Depuis 2004, l’article 167 du Code social allemand (SGB IX ) oblige les entreprises à proposer une gestion de l’intégration en entreprise (BEM) lorsque les employés ont été en incapacité de travail pendant plus de six semaines au cours d’une année. Pourtant, de nombreuses entreprises continuent de s’appuyer sur des feuilles de calcul Excel pour documenter ce processus imposé par la loi. Or, cette approche comporte des risques considérables : La saisie manuelle des données, l’absence de concepts de protection des données, l’automatisation insuffisante des processus et une documentation non conforme aux exigences de révision peuvent avoir de graves conséquences.
Avec vysoft BEM, les entreprises disposent d’une solution numérique complète qui répond à toutes les exigences d’un BEM structuré et conforme à la législation. Pourquoi donc un logiciel spécialisé est-il en tous points supérieur à une solution Excel ?
Pourquoi un BEM structuré est important
Une gestion de l’intégration en entreprise (BEM) bien organisée est bien plus qu’une obligation légale – c’est un instrument essentiel pour les entreprises afin de garantir à long terme la santé et la productivité de leurs collaborateurs.
Chaque année, de nombreuses heures de travail sont perdues dans les entreprises en raison de maladies de longue durée. L’absence de BEM ou un BEM mal documenté peut entraîner l’absence permanente d’un personnel qualifié précieux ou l’impossibilité de le réintégrer dans son travail quotidien. De plus, il existe un risque de conséquences juridiques, notamment en cas d’action en justice pour licenciement.
Les entreprises qui mettent en place un BEM structuré bénéficient de :
- Détection précoce des problèmes de santé
L’enregistrement systématique des absences permet d’identifier rapidement les évolutions problématiques. - Réintégration durable des employés
Des mesures personnalisées favorisent un retour réussi à la vie professionnelle. - Réduction de l’absentéisme et des pertes de productivité
Un BEM efficace contribue à minimiser l’absentéisme et à prévenir les pertes économiques. - Minimiser les risques juridiques
Une documentation complète protège les entreprises contre les litiges liés au droit du travail. - Renforcement de la marque employeur et fidélisation du personnel
Les entreprises qui se préoccupent activement du bien-être de leurs collaborateurs renforcent leur attractivité en tant qu’employeur.
Excel vs. vysoft BEM – Quelles sont les faiblesses d’Excel ?
1. saisie manuelle des données sujette aux erreurs
Excel exige souvent la mise à jour manuelle des listes, ce qui peut entraîner des pertes de données, des erreurs ou des incohérences. vysoft BEM, en revanche , automatise l’identification des employés éligibles au BEM à partir des données d’absentéisme et minimise les tâches administratives.
2. manque de sécurité juridique & risques liés à la protection des données
Une documentation conforme à la législation exige un stockage sécurisé en termes d’audit et des concepts de protection des données. Les feuilles de calcul Excel n’offrent pas de droits d’accès différenciés ou d ‘historique des modifications journalisé, ce qui augmente le risque de fuites de données. vysoft BEM garantit un contrôle d’accès sécurisé basé sur les rôles et un versionnage automatique.
3. pas d’automatisation des processus & d’intégration
Excel ne peut ni envoyer automatiquement des rappels ni coordonner des rendez-vous. vysoft BEM aide les entreprises en proposant une gestion numérique, des invitations automatisées, une planification des rendez-vous et une connexion aux systèmes RH et de gestion du temps existants (par ex. SAP HCM, Sage ou Datev).
4. absence de documentation & de rapports
Excel n’offre pas de traçabilité complète, ce qui peut entraîner la perte d’étapes et de décisions importantes dans le processus BEM. vysoft BEM permet une documentation détaillée, y compris des listes de suggestions générées automatiquement, des lettres en série et des rapports.
Fonctionnalités clés de vysoft BEM
Avec vysoft BEM, l’ensemble du processus BEM est réalisé de manière numérique, structurée et efficace :
- Identification automatique des cas de BEM
Le système identifie automatiquement les employés qui remplissent les critères de BEM. - Création & envoi d’invitations
Les invitations BEM sont générées à l’aide du système et documentées de manière à garantir la révision. - Planification efficace & gestion des tâches
Les entretiens BEM et les mesures de réintégration peuvent être coordonnés directement dans le logiciel. - Intégration sûre des parties prenantes pertinentes
Le comité d’entreprise, le médecin du travail ou le représentant des personnes lourdement handicapées peuvent être impliqués en fonction des besoins. - Documentation et rapports finaux révisables
Toutes les étapes sont enregistrées de manière transparente et sécurisée afin de permettre une traçabilité complète. - Intégration transparente avec MS SharePoint & Microsoft 365
Grâce à l’étroite imbrication avec les technologies Microsoft, vysoft BEM s’intègre directement dans l’environnement de travail habituel.
Conclusion : Excel n’est pas une alternative à un logiciel BEM professionnel
Les entreprises qui continuent à utiliser Excel risquent de manquer de sécurité juridique, d’avoir des processus inefficaces et des charges administratives élevées. Un logiciel BEM spécialisé tel que vysoft BEM garantit un déroulement du processus BEM conforme à la loi, sûr et transparent.
Excel peut sembler être une solution économique à première vue, mais à long terme, il entraîne des coûts d’exploitation plus élevés en raison des processus manuels, des risques d’erreur et des risques de sécurité. Les entreprises s’exposent également à un risque juridique important si elles ne respectent pas pleinement les obligations légales en matière de documentation.
Avec le logiciel vysoft BEM, les entreprises bénéficient de processus automatisés, d’une documentation sécurisée et d’une intégration optimale dans les structures informatiques existantes. Le logiciel offre une solution durable pour gérer efficacement le processus BEM, soutenir les collaborateurs de manière optimale et minimiser les risques juridiques.
Profitez dès maintenant des avantages du logiciel BEM numérique de vysoft et bénéficiez d’une gestion efficace, automatisée et juridiquement sûre du processus BEM.