Mit dg connect DATEV

Effiziente Rechnungsprozesse für Unternehmen

Mit der neuen Integration von dg connect DATEV in die ECM-Software windream setzen Unternehmen auf eine durchgängige Lösung, die Belege, Daten und Workflows nahtlos verbindet – und das nicht mehr nur in einer On-Premises-Umgebung, sondern erstmals auch über die DATEV Online-Schnittstelle.

Eine weitere Besonderheit: Die dataglobal Bochum GmbH hat die Lösung selbst entwickelt, vertreibt sie direkt und betreut Kunden ohne den Umweg über externe Partner.

Was ist dg connect DATEV?

dg connect DATEV ist eine Schnittstelle, die den Austausch von Rechnungsdokumenten und strukturierten Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und DATEV automatisiert. Anstatt Rechnungen auszudrucken, manuell zu erfassen oder doppelt einzugeben, werden die Daten in Echtzeit digital übertragen – direkt über die DATEV Cloud.

Das bedeutet: weniger Medienbrüche, geringere Fehlerquoten und spürbare Zeitersparnisse in der Buchhaltung. Unternehmen profitieren von sicheren, zertifizierten Prozessen und können ihre Finanzdaten deutlich effizienter verarbeiten.

dg connect DATEV: Integration in windream

Mit dg connect DATEV steht nun eine maßgeschneiderte Schnittstelle bereit, die den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 direkt in die windream-Umgebung integriert. Anders als bei der On-Premises-Variante ist die Synchronisation jetzt nicht mehr nur periodisch möglich – die Übergabe der Rechnungsdaten verläuft vollautomatisiert und in Echtzeit.

So funktioniert es:

• Rechnungen archivieren: Eingehende Rechnungen werden wie gewohnt in windream erfasst und revisionssicher abgelegt.
• Datenextraktion: Strukturierte Rechnungsdaten (z. B. Kreditor, Rechnungsnummer, Betrag, Zahlungsziel) werden automatisch ausgelesen.
• Übertragung: Dokumente und Rechnungsdaten werden über dg connect DATEV sicher an DATEV Online übermittelt.
• Direkter Zugriff: Der vom Unternehmen berechtigtenSteuerberater kann die Daten direkt in der DATEV-Buchhaltungssoftware weiterverarbeiten.

Vorteile für Ihr Unternehmen

• Nahtlose Integration: windream bleibt die zentrale Plattform für Dokumentenmanagement und Archivierung.
• Compliance und Sicherheit: windream und DATEV erfüllen höchste Anforderungen an Datenschutz und GoBD-Konformität.
• Automatisierung & Echtzeit: Rechnungsdaten werden ohne Verzögerung übertragen, und zwar schnell und sicher.
• Einfach einzurichten: Die Schnittstelle lässt sich unkompliziert implementieren und sofort produktiv nutzen.
• Direkt vom Hersteller: Die Lösung wurde von der dataglobal Bochum GmbH selbst entwickelt, ist direkt beim Hersteller beziehbar und ermöglicht die Betreuung ohne Umwege über Partner.

Offiziell gelisteter Schnittstellenanbieter

Die dataglobal Bochum GmbH ist offiziell bei DATEV als Schnittstellenanbieter gelistet:

Damit ist gewährleistet, dass der Datenaustausch über geprüfte, sichere und von DATEV freigegebene Schnittstellen erfolgt. Unternehmen profitieren dadurch von einer zuverlässigen und rechtskonformen Integration ihrer Prozesse für mehr Effizienz, Transparenz und Zukunftssicherheit in der Zusammenarbeit mit Steuerberatern und DATEV-Systemen.

Fazit: Ein starkes Signal für die digitale Zukunft der Rechnungsverarbeitung

Mit der Integration von dg connect DATEV schließen Unternehmen die Lücke zwischen interner Rechnungsverarbeitung und externer Buchführung.

