Was ist ZUGFeRD?
Anfrage stellenDigitales Rechnungsformat
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine einfache Lesbarkeit mit einer effizienten, automatisierten Verarbeitung kombiniert. Es ermöglicht Unternehmen, Rechnungen sowohl im PDF- als auch im maschinenlesbaren XML-Format bereitzustellen.
Definition ZUGFeRD
„Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das entwickelt wurde, um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen zu vereinfachen und zu automatisieren. Es kombiniert eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei, die sämtliche Rechnungsdaten strukturiert enthält. Diese Kombination ermöglicht sowohl eine einfache Lesbarkeit für den Menschen als auch eine effiziente, automatisierte Verarbeitung durch Computersysteme. Mit der XRechnung gehört ZUGFeRD zu den zwei etablierten Formaten der E-Rechnung in Deutschland.
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?
Ja, ZUGFeRD ist immer auch eine E-Rechnung. Sie entspricht allen geltenden gesetzlichen Anforderungen der EU und bietet Unternehmen gleichzeitig die Vorteile eines digitalen Rechnungsmanagements. Zusammen mit der XRechnung gehört sie zu den zwei wichtigsten E-Rechnungsstandards in Deutschland.
Die Komponenten
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Komponenten, einer PDF/A-3-Datei sowie einer eingebetteten XML-Datei.
Wie ist eine ZUGFeRD Rechnung aufgebaut?
Hier sehen Sie den typischen Aufbau einer XML-Struktur:
Header
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Lieferdatum
- Währungsangaben
Parties
- Informationen zu Verkäufer und Käufer (Namen, Adressen, Kontaktinformationen)
- Steuernummern und USt-IdNr.
Monetary Totals
- Gesamtbetrag der Rechnung
- Steuerbetrag
- Rabattinformationen
Line Items
- Einzelheiten zu den Produkten oder Dienstleistungen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuerangaben)
- Zeilenpositionen
Beispiel-Code einer einfachen ZUGFeRD XML-Struktur
Vorteile auf einen Blick
Interoperabilität
ZUGFeRD ist ein standardisiertes Format, das von vielen ERP-Systemen unterstützt wird und den Rechnungsaustausch erleichtert. Da es der europäischen Norm EN 16931 entspricht, ist es europaweit anerkannt und einsetzbar.
Effizienzsteigerung
Die XML-Komponente von ZUGFeRD ermöglicht die automatische Verarbeitung von Rechnungen. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler, was insgesamt die Bearbeitung und Zahlungsfreigabe beschleunigt.
Kosteneinsparungen
ZUGFeRD-Rechnungen sparen Papier-, Druck- und Versandkosten, während die automatisierte Verarbeitung Personalkosten senkt und Ressourcen effizienter nutzt.
Rechtssicherheit und Compliance
ZUGFeRD-Rechnungen erfüllen gesetzliche Vorgaben und erleichtern die Archivierung dank des langzeitstabilen PDF/A-3-Formats.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Die PDF/A-3-Datei vereint menschliche Lesbarkeit mit einer XML-Datei für maschinelle Verarbeitung, wodurch Rechnungsinformationen klar, nachvollziehbar und analysierbar bleiben.
Nachhaltigkeit
Der Verzicht auf Papier und physische Transportwege bei ZUGFeRD reduziert den ökologischen Fußabdruck, schont Ressourcen und verringert die Umweltbelastung, was zur Nachhaltigkeit beiträgt.
E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor ab 2025
Das ZUGFeRD-Format erfüllt die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor ab 2025. Diese Pflicht zielt darauf ab, die Effizienz der Rechnungsverarbeitung zu steigern, Steuerhinterziehung zu bekämpfen und die Digitalisierung voranzutreiben. Das Format basiert auf dem europäischen Standard EN 16931, der als Grundlage für die E-Rechnungspflicht in vielen europäischen Ländern dient. Unternehmen, die dieses Format verwenden, können sicher sein, dass sie die Vorschriften einhalten und gleichzeitig von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung profitieren.
Insgesamt bietet das ZUGFeRD-Format eine zukunftssichere Lösung, die Unternehmen hilft, die E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor ab 2025 zu erfüllen und gleichzeitig ihre Prozesse zu optimieren.
Über welche Plattformen können ZUGFeRD-Rechnungen übermittelt werden?
E-Rechnungen können über verschiedene Plattformen und Kommunikationswege übermittelt werden, die sowohl die technischen als auch die rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllen. Hier sind einige der gängigsten Plattformen und Methoden:
E-Invoicing-Plattformen
- PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online): PEPPOL ist ein Netzwerk, das den sicheren und standardisierten Austausch von elektronischen Dokumenten ermöglicht. Viele E-Invoicing-Dienstleister bieten PEPPOL als Transportweg für ZUGFeRD-Rechnungen an.
- Spezialisierte E-Invoicing-Dienstleister: Plattformen wie Basware, Tungsten Network usw. bieten umfassende Lösungen für den elektronischen Rechnungsversand und -empfang, einschließlich Unterstützung für ZUGFeRD.
Webportale
- Kunden- und Lieferantenportale: Einige größere Unternehmen bieten ihren Geschäftspartnern Zugang zu speziellen Webportalen, über die Rechnungen hochgeladen und verwaltet werden können. Diese Portale unterstützen in der Regel auch das ZUGFeRD-Format.
- ZRE Bund: Das „Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes“ (ZRE Bund) ist eine Plattform, über die Lieferanten des Bundes elektronische Rechnungen einreichen können. ZUGFeRD wird von diesem Portal unterstützt, was die Einreichung und Verarbeitung von Rechnungen an Bundesbehörden erleichtert.
Eine der einfachsten Methoden, ZUGFeRD-Rechnungen zu übermitteln, ist der Versand per E-Mail. Die PDF/A-3-Datei, welche die eingebetteten XML-Daten enthält, kann der E-Mail als Anhang beigefügt werden. Dies ist eine weit verbreitete Methode, die insbesondere für kleinere Unternehmen geeignet ist.
API-Schnittstellen
Unternehmen können API-Schnittstellen nutzen, um ZUGFeRD-Rechnungen direkt zwischen verschiedenen Systemen zu übermitteln. Dies ermöglicht eine direkte und automatisierte Kommunikation ohne menschliches Eingreifen.
EDI (Electronic Data Interchange)
Der elektronische Datenaustausch über EDI-Netzwerke ist eine etablierte Methode für den Austausch von Geschäftsdokumenten. ZUGFeRD-Rechnungen können in EDI-Formate umgewandelt und über diese Netzwerke versendet werden.
ERP-Systeme
Viele moderne ERP-Systeme unterstützen den Versand und Empfang von E-Rechnungen direkt innerhalb der Software. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in die bestehenden Geschäftsprozesse und reduziert den manuellen Aufwand.
Fazit
Das ZUGFeRD-Format stellt eine moderne, effiziente und rechtssichere Lösung für die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung dar. Es kombiniert die Vorteile der menschlichen Lesbarkeit und der maschinellen Verarbeitung in einem einzigen Dokument, was Unternehmen viele Vorteile bietet. Durch die Nutzung dieses Formats können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, Kosten senken und gleichzeitig den ökologischen Fußabdruck reduzieren.
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