Betriebliches Eingliederungsmanagement: Warum Excel keine Alternative zu einer BEM Software ist
Seit 2004 sind Unternehmen nach §167 SGB IX dazu verpflichtet, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten, wenn Mitarbeitende innerhalb eines Jahres mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig waren. Doch viele Unternehmen setzen weiterhin auf Excel-Tabellen, um diesen gesetzlich vorgeschriebenen Prozess zu dokumentieren. Diese Vorgehensweise birgt jedoch erhebliche Risiken: Manuelle Dateneingabe, fehlende Datenschutzkonzepte, unzureichende Prozessautomatisierung und eine nicht revisionssichere Dokumentation können gravierende Folgen haben.
Mit vysoft BEM erhalten Unternehmen eine umfassende, digitale Lösung, die alle Anforderungen an ein strukturiertes und gesetzeskonformes BEM erfüllt. Warum also ist eine spezialisierte Software einer Excel-Lösung in jeder Hinsicht überlegen?
Warum ein strukturiertes BEM wichtig ist
Ein gut organisiertes Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist weit mehr als eine gesetzliche Verpflichtung – es ist ein essenzielles Instrument für Unternehmen, um langfristig die Gesundheit und Produktivität ihrer Mitarbeitenden zu sichern.
Jährlich fallen in Unternehmen zahlreiche Arbeitsstunden durch langfristige Erkrankungen aus. Ein fehlendes oder schlecht dokumentiertes BEM kann dazu führen, dass wertvolle Fachkräfte dauerhaft ausfallen oder sich nicht mehr in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Zudem besteht das Risiko, dass rechtliche Konsequenzen drohen, insbesondere im Falle von Kündigungsschutzklagen.
Unternehmen, die ein strukturiertes BEM etablieren, profitieren von:
- Frühzeitiger Erkennung von gesundheitlichen Problemen
Durch eine systematische Erfassung von Fehlzeiten können problematische Entwicklungen frühzeitig identifiziert werden. - Nachhaltiger Wiedereingliederung von Mitarbeitenden
Individuell angepasste Maßnahmen unterstützen eine erfolgreiche Rückkehr in den Arbeitsalltag. - Senkung von Fehlzeiten und Produktivitätsverlusten
Ein effizientes BEM trägt dazu bei, Arbeitsausfälle zu minimieren und wirtschaftliche Schäden zu verhindern. - Minimierung von rechtlichen Risiken
Eine lückenlose Dokumentation schützt Unternehmen vor arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen. - Stärkung der Arbeitgebermarke und Mitarbeiterbindung
Unternehmen, die sich aktiv um das Wohl ihrer Mitarbeitenden kümmern, steigern ihre Attraktivität als Arbeitgeber.
Excel vs. vysoft BEM – Wo liegen die Schwächen von Excel?
1. Fehleranfällige manuelle Dateneingabe
Excel erfordert häufig die manuelle Pflege von Listen, wodurch es zu Datenverlust, Fehlern oder Unstimmigkeiten kommen kann. vysoft BEM hingegen automatisiert die Identifikation von BEM-berechtigten Mitarbeitenden anhand von Fehlzeitendaten und minimiert den administrativen Aufwand.
2. Mangelnde Rechtssicherheit & Datenschutzrisiken
Eine gesetzeskonforme Dokumentation erfordert revisionssichere Speicherung und Datenschutzkonzepte. Excel-Tabellen bieten keine differenzierten Zugriffsrechte oder protokollierte Änderungshistorien, was das Risiko von Datenlecks erhöht. vysoft BEM gewährleistet eine sichere, rollenbasierte Zugriffskontrolle und eine automatische Versionierung.
3. Keine Prozessautomatisierung & Integration
Excel kann weder automatisch Erinnerungen versenden noch Termine koordinieren. vysoft BEM unterstützt Unternehmen durch eine digitale Verwaltung, automatisierte Einladungen, Terminplanung und die Anbindung an bestehende HR- und Zeiterfassungssysteme (z. B. SAP HCM, Sage oder Datev).
4. Fehlende Dokumentationsmöglichkeiten & Berichterstattung
Excel bietet keine umfassende Nachverfolgbarkeit, wodurch wichtige Schritte und Entscheidungen im BEM-Prozess verloren gehen können. vysoft BEM ermöglicht eine detaillierte Dokumentation, inklusive automatisch generierter Vorschlagslisten, Serienbriefen und Berichten.
Kernfunktionen von vysoft BEM
Mit vysoft BEM wird der gesamte BEM-Prozess digital, strukturiert und effizient durchgeführt:
- Automatische Identifikation von BEM-Fällen
Das System erkennt automatisch Mitarbeitende, die die Kriterien für ein BEM erfüllen. - Erstellung & Versand von Einladungen
BEM-Einladungen werden systemgestützt generiert und revisionssicher dokumentiert. - Effiziente Terminplanung & Aufgabenverwaltung
BEM-Gespräche und Wiedereingliederungsmaßnahmen können direkt in der Software koordiniert werden. - Sichere Einbindung relevanter Anspruchsgruppen
Betriebsrat, Betriebsarzt oder Schwerbehindertenvertretung können bedarfsgerecht eingebunden werden. - Revisionssichere Dokumentation & Abschlussberichte
Alle Schritte werden transparent und sicher gespeichert, um eine lückenlose Nachverfolgbarkeit zu ermöglichen. - Nahtlose Integration mit MS SharePoint & Microsoft 365
Durch die enge Verzahnung mit Microsoft-Technologien lässt sich vysoft BEM direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung einbinden.
Fazit: Excel ist keine Alternative zu einer professionellen BEM Software
Unternehmen, die weiterhin auf Excel setzen, riskieren fehlende Rechtssicherheit, ineffiziente Abläufe und hohe administrative Aufwände. Eine spezialisierte BEM-Software wie vysoft BEM sorgt für eine gesetzeskonforme, sichere und transparente Abwicklung des BEM-Prozesses.
Excel mag auf den ersten Blick eine kostengünstige Lösung sein, doch langfristig führt es zu höheren Betriebskosten durch manuelle Prozesse, Fehleranfälligkeit und Sicherheitsrisiken. Unternehmen setzen sich zudem einem erheblichen rechtlichen Risiko aus, wenn sie die gesetzlichen Dokumentationspflichten nicht vollumfänglich erfüllen.
Mit der vysoft BEM Software profitieren Unternehmen von automatisierten Prozessen, einer sicheren Dokumentation und einer optimalen Integration in bestehende IT-Strukturen. Die Software bietet eine nachhaltige Lösung, um den BEM-Prozess effizient zu steuern, Mitarbeitende optimal zu unterstützen und rechtliche Risiken zu minimieren.
Nutzen Sie jetzt die Vorteile der digitalen BEM Software von vysoft und profitieren Sie von einer effizienten, automatisierten und rechtssicheren Verwaltung des BEM-Prozesses.