexible Arbeitszeiten
• Schöne Büroeinrichtung mit Pflanzen

Vielen Dank für das Interview, Pia!

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Bist Du interessiert daran, Teil der dataglobal Group zu werden und gemeinsam mit uns die Vision des Digital Workplace für unsere Kunden zu verwirklichen? Wir sind stets auf der Suche nach neuen Talenten, sei es in der Softwareentwicklung oder in anderen Bereichen wie Vertrieb, Consulting usw.

Schau doch mal in unsere aktuellen Stellenangebote und prüfe, ob dort eine passende Position für Dich dabei ist. Wir freuen uns, von Dir zu hören!

Was Sie über das Wachstumschancengesetz und die E-Rechnung wissen müssen.

Das Wachstumschancengesetz ist eine bedeutende Initiative der deutschen Bundesregierung, die darauf abzielt, das Wirtschaftswachstum zu fördern, Unternehmen und Bürger zu entlasten sowie die digitale Transformation voranzutreiben. Ein zentrales Element des Wachstumschancengesetzes ist die verpflichtende Einführung der E-Rechnung. 

Was ist das Wachstumschancengesetz?

Das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovationen sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ (kurz: Wachstumschancengesetz) wurde am 17. November 2023 vom Bundestag beschlossen und am 22. März 2024 vom Bundesrat freigegeben. Es umfasst eine Vielzahl von Maßnahmen, die steuerliche und administrative Änderungen beinhalten, um Investitionen zu stimulieren, Bürokratie abzubauen und die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft zu stärken.

Im Zuge der Veränderungen im Bereich Umsatzsteuer ist ein elektronisches Meldesystem der Europäischen Kommission geplant. Die Daten, die durch E-Rechnungen erhoben werden, sollen dem geplanten Meldesystem zugeführt werden können. 

Hauptziele des Wachstumschancengesetzes auf einen Blick 

Bürokratieabbau: Unternehmen sollen von administrativen Lasten befreit und die Abwicklung von Geschäftsvorgängen vereinfacht werden. 

Steuerliche Entlastungen: Das Gesetz sieht verschiedene steuerliche Erleichterungen vor, um Investitionen und Innovationen zu fördern. 

Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit: Durch effizientere Prozesse und reduzierte Bürokratie sollen Unternehmen wettbewerbsfähiger werden. 

Förderung der Digitalisierung: Durch die verpflichtende E-Rechnung sollen Geschäftsprozesse modernisiert und digitalisiert werden. 

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist eine digitale Form der Rechnungserstellung und -übermittlung. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen wird die E-Rechnung in einem standardisierten elektronischen Format erstellt und übermittelt, das von Computersystemen automatisch verarbeitet werden kann. Diese digitale Abwicklung ermöglicht eine schnellere und effizientere Rechnungsstellung und -bearbeitung, reduziert Fehler und spart Kosten. Um zu gewährleisten, dass mit der E-Rechnung alles problemlos funktioniert und ein sauberer Austausch stattfinden kann, müssen die E-Rechnungen der europäischen Norm EN- 16931 entsprechen. 

Die technischen Voraussetzungen für die E-Rechnung 

Die europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 definiert eine spezifische Datenstruktur, die alle notwendigen Informationen für die Rechnungsstellung enthält, wie z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantendaten, Kundendaten, Leistungsbeschreibung, Beträge und Steuern. Die EN–16931 legt die Verwendung des XML-Datenformats fest, um die Datenstruktur klar und maschinenlesbar zu gestalten. Dies ermöglicht die nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme und andere geschäftliche Softwarelösungen. Obwohl die Norm eine spezifische Datenstruktur vorgibt, ermöglicht sie auch Erweiterungen, um branchenspezifische Anforderungen oder zusätzliche Informationen zu integrieren. 

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 

Die E-Rechnung ist im öffentlichen Sektor bereits verpflichtend. Ab dem Jahr 2025 wird die E-Rechnungspflicht nun auch schrittweise für den B2B-Bereich eingeführt. Durch das Wachstumschancengesetz wurden die folgenden Randdaten zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht festgehalten: 

Ab 01. Januar 2028: Die deutschlandweite Pflicht zum Versand von E-Rechnungen tritt für alle B2B-Unternehmen in Kraft. 

Ab 01. Januar 2025: Alle deutschen Unternehmen sind ohne vorherige Zustimmung dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und auswerten zu können. Das Erstellen und der Versand von E-Rechnungen sind noch nicht verpflichtend. 

Ab 01. Januar 2027: Alle deutschen Unternehmen, die einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr generieren, sind dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. 

Fazit

Das Wachstumschancengesetz und die Förderung der E-Rechnung sind wichtige Schritte auf dem Weg zur Digitalisierung der Wirtschaft. Unternehmen sollten die sich bietenden Chancen nutzen, um ihre Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und nachhaltiger zu agieren. Die geplante Umstellung auf elektronische Rechnungen ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Transformationsprozesses und bietet vielfältige Vorteile, die weit über die reine Kostenersparnis hinausgehen. 