Das Ergebnis: mehr Effizienz, weniger Aufwand, maximale Sicherheit – jetzt auch über die DATEV Online-Schnittstelle und in Echtzeit.

Wenn Sie eine IT-Abteilung leiten oder in Ihrer Rolle als IT-Entscheider die digitale Transformation Ihres Unternehmens verantworten, wissen Sie: Der Umgang mit Dokumenten und Informationen ist entscheidend für Effizienz, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit. Dennoch kämpfen viele Organisationen mit gewachsenen Ablagestrukturen, unübersichtlichen Laufwerken und Medienbrüchen. Wichtige Dokumente werden per E-Mail hin- und hergeschickt, Freigaben verzögern sich, und oft ist unklar, welche Version eines Dokuments eigentlich die richtige ist.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist in diesem Kontext nicht einfach nur ein Werkzeug zur Ablage, sondern ein strategisches IT-Thema. Es entlastet Ihre Fachbereiche und stärkt Ihre IT-Strategie nachhaltig. Für Sie als IT-Verantwortlichen geht es darum, die Weichen für eine zukunftssichere Informationsarchitektur zu stellen.

Mehr als eine Ablage: Echte Mehrwerte durch ein DMS

Ein modernes digitales Dokumentenmanagementsystem ordnet nicht nur Dateien, sondern strukturiert die gesamte Informationsbasis Ihres Unternehmens. Das Ergebnis: Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf die richtige Version, Workflows laufen automatisiert ab, und Wissen bleibt langfristig verfügbar.

Insbesondere in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle ist es maßgeblich, dass Mitarbeitende innerhalb ihrer Teams ortsunabhängig Zugriff auf dieselben Informationen haben. Ein DMS macht genau das möglich und sorgt für Transparenz in Prozessen, die bisher durch manuelle Zwischenschritte oder Medienbrüche verlangsamt wurden.

Dass hier enormes Potenzial liegt, zeigt auch eine aktuelle Studie von Bitkom: 73 % der Unternehmen in Deutschland geben an, dass sie durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ihre Prozesse deutlich beschleunigen konnten. Gleichzeitig sehen 61 % das DMS als wichtigen Baustein für ihre Digitalstrategie.

Für Sie als IT-Verantwortlichen bedeutet das: Sie können mit einem DMS nicht nur die tägliche Arbeit vereinfachen, sondern zugleich die Grundlage für digitale Geschäftsprozesse schaffen.

Typische Vorteile, die sich schnell bemerkbar machen, sind:

• Effizienzsteigerung durch automatisierte Freigaben und Prüfungen.
• Zeitersparnis dank zentralem Zugriff auf Dokumente.
• Besseres Wissensmanagement, das auch Remote-Work und internationale Teams unterstützt.
• Reduzierte Fehlerquote, weil falsche Versionen und manuelle Übertragungen vermieden werden.

Diese Vorteile zahlen direkt auf die Unternehmensstrategie ein – und machen Ihre IT-Abteilung zum Enabler der Digitalisierung.

DMS in Ihrer IT-Strategie

Ein DMS darf nicht isoliert eingeführt werden, sondern muss in Ihre IT-Strategie eingebettet sein. Erst dadurch wird es zu einem langfristigen Erfolgsfaktor.

Besonders wichtig ist die Integration in bestehende Systeme wie ERP- oder CRM-Lösungen. Wenn Dokumente direkt in den relevanten Geschäftsprozessen verfügbar sind, entsteht ein durchgängiger Informationsfluss, der Medienbrüche vermeidet und Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt.

Auch die Architekturfrage – Cloud DMS oder on-premises – hat strategische Tragweite. Cloud-Lösungen bieten den Vorteil, dass sie flexibel skalierbar sind und sich ohne großen Infrastrukturaufwand bereitstellen lassen. On-premises-Systeme hingegen geben Ihnen maximale Kontrolle über Daten und Betrieb. Als IT-Entscheider müssen Sie hier Faktoren wie Datensicherheit, regulatorische Vorgaben, Kostenstruktur und die langfristige Wachstumsstrategie Ihres Unternehmens berücksichtigen.

