Frais de déplacement numérique

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Facturation intelligente des frais de déplacement – numérique, mobile et conforme à la réglementation

Le logiciel de gestion des frais de déplacement efficace

Une demande de remboursement de frais de déplacement implique une certaine charge de travail, tant pour la personne qui fait la demande que pour votre service comptable. La gestion numérique des frais de déplacement permet de réduire considérablement cette charge de travail. Vous allégez ainsi la charge de travail de vos collaborateurs et augmentez globalement l’efficacité des processus.

Ihre Vorteile

Pourquoi une gestion numérisée des frais de déplacement ?

La gestion numérique des frais de déplacement offre une solution efficace, économique et transparente qui élimine les processus traditionnels basés sur le papier. Les entreprises sont souvent confrontées au défi de la saisie et de la vérification des demandes de remboursement de frais de déplacement, qui prennent du temps, sont sources d’erreurs et nécessitent beaucoup de ressources. Les employés doivent collecter les justificatifs, les soumettre et attendre les approbations, tandis que le service comptable est accablé par les saisies manuelles et les rapprochements compliqués.

Avec une solution numérique de dataglobal Group, l’ensemble de ce processus est automatisé et optimisé: Les notes de frais peuvent être soumises rapidement et indépendamment du lieu, les justificatifs sont saisis numériquement et attribués automatiquement, et les workflows d’approbation assurent un traitement plus rapide sans rupture de média. Cela signifie moins d’erreurs, moins de travail administratif et un remboursement plus rapide pour vos collaborateurs – tout en garantissant une conformité et une transparence totales pour votre entreprise.

Facturer les frais de déplacement en toute simplicité : Aperçu de vos avantages

Un processus numérique sans papier

Haut niveau d’automatisation

Réduction des erreurs

Processus transparents

Disponibilité mobile

Respect des politiques de conformité

Intégration facile dans les systèmes existants

Decor

Des processus optimisés grâce à l’automatisation

Un processus numérique sans papier

Les systèmes numériques permettent de traiter plus rapidement et plus efficacement les demandes de remboursement de frais de déplacement. Les employés peuvent saisir leurs dépenses directement dans le système et faire calculer automatiquement leurs frais de déplacement, ce qui accélère sensiblement le processus. L’économie de papier est globalement plus efficace, moins coûteuse et plus respectueuse de l’environnement.

Haut niveau d’automatisation

Grâce aux processus automatisés, les employés passent moins de temps à saisir et à vérifier manuellement les données, car de nombreuses tâches sont effectuées automatiquement par le système. Par exemple, la fourniture d’informations, la saisie des reçus ou le calcul automatique du montant du remboursement.

Workflows préconfigurés et modèles de notes de frais

Les flux de travail et les modèles préconfigurés permettent avant tout de gagner beaucoup de temps. Les collaborateurs n’ont pas besoin de créer de nouveaux formulaires de facturation à chaque fois, ils utilisent des modèles prédéfinis. Cela permet une représentation et une saisie uniformes de tous les frais de déplacement ainsi qu’un traitement conforme aux exigences de conformité.

Réduction des erreurs

L’automatisation minimise le risque d’erreurs qui peuvent survenir lors des processus manuels. Il s’agit par exemple de fautes de frappe ou de calculs erronés, qui conduisent souvent à un remboursement de frais de déplacement incorrect. Cela contribue à une plus grande précision et fiabilité des notes de frais.

Processus transparents

Grâce à l’automatisation, les entreprises disposent à tout moment d’un aperçu actualisé de leurs frais de déplacement. Cela permet une meilleure planification budgétaire, un meilleur contrôle des coûts et une meilleure prise de décision.

Disponibilité mobile

Vos collaborateurs utilisent la note de frais numérique même lorsqu’ils sont en déplacement, via un terminal connecté à Internet. Les reçus sont simplement scannés sur place et la demande de remboursement des frais de déplacement est remplie et soumise pendant le voyage en train ou à l’hôtel, par exemple.

Respect des politiques de conformité

Bénéficiez d’une conformité simplifiée aux réglementations et aux politiques de l’entreprise. Dans le cadre de la gestion numérique des notes de frais, plusieurs mécanismes sont mis en œuvre pour améliorer le respect des normes de conformité, comme la vérification automatisée des informations soumises afin de détecter immédiatement les erreurs ou les violations des règles en vigueur.

Intégration facile dans les systèmes existants

La solution de gestion numérique des frais de déplacement s’intègre facilement aux solutions logicielles et systèmes existants déjà utilisés dans votre entreprise.

Flux de processus typique d’un calcul numérique des frais de déplacement

Un processus typique de gestion des frais de déplacement passe par plusieurs phases, de la saisie des frais de déplacement au remboursement des frais de déplacement. Les employés lancent simplement le workflow et saisissent leurs données de mission. Les justificatifs des dépenses telles que l’hôtel, le billet de train ou les repas peuvent ensuite être photographiés et téléchargés. La demande de remboursement est alors automatiquement transmise au supérieur hiérarchique compétent pour examen. Des fonctions intelligentes facilitent le processus de vérification. Après approbation, une notification est envoyée au service comptable qui procède au remboursement des frais de déplacement. Tous les documents sont finalement archivés.

Résultat : la facturation de vos frais de déplacement avec le logiciel spécialisé de dataglobal Group est plus rapide et plus simple que jamais.

Frais de déplacement : tous les formulaires et fonctions inclus

La solution dataglobal Group contient tous les formulaires et fonctions dont vous avez besoin pour la gestion numérique des frais de déplacement. Vous disposez par exemple de fonctions importantes telles que

  • l’ajout de reçus,
  • l’indication des repas reçus comme base de calcul des indemnités de repas, et
  • le calcul automatique des frais de déplacement.

Enfin, vous recevez un document de calcul des frais de déplacement pour votre classement. Même a posteriori, toutes les opérations peuvent être recherchées à long terme.

Adaptabilité et assistance par des robots intelligents

 

 

 

La gestion numérique des frais de déplacement vous offre de nombreuses possibilités de personnalisation optionnelle. Vous pouvez ainsi parfaitement adapter le processus à vos besoins.

Pour vous aider à configurer vos flux de travail numériques, des robots intelligents très pratiques sont inclus dans la livraison. Ils vous permettent de modéliser rapidement et de manière autonome les composants souhaités, sans connaissances approfondies en programmation.

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