Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents ?
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La gestion efficace des documents numériques est une nécessité dans le monde du travail moderne. Un système de gestion de documents numériques (en abrégé « GED » ou « logiciel GED« ) devient donc un « must-have » pour les entreprises – et pas seulement pour les grandes entreprises, mais aussi pour les PME. Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est un système de gestion de documents numériques, quelles sont ses fonctions et quels avantages il peut offrir à votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents ?
Un DMS est un logiciel permettant de créer, d’organiser, de stocker, de rechercher et de partager des documents électroniques au sein d’une entreprise. L’objectif principal d’un DMS est de permettre une utilisation efficace des documents et de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un document.
La mise en place d’un système de gestion documentaire peut y contribuer,
- réduire la consommation de papier,
- d’améliorer l’efficacité,
- améliorer la conformité
- et de promouvoir la coopération au sein des organisations.
Logiciel de gestion documentaire : la base de la Digital Workplace
De nos jours, une grande partie des documents commerciaux (factures, contrats, commandes, etc.) ne sont plus reçus sous forme papier, mais sous forme numérique. De même, les correspondances professionnelles se font de plus en plus par e-mail et, au moins depuis la pandémie, via des outils de visioconférence comme Microsoft Teams ou Zoom.
Un système DMS joue un rôle essentiel dans ce scénario. Il offre des avantages évidents aux entreprises en augmentant la productivité, en réduisant les coûts et en simplifiant et optimisant les processus de travail. Dans le cadre de la Digital Workplace, il constitue la base sur laquelle tout le reste est construit. Mais que fait un système de gestion documentaire ?
Les principales fonctions des logiciels de gestion documentaire
La fonction de base est la capture et l’analyse des documents et des informations et données qu’ils contiennent. Si un document papier est disponible, il est numérisé. En revanche, le logiciel DMS capture directement un document électronique. Les documents sont ensuite mis à la disposition de tous les utilisateurs autorisés pour qu’ils puissent les consulter à tout moment et en tout lieu via un terminal.
Un système de gestion de documents (DMS) facilite et optimise la collaboration en fournissant des documents centralisés et versionnés. Les collaborateurs peuvent accéder simultanément aux fichiers sans s’écraser mutuellement. Les modifications sont documentées de manière transparente et les notifications automatiques permettent à toutes les personnes concernées de rester à jour. C’est ainsi qu’un DMS garantit une collaboration structurée, efficace et sans perturbation.
L’archivage sécurisé est un élément essentiel d’un DMS. Il stocke les fichiers originaux de manière inaltérable, de sorte qu’ils ont généralement la même valeur juridique que les documents papier. Cela est particulièrement important en cas d’audit ou de litige. Un conseil juridique permet de déterminer quels documents doivent être conservés sous forme papier, comme les bilans d’ouverture et les comptes annuels.
Les GED modernes s’intègrent de manière transparente aux systèmes informatiques existants, sans nécessiter de restructuration majeure. Vous pouvez recevoir des données d’applications tierces et les utiliser pour la gestion des documents, tandis que d’autres outils tels que les progiciels de gestion intégrés ou les logiciels de messagerie électronique accèdent facilement au contenu des GED.
Avantages du système de gestion documentaire
La mise en place d’un système de gestion documentaire (DMS) présente de nombreux avantages. Ceux-ci peuvent varier en fonction des besoins et des processus spécifiques d’une entreprise, mais dans l’ensemble, un SGD contribue à augmenter l’efficacité, à améliorer la sécurité des documents et à faciliter la collaboration. Voici les principaux avantages d’un système de gestion documentaire.
Augmentation de l’efficacité
Un système de gestion documentaire permet de gérer efficacement les documents, ce qui permet de gagner du temps. Grâce aux fonctions de recherche, à une structure claire et à un accès rapide, les collaborateurs peuvent trouver et traiter rapidement les documents.
Travailler sans papier
Un système de gestion de documents numériques réduit le besoin de papier. Cela contribue non seulement à préserver l’environnement, mais aussi à économiser l’espace et les ressources nécessaires au stockage des documents papier.
Travail mobile
Un DMS permet le travail mobile en offrant un accès aux documents quel que soit l’endroit où l’on se trouve. Les employés peuvent accéder, modifier et partager les fichiers pertinents en toute sécurité, à tout moment et depuis n’importe quel appareil. Cela favorise des modèles de travail flexibles, augmente la productivité et améliore la collaboration, que ce soit à domicile, en déplacement ou au bureau.
Amélioration de la collaboration
En permettant de partager facilement des documents, de les annoter et de les modifier ensemble, un DMS favorise la collaboration entre les services et les équipes.
Versionnement
Un DMS permet de gérer différentes versions d’un document. Il est ainsi possible de suivre les modifications et de restaurer les anciennes versions.
Contrôle d’accès et sécurité
Le DMS permet de mettre en place des droits d’accès et des mesures de sécurité. Seuls les utilisateurs autorisés ont accès à certains documents, ce qui garantit la confidentialité et l’intégrité des informations.
Conformité et piste d’audit
Pour les secteurs soumis à des réglementations strictes et à des normes de conformité, un SGD offre une aide précieuse pour répondre à ces exigences.
