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La série d’entretiens avec des collaborateurs du dataglobal Group

Depuis combien de temps travaillez-vous au sein du dataglobal Group ?

Depuis mars 2024

Quelles sont vos responsabilités en tant que P&C Manager ?

En tant que P&C Manager, je suis responsable de l’ensemble du cycle de vie des employés, ce qui inclut la gestion des contrats, le suivi du personnel et la coordination des processus de recrutement et d’intégration. Je m’occupe également de questions telles que la rémunération et les avantages sociaux, et j’essaie d’apporter le meilleur soutien possible aux employés.

Comment êtes-vous arrivé dans le domaine des RH et qu’est-ce qui vous passionne dans ce métier ?

C’est par hasard que je me suis retrouvée dans une double fonction de vente et de RH et j’ai rapidement découvert ma passion pour ce domaine. Je suis particulièrement fascinée par la diversité des tâches et le contact direct avec les gens.

Qu’est-ce qui rend votre travail au sein du service RH du dataglobal Group unique par rapport à vos expériences professionnelles précédentes ?

Mon travail est spécial parce qu’il me donne la possibilité d’apporter activement mes propres idées et de participer à la création de beaucoup de choses. Par rapport à mes expériences précédentes, je n’ai pas seulement un rôle opérationnel, mais je peux vraiment laisser mon empreinte, que ce soit par de nouveaux processus ou de nouveaux concepts.

Comment se passe la collaboration avec les collègues et l’ambiance générale au sein de l’équipe et du groupe ?

La collaboration est ouverte et collégiale, marquée par l’esprit d’équipe et le soutien mutuel. Chacun a la possibilité de s’impliquer activement.

Comment décrirais-tu en trois mots la culture d’entreprise du dataglobal Group ?

Audacieux et courageux. Diversifié et diversifié. Dynamique

Merci beaucoup pour cette interview, Janine !

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Depuis janvier 2025, la facturation électronique est obligatoire dans le secteur B2B – une étape importante vers la numérisation. Cette obligation légale souligne l’importance croissante de la facturation électronique pour les entreprises de toutes tailles. Malgré cela, des malentendus et des demi-vérités persistent autour de ce sujet, empêchant les entreprises de profiter des avantages de l’e-facture. Dans ce billet de blog, nous nous penchons sur les mythes les plus courants concernant l’e-facture et expliquons pourquoi ils ne correspondent pas à la réalité.

Mythe 1 : « Le passage à l’e-facture est trop coûteux et trop compliqué ».

De nombreuses entreprises craignent que la mise en œuvre de l’e-facture n’entraîne des coûts élevés et ne soit liée à un processus de conversion complexe. Cette hypothèse est toutefois dépassée.

Pourquoi ce mythe est faux

• Les solutions logicielles modernes sont souvent abordables et évolutives, ce qui les rend adaptées aux petites et moyennes entreprises (PME).
• De nombreux fournisseurs proposent des solutions basées sur le cloud qui peuvent être mises en œuvre sans nécessiter de gros investissements informatiques.
• Les avantages à long terme l’emportent sur les coûts initiaux : les e-factures permettent d’économiser des frais de papier, d’impression et d’affranchissement et de réduire considérablement le temps consacré aux processus manuels.
• Avec une préparation adéquate et un partenaire expérimenté, la transition peut même être achevée en quelques semaines.

Mythe 2 : « Les e-factures ne sont pas sûres ».

Une autre idée fausse répandue est que les factures numériques sont vulnérables aux fuites de données ou aux manipulations. Cela fait hésiter de nombreuses entreprises à mettre en place une facturation électronique.

Pourquoi ce mythe est faux

• Les e-factures sont généralement plus sûres que les factures papier, car elles sont protégées par des signatures numériques, des technologies de cryptage et des procédures d’authentification.
• La documentation automatique de toutes les transactions permet de détecter plus facilement les manipulations.
• Les dispositions légales, telles que la directive européenne sur la facturation électronique, garantissent que les e-factures répondent à des normes de sécurité élevées.
• Les entreprises qui s’appuient sur des solutions éprouvées ont la certitude que leurs données sensibles sont bien protégées.

Mythe 3 : « Les e-factures ne conviennent qu’aux grandes entreprises ».

De nombreuses petites et moyennes entreprises pensent que la facturation électronique n’a de sens que pour les grandes entreprises, car elles disposent de ressources informatiques importantes.