Wichtig ist zudem, die Skalierbarkeit im Blick zu behalten. Ein DMS-Projekt ist selten statisch – es wächst mit den Anforderungen. Systeme, die modular aufgebaut sind und sich problemlos erweitern lassen, schützen Ihre Investition und vermeiden, dass Sie in wenigen Jahren wieder bei null anfangen müssen.

Compliance und Sicherheit – Ihre Verantwortung

Kaum ein anderes IT-Thema ist so eng mit regulatorischen Anforderungen verbunden wie das Dokumentenmanagement. Mit einem professionellen DMS stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen jederzeit auditierbar ist und gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Ein gutes System unterstützt Sie dabei, indem es:

• Dokumente revisionssicher archiviert,
• DSGVO- und GoBD-Vorgaben automatisch abbildet,
• Zugriffsrechte granular steuert und Dokumentensicherheit durch Verschlüsselung gewährleistet,
• Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisiert verwaltet.

Die Einhaltung dieser Vorgaben schützt Ihr Unternehmen vor Risiken und Strafen. Gleichzeitig verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil, da Partner und Kunden zunehmend Wert auf transparente und sichere Datenprozesse legen. Für IT-Entscheider ist das ein starkes Argument gegenüber der Geschäftsführung: Compliance wird nicht zum Kostentreiber, sondern zum Vertrauensfaktor.

Whitepaper: DMS-Guide für IT-Abteilungen und -Entscheider

Sie möchten konkrete Handlungsempfehlungen? In unserem kostenlosen Whitepaper „DMS-Guide für IT-Abteilungen und -Entscheider“ erfahren Sie:

• Welche Kriterien Sie bei der Auswahl eines geeigneten Systems beachten müssen.
• Wie Sie Ihr DMS erfolgreich in Ihre IT-Strategie integrieren.

Welche Best Practices sich bereits in Unternehmen bewährt haben.

Change Management: Der Schlüssel zum Erfolg

Häufig scheitern IT-Projekte nicht an der Technologie, sondern am Faktor Mensch. Ein Dokumentenmanagementsystem ist da keine Ausnahme. Damit die Einführung gelingt, sollten Sie gezielt auf Change Management setzen.

Das bedeutet konkret: Binden Sie Key-User frühzeitig ein, die als Multiplikatoren in ihren Fachbereichen wirken. Schulen Sie Mitarbeitende praxisnah und zeigen Sie anhand konkreter Use Cases den Nutzen des Systems. Starten Sie mit einem klar abgegrenzten Pilotprojekt, beispielsweise der Rechnungsfreigabe, und machen Sie erste Erfolge sichtbar.

Solche „Quick Wins“ schaffen Vertrauen und Akzeptanz. Ihre IT-Abteilung positioniert sich so nicht nur als technischer Dienstleister, sondern als Partner, der die Arbeitsrealität verbessert und Mehrwert schafft.

Praxisbeispiel: Rechnungsfreigabe im Mittelstand

Wie groß die Wirkung eines DMS sein kann, zeigt ein Beispiel aus dem Mittelstand. Ein Unternehmen stand vor dem Problem, dass Rechnungen im Schnitt zehn Tage zur Freigabe benötigten. Dokumente mussten manuell verteilt werden, Rückfragen verzögerten die Bearbeitung, und Fehler durch doppelte Versionen waren häufig.

Nach Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wurde der Prozess durch einen digitalen Workflow zur Rechnungsfreigabe ersetzt. Die Durchlaufzeit sank auf drei Tage, alle Beteiligten konnten den Bearbeitungsstatus in Echtzeit einsehen, und die Fehlerquote sank um 80 Prozent.