Réduction des temps de recherche
Grâce à des fonctions de recherche intelligentes, les utilisateurs peuvent trouver des documents rapidement et facilement. Cela minimise le temps habituellement consacré à la recherche d’informations.
Workflow Automation – Numériser et automatiser les processus de travail
Certains DMS offrent des fonctionnalités de gestion des flux de travail qui permettent de mettre en place des processus automatisés pour l’approbation, la validation et la distribution des documents. Cela augmente l’efficacité et réduit les flux de travail manuels.
Évolutivité
Un système de gestion documentaire est généralement évolutif et peut suivre la croissance de l’entreprise. Il peut donc répondre aux besoins croissants en matière de gestion documentaire.
Recherche rapide de documents avec un DMS – Comment cela fonctionne-t-il ?
La fonction principale d’un système de gestion de documents est de stocker de manière centralisée tous les documents pertinents pour l’entreprise (contrats, factures, e-mails, bons de livraison, etc.) et de les mettre à disposition rapidement et facilement. En d’autres termes, si vous avez besoin d’une information ou d’un document spécifique, vous pouvez l’obtenir en quelques secondes, sans devoir effectuer de longues recherches. Que ce soit au bureau, à la maison ou dans le train. Mais comment cela peut-il fonctionner ?
Indexation des documents
Lors de son intégration dans le système de gestion documentaire, chaque document est indexé. Les index se réfèrent à des informations pertinentes telles que le donneur d’ordre ou le fournisseur, le numéro d’identification de la machine ou une catégorisation telle que « facture » ou « bon de livraison ». Les documents papier sont scannés et ensuite également indexés. Choisissez simplement l’information qui vous permettra de retrouver le document dans l’interface DMS. Dans un DMS moderne, un document peut également être indexé automatiquement, à condition que les solutions logicielles supplémentaires nécessaires soient utilisées – l’utilisateur n’a donc pas besoin de saisir manuellement les données.
Trouver l’information recherchée en quelques secondes
Par exemple, vous recherchez une facture spécifique. Vous saisissez donc un mot-clé dans la fonction de recherche du DMS à l’aide de votre tablette, qui a un lien avec la facture, par exemple le numéro de facture ou le nom du client. Vous accédez immédiatement au document correspondant ou à une liste de documents dont le contenu est lié à votre mot-clé. Ce n’est plus qu’une question de secondes avant que l’information souhaitée ne s’affiche sur votre terminal.
Fonctions de recherche pour la recherche de documents
La fonction de recherche intégrée d’un SGD facilite considérablement la recherche de documents et offre différentes possibilités. Il s’agit généralement d’options de recherche telles que la recherche par type de document, une recherche par index des documents, une recherche rapide avec des critères de recherche définis par l’utilisateur et une recherche plein texte. Dans ce cas, non seulement le contenu des documents eux-mêmes est inclus, mais également les commentaires joints. Tout est fait pour que l’utilisateur trouve le plus rapidement possible les documents et les informations dont il a besoin grâce à la fonction de recherche.
Des possibilités optimales pour le travail mobile
Avec un système de gestion documentaire, vous créez et optimisez les possibilités de travail à distance et de télétravail. Les collaborateurs ne sont plus liés au bureau – ils travaillent totalement indépendamment du lieu et de l’heure via le terminal de leur choix.
La collaboration et le partage de documents et d’informations ne posent aucun problème à distance – au contraire, ils améliorent même la collaboration. La flexibilité de vos collaborateurs et les possibilités qualitatives de collaboration s’en trouvent accrues.
Grâce à différentes solutions intégrées, par exemple pour la gestion des contrats, l’archivage des e-mails ou le traitement numérique des factures, vous avez tous les documents, outils et processus numériques à portée de main, à tout moment. L’accès est possible à tout moment et de n’importe où, à condition de disposer d’une connexion Internet et d’un terminal adéquat.
Fournisseurs de systèmes de gestion documentaire : Comment faire le bon choix
Votre fournisseur de système de gestion documentaire doit répondre à vos besoins individuels et s’efforcer de trouver la solution la plus adaptée à votre entreprise. Prenez en compte certains facteurs qui vous permettront de séparer le bon grain de l’ivraie et de trouver plus rapidement le système de GEIDE qui vous convient :
Si vous pouvez répondre « oui » à toutes les questions de cette liste de contrôle, c’est très bon signe. Néanmoins, n’hésitez pas à demander des précisions au fournisseur si vous ne comprenez pas quelque chose ou si des détails ne sont pas mentionnés. Un système de gestion documentaire n’est pas un produit fabriqué à la chaîne, mais une solution logicielle complexe qui doit tenir compte des besoins individuels de votre entreprise et des personnes qui l’utilisent. Il en va de même pour le service/support autour du produit.
Le choix de votre DMS doit donc être réfléchi et accompagné d’un bon sentiment, ce qui ressort généralement de vos premiers entretiens avec les consultants ou autres interlocuteurs du côté du fournisseur. Une communication transparente et efficace est essentielle avant de prendre une décision.
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