Qu’est-ce que ZUGFeRD ?
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ZUGFeRD est un format de facture électronique hybride qui combine une lisibilité aisée avec un traitement efficace et automatisé. Il permet aux entreprises de fournir des factures à la fois au format PDF et au format XML lisible par une machine.
Définition de ZUGFeRD
« Zentraler User Guidedes Forums elektronische Rechnung Deutschland » est un format de facture électronique standardisé qui a été développé pour simplifier et automatiser l’échange de factures entre les entreprises, les administrations et d’autres organisations. Il combine un fichier PDF/A-3 lisible par l’homme et un fichier XML lisible par la machine, qui contient toutes les données de facturation de manière structurée. Cette combinaison permet à la fois une lecture facile pour l’homme et un traitement efficace et automatisé par les systèmes informatiques. Avec XRechnung, ZUGFeRD fait partie des deux formats établis de l’e-facture en Allemagne.
ZUGFeRD est-il une e-facture ?
Oui, ZUGFeRD est toujours une e-facture. Elle répond à toutes les exigences légales en vigueur dans l’UE tout en offrant aux entreprises les avantages de la gestion numérique des factures. Avec XRechnung, elle fait partie des deux principales normes de facturation électronique en Allemagne.
Les composants
Une facture ZUGFeRD se compose de deux éléments : un fichier PDF/A-3 et un fichier XML intégré .
Comment une facture ZUGFeRD est-elle structurée ?
Vous voyez ici la structure typique d’une structure XML:
En-tête
- Date de la facture
- Numéro de facture
- Date de livraison
- Données monétaires
Fêtes
- Informations sur le vendeur et l’acheteur (noms, adresses, coordonnées)
- Numéros d’identification fiscale et numéro de TVA
Totaux monétaires
- Montant total de la facture
- Montant de la taxe
- Informations sur les réductions
Éléments de ligne
- Détails des produits ou services (description, quantité, prix unitaire, informations fiscales)
- Positions des lignes
Exemple de code d’une structure XML ZUGFeRD simple
Les avantages en un coup d’œil
Interopérabilité
ZUGFeRD est un format standardisé qui est pris en charge par de nombreux systèmes ERP et qui facilite l’échange de factures. Comme il est conforme à la norme européenne EN 16931, il est reconnu et utilisable dans toute l’Europe.
Augmentation de l’efficacité
Le composant XML de ZUGFeRD permet le traitement automatique des factures. Cela réduit le travail manuel et minimise les erreurs, ce qui accélère globalement le traitement et la validation des paiements.
Réduction des coûts
Les factures ZUGFeRD permettent de réduire les coûts de papier, d’impression et d’envoi, tandis que le traitement automatisé permet de réduire les coûts de personnel et d’utiliser les ressources plus efficacement.
Sécurité juridique et conformité
Les factures ZUGFeRD sont conformes aux exigences légales et facilitent l’archivage grâce au format PDF/A-3, stable à long terme.
Transparence et traçabilité
Le fichier PDF/A-3 combine la lisibilité humaine avec un fichier XML pour le traitement automatique, ce qui permet de conserver des informations de facturation claires, compréhensibles et analysables.
Durabilité
L’absence de papier et de transport physique avec ZUGFeRD réduit l’empreinte écologique, préserve les ressources et diminue l’impact environnemental, ce qui contribue au développement durable.
Facturation électronique obligatoire dans le secteur B2B à partir de 2025
Le format ZUGFeRD répond aux exigences de l’obligation de facturation électronique dans le secteur B2B à partir de 2025. Cette obligation vise à accroître l’efficacité du traitement des factures, à lutter contre l’évasion fiscale et à promouvoir la numérisation. Le format est basé sur la norme européenne EN 16931, qui sert de base à l’obligation de facturation électronique dans de nombreux pays européens. Les entreprises qui utilisent ce format sont assurées d’être en conformité avec la réglementation tout en bénéficiant des avantages du traitement numérique des factures.
Dans l’ensemble, le format ZUGFeRD offre une solution à l’épreuve du temps qui aidera les entreprises à se conformer à l’obligation de facturation électronique dans le secteur B2B à partir de 2025, tout en optimisant leurs processus.
Sur quelles plates-formes les factures ZUGFeRD peuvent-elles être transmises ?
Les factures électroniques peuvent être transmises via différentes plates-formes et méthodes de communication qui répondent à la fois aux exigences techniques et juridiques des factures électroniques. Voici quelques-unes des plates-formes et méthodes les plus courantes :
Plateformes de facturation électronique
- PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) : PEPPOL est un réseau qui permet l’échange sécurisé et standardisé de documents électroniques. De nombreux prestataires de services de facturation électronique proposent PEPPOL comme moyen de transport pour les factures ZUGFeRD.
- Fournisseurs de services de facturation électronique spécialisés : des plateformes telles que Basware, Tungsten Network, etc. offrent des solutions complètes pour l’envoi et la réception de factures électroniques, y compris la prise en charge de ZUGFeRD.
Portails web
- Portails clients et fournisseurs : certaines grandes entreprises offrent à leurs partenaires commerciaux l’accès à des portails web spécifiques qui permettent de télécharger et de gérer les factures. En général, ces portails prennent également en charge le format ZUGFeRD.
- ZRE Bund : Le « portail central de réception des factures de l’État fédéral » (ZRE Bund) est une plate-forme permettant aux fournisseurs de l’État fédéral de soumettre des factures électroniques. ZUGFeRD est pris en charge par ce portail, ce qui facilite la soumission et le traitement des factures aux autorités fédérales.
L’une des méthodes les plus simples pour transmettre des factures ZUGFeRD est de les envoyer par e-mail. Le fichier PDF/A-3, qui contient les données XML intégrées, peut être joint à l’e-mail. Il s’agit d’une méthode très répandue, particulièrement adaptée aux petites entreprises.
Interfaces API
Les entreprises peuvent utiliser des interfaces API pour transmettre des factures ZUGFeRD directement entre différents systèmes. Cela permet une communication directe et automatisée sans intervention humaine.
EDI (échange de données informatisé)
L’échange de données électroniques via les réseaux EDI est une méthode bien établie pour l’échange de documents commerciaux. Les factures ZUGFeRD peuvent être converties en formats EDI et envoyées via ces réseaux.
Systèmes ERP
De nombreux systèmes ERP modernes prennent en charge l’envoi et la réception des e-factures directement au sein du logiciel. Cela permet une intégration transparente dans les processus d’entreprise existants et réduit la charge de travail manuel.
Conclusion
Le format ZUGFeRD constitue une solution moderne, efficace et juridiquement sûre pour la facturation et le traitement électroniques. Il combine les avantages de la lisibilité humaine et du traitement automatique en un seul document, ce qui offre de nombreux avantages aux entreprises. En utilisant ce format, les entreprises peuvent optimiser leurs processus et réduire leurs coûts tout en diminuant leur empreinte écologique.
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