Pourquoi ce mythe est faux

• Il existe de nombreuses solutions spécialement conçues pour les PME, faciles à utiliser et peu coûteuses.
• Les plateformes basées sur le cloud ne nécessitent pas d’infrastructure complexe et peuvent être facilement intégrées aux processus existants.
• Les dispositions légales relatives à l’e-facture, telles qu’elles ont été introduites dans l’UE ou dans d’autres régions, s’appliquent quelle que soit la taille de l’entreprise.
• En passant à la facturation numérique, même les petites entreprises peuvent bénéficier de processus plus efficaces et d’un avantage concurrentiel.

Mythe 4 : « Les factures papier sont juridiquement plus sûres ».

Certaines entreprises s’accrochent à l’idée que les factures papier sont juridiquement plus sûres en raison des preuves physiques.

Pourquoi ce mythe est faux

• Les factures électroniques sont légalement acceptées tant qu’elles respectent les exigences légales. Cela inclut par exemple un format correct, l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu.
• L’archivage des e-factures est souvent plus simple et plus sûr que le stockage des documents papier, car les documents numériques ne peuvent pas être perdus ou endommagés.
• Avec un système certifié, les entreprises sont en sécurité et répondent à toutes les exigences légales.

Mythe 5 : « Le traitement des e-factures est trop compliqué ».

On pense souvent que le processus de traitement et d’archivage des factures électroniques nécessite un savoir-faire technique et est difficile à mettre en œuvre.

Conclusion

Les mythes entourant l’e-facture reposent sur des informations obsolètes ou des malentendus. En réalité, les factures électroniques présentent de nombreux avantages : elles permettent de réduire les coûts, sont sûres et efficaces et contribuent au développement durable. Qu’il s’agisse d’une grande entreprise ou d’une petite entreprise, tout le monde a intérêt à passer à l’e-facture.

Il est donc temps de mettre de côté ces préjugés et de saisir les opportunités offertes par la transformation numérique. Les entreprises qui adoptent rapidement l’e-facture s’assurent non seulement un avantage concurrentiel, mais sont également parfaitement préparées aux exigences légales.

Alors, ne vous laissez pas décourager par les mythes – les faits parlent d’eux-mêmes ! Prenez rendez-vous dès maintenant avec nos experts pour une consultation sans engagement.

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Un cahier des charges bien pensé est la clé pour trouver le système de gestion documentaire adapté à votre entreprise. Il permet de clarifier les exigences, de s’orienter sur un marché complexe et facilite le choix du logiciel de GED le plus approprié. Dans cet article, vous apprendrez ce que doit contenir un cahier des charges professionnel et comment le rédiger.

Pourquoi un cahier des charges est indispensable dans un projet DMS

Un cahier des charges détaillé est la pierre angulaire d’un projet de GED réussi. Il aide les entreprises à choisir le système de gestion documentaire (GED) qui correspond le mieux à leurs besoins. Sur un marché de la GED complexe, avec d’innombrables fournisseurs et des fonctionnalités différentes, un cahier des charges fournit une orientation et une structure.

Dans cet article, vous apprendrez comment rédiger un cahier des charges professionnel pour un SGD et quels sont les aspects à prendre en compte.

Vers un bureau sans papier

Un logiciel DMS peut vous permettre de libérer votre bureau de la paperasserie et de réaliser des économies. Mais cette décision vous confronte également à un défi non négligeable : vous devez trouver le système le plus adapté à vos besoins, et ce dans un océan de fournisseurs et de systèmes.

Vous souhaitez en savoir plus sur le bureau sans papier ? Dans ce cas, nous vous recommandons notre livre blanc gratuit.

Qu’est-ce qu’un DMS ?

DMS est l’abréviation du mot système de gestion de documents. Il s’agit d’un système électronique de gestion des documents. Un logiciel DMS permet de capturer, d’archiver, de classer et de traiter des documents et de les relier entre eux. Il prend donc essentiellement en charge l’organisation des documents à l’aide d’un logiciel basé sur une base de données.

La tâche principale d’un système de gestion de documents est l’archivage numérique et centralisé de tous les documents électroniques produits par une administration ou une entreprise. Il accompagne ainsi l’ensemble du cycle de vie d’un document, de sa création à son traitement, jusqu’à son archivage final ou sa suppression.

Un système DMS est généralement modulaire. Différents modules couvrent des domaines de tâches spécifiques. Ils peuvent être intégrés ou non en fonction des besoins.

Conseil : Dans notre guide officiel DMS, vous apprendrez tout ce qu’il faut savoir sur le système de gestion documentaire, notamment les avantages pour votre entreprise, différentes listes de contrôle et bonnes pratiques ainsi qu’un chapitre sur le « Concept d’introduction d’un système de gestion documentaire ».