Für IT-Abteilungen ist dieses Beispiel ein klarer Beleg: Mit einem gut implementierten DMS lassen sich nicht nur Kosten reduzieren, sondern auch Transparenz und Zusammenarbeit deutlich verbessern.

Blick in die Zukunft: KI im Dokumentenmanagement

Während klassische Systeme schon heute enorme Vorteile bringen, stehen KI-gestützte Dokumentenmanagementsysteme bereits in den Startlöchern. Sie übernehmen dabei zunehmend Aufgaben der Verwaltung, aber auch der Entscheidungsunterstützung und Analyse.

Dazu gehören Funktionen wie die automatische Klassifikation und Verschlagwortung von Dokumenten, semantische Suchfunktionen, die Inhalte im Kontext verstehen, und sogar automatisierte Vertragsprüfungen. Für Sie als IT-Entscheider eröffnet das die Chance, Dokumentenmanagement in ein strategisches Wissensmanagementsystem zu verwandeln, das einen direkten Beitrag zur Unternehmenssteuerung leistet.

Fazit: Warum Sie als IT-Entscheider handeln sollten

Ein Dokumentenmanagementsystem ist längst kein reines IT-Tool mehr. Es ist ein strategisches IT-Thema, das unmittelbar auf Ihre Unternehmensziele einzahlt. Es beschleunigt Prozesse, sorgt für Compliance, verbessert die Zusammenarbeit und macht Ihre Organisation zukunftsfähig.

Wenn Sie Dokumentenmanagement lediglich als Ablageproblem betrachten, verschenken Sie Potenzial. Wenn Sie es aber konsequent als strategisches Projekt angehen, positionieren Sie Ihre IT-Abteilung als Treiber der digitalen Transformation und sichern Ihrem Unternehmen einen entscheidenden Vorsprung.

Digitalisierung Buchhaltung, Automatisierung Rechnungsverarbeitung, Compliance im digitalen Rechnungswesen – auf dem Papier klingt das alles nach Effizienz, Klarheit und Echtzeit-Transparenz. In der Realität sieht der Arbeitsalltag in vielen Finanz- und Controlling-Abteilungen jedoch anders aus: Rechnungen trudeln als PDF per E-Mail ein, Freigaben passieren „auf Zuruf“ im Flur, Budgetanträge kommen als Excel-Datei im Anhang. Statt Analysen und strategischer Steuerung herrscht Sucherei, Nachfragen und Kontrollaufwand. 

Das nennen wir: Fragmentopolis. 
Hier verbringen Controller und Buchhalter 30 % ihrer Arbeitszeit allein mit Datensuche. Und während sie im Papier- und Datei-Dschungel navigieren, entgehen Skonti, Berichte kommen zu spät, und Entscheidungen basieren mehr auf Bauchgefühl als auf belastbaren Zahlen. 

Alltag in Fragmentopolis – typische Pain Points 

Ob im Mittelstand oder im internationalen Konzern, die Probleme sehen oft erschreckend ähnlich aus. Fragmentopolis ist kein Ort auf der Landkarte, sondern der Zustand einer Finanzabteilung, die trotz moderner Software im analogen Denken und in manuellen Prozessen feststeckt. 

1. Excel-Version-Chaos 
Fast jeder im Accounting kennt die berüchtigte Datei: „Report_final_neu_Version7_mehrfinal.xlsx“. Sie taucht in mehreren E-Mail-Postfächern auf, liegt in verschiedenen Ordnern und niemand weiß mehr, welche Version tatsächlich aktuell ist. Änderungen werden parallel gemacht, Daten überschrieben, und am Ende muss alles mühsam wieder zusammengeführt werden. 

2. Zeitverlust durch manuelle Datensuche 
Statt Rechnungen oder Belege mit wenigen Klicks zu finden, beginnt oft eine kleine Odyssee: im Postfach, im Dateiordner, im ERP-System. Für jede fehlende Freigabe werden Erinnerungsmails geschrieben oder telefoniert. Der Rechnungsfreigabeprozess zieht sich dadurch nicht nur über Tage, sondern unterbricht auch die eigentliche Arbeit immer wieder. 