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Ab 2025 wird die verpflichtende Einführung der E-Rechnung in Deutschland schrittweise umgesetzt. Für Unternehmen stellt dies nicht nur eine gesetzliche Vorgabe dar, sondern bietet zugleich die Möglichkeit, ihre Rechnungsprozesse moderner und effizienter auszurichten. Doch Vorsicht: Auf dem Weg zur digitalen Rechnungsstellung gibt es zahlreiche Fallstricke, die den Übergang erschweren können. Neben technischen Herausforderungen sind insbesondere organisatorische und rechtliche Aspekte entscheidend.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Fehler Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung häufig unterlaufen – und wie Sie diese proaktiv vermeiden können. Egal, ob Sie am Anfang des Prozesses stehen oder sich bereits mitten in der Umsetzung befinden: Mit diesen Tipps meistern Sie den Wechsel zur E-Rechnung reibungslos und profitieren von allen Vorteilen.

Was Sie über die E-Rechnungspflicht in Deutschland wissen sollten

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen im geschäftlichen Austausch zwischen Unternehmen. Diese Vorgabe basiert auf einer EU-weiten Richtlinie, die ein standardisiertes und maschinenlesbares Rechnungsformat vorschreibt. Ziel ist es, die Verarbeitung von Rechnungen effizienter und rechtssicher zu gestalten.

Das Standardformat EN 16931 definiert die Struktur dieser Rechnungsdaten. Unternehmen sind angehalten, diese Vorgaben einzuhalten, um gesetzeskonform zu bleiben und von den Vorteilen digitaler Rechnungsprozesse zu profitieren.

XRechnung und ZUGFeRD: Die wichtigsten Formate im Überblick

In Deutschland spielen die Formate XRechnung und ZUGFeRD eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der E-Rechnung. Während XRechnung vor allem für den öffentlichen Sektor optimiert wurde, zeichnet sich ZUGFeRD durch die Kombination aus einem PDF-Dokument und einer integrierten XML-Datenstruktur aus. Dieses hybride Format ist besonders für kleinere Unternehmen attraktiv, da es die Lesbarkeit und maschinelle Verarbeitung verbindet.

Beide Formate sorgen für standardisierte und fehlerfreie Datenübertragungen, was die Effizienz und Zuverlässigkeit im Rechnungsprozess erheblich steigert.

Die 8 häufigsten Fehler bei der Einführung der E-Rechnung – und wie Sie sie vermeiden können

1) Zu spät mit der Umstellung beginnen

Die Einführung der E-Rechnung erfordert eine gründliche Vorbereitung. Wer die Umstellung auf die lange Bank schiebt, riskiert Zeitdruck und Fehler. Starten Sie frühzeitig, um ausreichend Spielraum für die Anpassung Ihrer Prozesse und Systeme zu haben.

2) Alte Softwareversionen nicht rechtzeitig aktualisieren

Ältere ERP-Systeme erfüllen oft nicht die technischen Anforderungen der E-Rechnung. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Software zu modernisieren und profitieren Sie von Funktionen wie XRechnung oder ZUGFeRD.

3) Manuelle Abläufe beibehalten

Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist auch anfällig für Fehler. Um die Vorteile der E-Rechnung voll zu nutzen und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, ist es entscheidend, Ihre Rechnungsprozesse vollständig zu digitalisieren.

5) Wahl der falschen E-Rechnungs-Software

Die Wahl der richtigen E-Rechnungs-Software ist entscheidend für eine erfolgreiche Umstellung – eine Lösung, die nicht zu Ihren Anforderungen passt, führt hingegen zu vielen unnötigen Komplikationen.

Unsere Software bietet Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung, die sich perfekt in Ihre bestehenden Systeme integriert. Mit umfassenden Funktionen, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und höchsten Sicherheitsstandards unterstützen wir Sie in der effizienten, fehlerfreien und rechtskonformen Rechnungsabwicklung. Profitieren Sie von erstklassigem Support und flexibler Skalierbarkeit, um Ihre Anforderungen auch in Zukunft zu erfüllen.

Vertrauen Sie auf unsere Lösung für die E-Rechnung, um Ihre Rechnungsprozesse langfristig zu optimieren und die digitale Transformation erfolgreich zu gestalten.

6) Fehlende Prozesskontrolle

Auch nach der Einführung der E-Rechnung sollten Sie Ihre Prozesse kontinuierlich überwachen. Automatisierte Monitoring-Tools helfen dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen und schnell zu beheben.

7) Unzureichende Kommunikation mit Geschäftspartnern

Informieren Sie Ihre Partner frühzeitig über die bevorstehende Umstellung. Eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden sorgt dafür, dass der Austausch von E-Rechnungen reibungslos funktioniert.

8) Kein langfristiger Optimierungsplan

Die Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt in Richtung Prozessdigitalisierung. Entwickeln Sie eine Strategie, um Ihre Rechnungsabläufe kontinuierlich zu optimieren und neue Technologien wie KI einzusetzen.

Nutzen Sie die E-Rechnung als Treiber für Innovation

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe effizienter zu gestalten und langfristig zukunftssicher auszurichten. Wer rechtzeitig plant, typische Fehler vermeidet und auf Best Practices setzt, kann nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch nachhaltig Wettbewerbsvorteile erzielen.

Einführung der E-Rechnung mit der dataglobal Group

Sind Sie bereit für die Umstellung? Unser Team unterstützt Sie gerne bei allen Schritten – von der Planung bis zur Umsetzung. Mit unserer Softwarelösung zur E-Rechnung erleichtern Sie sich die Erfüllung gesetzlicher Standards und stellen zugleich die Weichen für eine nachhaltige Digitalisierung Ihres Geschäfts. Parallel stehen wir Ihnen gerne mit unserem umfangreichen Beratungsangebot zur Seite.

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