Le logiciel DMS comme outil de collaboration

Le logiciel DMS est centralisé. Cela signifie que tous les employés travaillent avec les mêmes données correctes. La collaboration interdépartementale est ainsi considérablement améliorée. Les flux de travail deviennent plus transparents et plus efficaces pour toutes les personnes concernées.

Avant le cahier des charges DMS : pourquoi initier un projet DMS séparé ?

La recherche d’un système de gestion documentaire adapté pose de nombreux défis aux entreprises. La mise en place d’un tel système concerne généralement plusieurs départements et a des répercussions importantes sur les processus et les flux de travail internes.

Il est donc judicieux de traiter la recherche d’un système de gestion documentaire approprié comme un projet distinct. Un projet GED dédié permet de créer des structures claires, de définir les responsabilités et de s’assurer que les exigences sont systématiquement enregistrées et classées par ordre de priorité. De plus, l’approche structurée du projet permet une analyse approfondie du marché et un processus de sélection transparent, dans lequel différents fournisseurs et solutions peuvent être comparés de manière ciblée.

Pas à pas vers le cahier des charges DMS

1. définir les objectifs et les exigences

Avant de rédiger un cahier des charges, vous devez savoir quels sont les objectifs que vous poursuivez en mettant en place un système de gestion documentaire. Demandez-vous

• Quels sont les défis actuels en matière de gestion documentaire ?
• Quels sont les processus que vous souhaitez optimiser grâce au DMS ?
• Quels sont les objectifs concrets de l’entreprise qui doivent être atteints par la mise en place du DMS ?

Ces objectifs constituent la base des exigences que vous consignez dans le cahier des charges.

2. description orientée processus

Le cahier des charges ne doit pas se contenter d’énumérer les exigences fonctionnelles, mais s’orienter vers les processus existants. Décrivez en détail la manière dont les documents sont actuellement traités, archivés et transmis. Identifiez les points faibles et réfléchissez à la manière dont un système DMS peut rendre ces processus plus efficaces.

3. impliquer tous les départements

L’introduction d’un système de gestion documentaire concerne généralement l’ensemble de l’entreprise. Il est donc important d’impliquer tous les services et départements concernés dans la rédaction du cahier des charges. Vous vous assurez ainsi que la GED répond aux besoins de tous les services et que les flux de travail interdépartementaux sont améliorés.

4. formuler des exigences plutôt que des solutions

Évitez de donner des solutions techniques concrètes dans le cahier des charges. Concentrez-vous plutôt sur les exigences. Les fournisseurs potentiels peuvent ainsi proposer des solutions plus flexibles et mieux évaluer si leur logiciel répond à vos besoins.

5. prendre en compte les exigences techniques et organisationnelles

Outre les exigences fonctionnelles, les critères techniques et organisationnels doivent également être décrits dans le cahier des charges. Il s’agit notamment

• Interfaces et connexions nécessaires aux systèmes existants
• Exigences de sécurité
• Gestion des utilisateurs et des droits de rôle
• Accords de niveau de service (SLA) et services d’assistance

Modèle de cahier des charges DMS

La structure suivante est un exemple de modèle de cahier des charges DMS que les entreprises peuvent utiliser comme guide. Comme chaque entreprise a des besoins et des processus différents, la structure du cahier des charges peut et doit être adaptée en conséquence.

Introduction :

• Objectif du projet
• Brève description de l’entreprise

Situation actuelle IST :

• Infrastructure informatique existante
• Nombre d’utilisateurs
• Processus et flux de documents

Exigences fonctionnelles :

• Capture et archivage de documents
• Gestion des flux de travail
• Gestion des autorisations et des droits
• Interfaces requises

Exigences non fonctionnelles :

• Exigences de performance
• Exigences de sécurité
• Évolutivité

Exigences organisationnelles :

• Besoin de formation
• Support et maintenance

Calendrier du projet :

• Jalons et échéances

Personne à contacter :

• Personnes responsables au sein de l’entreprise

Conclusion : le cahier des charges, facteur de réussite de la mise en place d’un système de GED

Un cahier des charges professionnel crée la base d’une introduction réussie d’un système de gestion documentaire. Un cahier des charges GED structuré aide les entreprises à choisir le logiciel approprié et constitue une base précieuse pour l’ensemble du projet. Il constitue également un modèle de cahier des charges DMS utile, compréhensible à la fois par les fournisseurs potentiels et les participants internes au projet.

Un concept bien pensé pour l’introduction d’un système de gestion documentaire permet aux entreprises d’optimiser durablement leurs processus et de profiter à long terme des avantages de la numérisation. Utilisez le cahier des charges non seulement comme modèle pour la sélection du fournisseur, mais aussi comme outil pour mettre en œuvre votre introduction de GED de manière systématique et réussie.