3. Hohe Fehleranfälligkeit 
Wenn Daten mehrfach manuell erfasst werden müssen, steigt das Risiko von Zahlendrehern, Doppelerfassungen oder dem versehentlichen Löschen wichtiger Informationen. Auch veraltete Datenstände sind häufig: Ein Kollege arbeitet mit dem Stand von gestern, während andere schon neue Werte eingepflegt haben. 

4. Verpasste Chancen 
Jede Verzögerung in der Rechnungsverarbeitung kann bares Geld kosten. Skontofristen verstreichen ungenutzt, Budgets werden auf Basis unsicherer Forecasts verteilt, und wertvolle Erkenntnisse aus den Daten bleiben verborgen, weil schlicht keine Zeit für tiefergehende Analysen bleibt. 

5. Fehlende Transparenz 
Wer hat die Rechnung geprüft? Welche Kostenstelle hat freigegeben? Und wie lange liegt das Dokument schon im Prozess? In vielen Abteilungen gibt es darauf keine sofortige Antwort. Statt klarer Workflows herrscht Unsicherheit, und der Überblick wird erst nach mehreren Telefonaten oder E-Mail-Ketten wiederhergestellt. 

Das Ergebnis: 
Finance- und Controlling-Teams verbringen einen großen Teil ihrer Zeit damit, zu reagieren, statt aktiv zu gestalten. Operative Hektik ersetzt strategische Klarheit, und aus dem Anspruch, Entscheidungen datenbasiert zu treffen, wird allzu oft reines Schadensbegrenzen im Tagesgeschäft.

Ursachen der digitalen Herausforderungen 

Wer die typischen Pain Points in Finance & Controlling genauer betrachtet, erkennt schnell: Sie entstehen nicht zufällig, sondern haben oft tiefere strukturelle Gründe. Selbst Unternehmen, die bereits moderne Software im Einsatz haben, scheitern an denselben Hürden, aber eben in digitaler Form. 

1. Fehlende Automatisierung und unzureichende Workflows 

Viele Finanzabteilungen arbeiten noch immer, wie vor zehn oder fünfzehn Jahren, nur dass die Papierordner heute durch PDF-Dateien ersetzt wurden. Rechnungen werden manuell erfasst, Freigaben per E-Mail eingeholt, Belege in unterschiedlichen Ordnern gespeichert. Zwar gibt es häufig Softwarelösungen wie ein ERP oder ein DMS, doch ohne automatisierte Workflows bleibt der Nutzen stark begrenzt. 
Beispiel: Eine Rechnung wird zwar digital eingescannt, muss aber immer noch manuell der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden. Jede fehlende Freigabe löst erneut eine E-Mail-Kette aus. 

2. Systembrüche und komplizierte Tools 

Ein weiteres zentrales Problem sind Medien- und Systembrüche. Wenn die Rechnungsverarbeitung, das ERP-System und das Dokumentenmanagementsystem nicht miteinander sprechen, müssen Mitarbeitende dieselben Daten mehrfach eingeben oder ständig zwischen Programmen wechseln. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch das Fehlerrisiko. Besonders kritisch wird es, wenn einzelne Tools so kompliziert in der Bedienung sind, dass sie von den Nutzern nur widerwillig oder gar nicht eingesetzt werden. In der Praxis führt das dazu, dass moderne Funktionen ungenutzt. 

3. Kosten und Kultur 

Digitalisierung ist nicht kostenlos, weder in finanzieller Hinsicht noch im Hinblick auf interne Ressourcen. Neben Lizenz- und Implementierungskosten braucht es Zeit für Schulungen, Umstellungen und Anpassungen. Häufig fehlt das notwendige Know-how im Team, um neue Tools effektiv zu nutzen. Dazu kommt ein kultureller Faktor: Veränderungsresistenz. Viele Mitarbeitende sind im bisherigen System eingespielt und empfinden neue Prozesse zunächst als zusätzliche Belastung. Das oft gehörte „Das haben wir schon immer so gemacht“ ist eine der größten, aber unterschätztesten Bremsen auf dem Weg zu digitalisierten Abläufen. 

4. Datenflut ohne Analysefähigkeit 

In einer digitalisierten Finanzwelt ist das Datenvolumen enorm gestiegen. Doch mehr Daten bedeuten nicht automatisch mehr Erkenntnisse. Ohne Business-Intelligence-Integration und Echtzeit-Dashboards bleibt das Controlling im Blindflug. Oft stehen zwar alle relevanten Informationen irgendwo im System, doch sie sind nicht verknüpft, nicht aktuell oder nicht in einer Form aufbereitet, die schnelle Entscheidungen ermöglicht. Das Resultat: Berichte basieren auf veralteten Werten, Forecasts verlieren ihre Aussagekraft, und das Management trifft Entscheidungen ohne verlässliche Datenbasis. 

Laut dem Bitkom Digital Office Index 2024: 

• setzen mittlerweile 100 % der deutschen Unternehmen mindestens eine Digital-Office-Lösung ein 

• arbeiten 39 % überwiegend papierlos, 20 % noch stark papierbasiert. 

• Wollen 35 % ihre Digitalisierungsinvestitionen erhöhen. 

Der Weg hinaus: Der Einstieg in Data City 

Data City steht für ein vernetztes, digitales Finanzsystem, das Klarheit und Steuerbarkeit zurückbringt – modular, anschlussfähig und kompatibel mit Ihrer bestehenden Software. 

So gelingt der Ausstieg aus Fragmentopolis: 

• Digitaler Rechnungseingang mit OCR-Erkennung statt manuellem Abtippen 

• Automatische Workflows für Freigaben, Eskalationen und Archivierung 

• Echtzeit-Dashboards für präzise, aktuelle Kennzahlen 

• Revisionssichere Archivierung für Compliance und Audits 

• Flexible Integration mit ERP, CRM und weiteren Tools 

Das Ergebnis: Weniger Suchen, mehr Steuern. Weniger Rückfragen, mehr Entscheidungen. 

Checkliste: Wohnen Sie noch in Fragmentopolis?   

Beantworten Sie ehrlich: 

• Sie suchen regelmäßig nach Rechnungen oder Belegen? 

• Es gibt mindestens drei verschiedene Versionen desselben Excelsheets? 

• Freigaben erfolgen oft per E-Mail oder mündlich? 

• Sie warten auf Daten, wenn Sie einen Bericht erstellen müssen? 

• Dashboards mit Live-Zahlen? Fehlanzeige. 

Wenn Sie mehr als zweimal mit „Ja“ geantwortet haben – höchste Zeit für den Umzug in die Data City. 

Whitepaper 

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Fazit 

Die digitale Transformation im Accounting ist längst kein Zukunftsthema mehr. Sie entscheidet heute darüber, ob Finanzabteilungen nur verwalten oder aktiv gestalten. Manuelle Prozesse, isolierte Tools und fehlende Transparenz führen zu Fehlern, Zeitverlust und verpassten Chancen. Gleichzeitig zeigen Beispiele wie die Data City, dass der Weg zu klaren Zahlen, schnellen Entscheidungen und resilienten Prozessen möglich ist und das ohne bestehende Systeme über Bord zu werfen. Entscheidend ist, die typischen Pain Points offen zu erkennen, gezielt Automatisierung und Integration umzusetzen und damit aus dem Reaktionsmodus in eine steuernde Rolle zu wechseln. Wer den Schritt wagt, verlässt Fragmentopolis und gewinnt nicht nur Effizienz, sondern auch die Grundlage für nachhaltigen Unternehmenserfolg.