Qu’est-ce que la gestion des processus d’entreprise ?

BPM, workflows, automatisation & Co. – Qu’est-ce que c’est au juste ?

Flux de travail numérique pour un fonctionnement fluide

Le bon fonctionnement des processus commerciaux crée les conditions nécessaires pour qu’une entreprise puisse réussir à long terme et tenir ses résolutions.

Dans ce contexte, la gestion des processus métier a pour mission de numériser les processus, de les optimiser en permanence et d’obtenir des gains d’efficacité grâce à l’automatisation. Les flux de travail numériques et leur gestion par un logiciel de BPM sont donc un must pour les entreprises qui veulent rester compétitives.

Qu’est-ce que le BPM (Business Process Management) ?

La gestion numérique des processus métier (BPM) fait référence à la gestion des processus métier à l’aide de technologies et d’outils numériques. Ce type de gestion des processus se concentre sur la manière dont les entreprises peuvent numériser, automatiser et optimiser leurs flux de travail. Globalement, cela permet d’améliorer l’efficacité, la productivité et la satisfaction des clients. Cela va de pair avec

Travailler efficacement
Réduction des coûts
Réduction des erreurs
Avantages concurrentiels

Qu’est-ce qu’un logiciel de BPM ?

Un logiciel de BPM offre des outils pour planifier, concevoir, gérer et contrôler les workflows. Certains logiciels ne nécessitent que peu de connaissances en programmation pour la conception des flux de travail, car la modélisation s’effectue via une interface graphique – c’est ce que l’on appelle l’approche « Low-Code ». La solution BPM est couplée au système de gestion des documents (DMS), ce qui permet de travailler avec des documents pertinents pour le processus et d’intégrer directement les données nécessaires.

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Un workflow est un ensemble d’étapes ou d’activités prédéfinies qui sont exécutées dans un ordre défini afin d’atteindre un objectif spécifique. Ces étapes peuvent inclure des tâches manuelles ou automatisées et sont utilisées pour organiser et optimiser des processus métier, des projets ou d’autres tâches complexes.

Un workflow définit

le déclencheur d’une tâche à venir,
l’ordre des tâches pour un flux de travail efficace,
les personnes et les services impliqués, et
les relations avec d’autres processus de travail.

Quelles sont les fonctionnalités offertes par un logiciel de BPM ?

Cartographier et modéliser les workflows

Dans chaque entreprise, il existe un certain nombre de processus commerciaux récurrents qui se produisent quotidiennement. Les demandes de congé, les notes de frais, les demandes d’achat ou les validations de budget en sont des exemples typiques. Tous ces processus, ainsi que les documents qui les accompagnent, peuvent être facilement reproduits numériquement et optimisés grâce à un logiciel intégré de gestion des flux de travail. Il en va de même pour les processus commerciaux non courants, qui peuvent être modélisés individuellement avec une solution de workflow.

Intégration et analyse de données

Le BPM numérique permet d’intégrer de manière transparente les données provenant de différents systèmes et sources. Ces données peuvent ensuite être analysées afin d’obtenir un aperçu des processus et d’identifier les possibilités d’amélioration.

Automatisation des processus

En utilisant des outils et des technologies numériques tels que les systèmes de gestion des flux de travail, les entreprises peuvent automatiser les tâches manuelles et répétitives. Cela permet de réduire les erreurs humaines et d’augmenter la vitesse des processus. L’automatisation des processus est particulièrement efficace pour les tâches répétitives et routinières, qui sont légion dans toute entreprise. Les personnes directement impliquées dans les processus métier sont ainsi moins sollicitées.

Assurer l’agilité et l’évolutivité

La gestion numérique des processus métier permet aux entreprises d’adapter rapidement leurs processus métier à l’évolution des conditions du marché. Grâce à la flexibilité des technologies numériques, les processus peuvent facilement évoluer ou être modifiés pour répondre à l’évolution des besoins.

Phases du BPM

La gestion des processus métier (BPM) comprend généralement plusieurs phases qui couvrent l’ensemble du cycle de vie des processus métier. Ces phases sont généralement itératives, car la BPM est un processus d’amélioration continue qui s’adapte à l’évolution des besoins de l’entreprise et des situations de marché.

Aperçu des phases

Identification et analyse des processus

Au cours de cette phase, les processus d’entreprise existants sont identifiés et analysés afin d’identifier les points faibles, les possibilités d’amélioration et les goulets d’étranglement.

Modélisation et conception

Une fois les processus analysés, ils sont modélisés et conçus. Il en résulte un flux de travail qui représente numériquement le processus d’entreprise qui était auparavant analogique.

Automatisation et mise en œuvre

Les processus modélisés sont automatisés et intégrés dans les systèmes informatiques. L’automatisation permet d’accélérer et de simplifier considérablement les processus manuels, car l’intervention des collaborateurs n’est plus nécessaire pour les exécuter.

Suivi et contrôle

Une fois que les processus sont automatisés, ils sont surveillés et contrôlés. Des indicateurs de performance (KPI) sont alors définis et mesurés afin de garantir que les processus fonctionnent efficacement et que les objectifs définis sont atteints.

Optimisation et amélioration

Sur la base des résultats de la surveillance, des améliorations sont apportées en permanence aux processus. Il peut s’agir de modifications des flux de processus, de l’automatisation ou des systèmes sous-jacents afin d’obtenir des gains d’efficacité ou une amélioration de la qualité.

Avantages du BPM

Augmentation de l’efficacité

Le BPM permet d’identifier les goulots d’étranglement, les redondances et les étapes inefficaces des processus, ce qui permet d’optimiser les opérations. En simplifiant les flux de travail et en automatisant les tâches manuelles, les entreprises augmentent leur productivité tout en réduisant leurs coûts.

Flexibilité et adaptabilité

La modélisation des processus permet aux entreprises de mieux comprendre leurs opérations et de réagir avec plus de souplesse aux changements de l’environnement. Le BPM permet de concevoir, d’adapter et de mettre en œuvre rapidement de nouveaux processus métier afin de répondre aux besoins changeants du marché.

Transparence grâce à des processus documentés de manière cohérente

Les processus numérisés sont documentés de manière centralisée, ce qui permet d’avoir à tout moment une vue d’ensemble du déroulement des processus et de savoir quelle personne est impliquée dans quelle tâche. La transparence est ainsi assurée, ce qui permet d’identifier et de mettre en œuvre très tôt les potentiels d’automatisation et d’optimisation.

Meilleure orientation client

En optimisant les processus commerciaux, les entreprises peuvent mieux servir leurs clients en répondant plus rapidement aux demandes, en améliorant la satisfaction des clients et en mettant en œuvre des processus centrés sur le client.

Réduction des risques et conformité

La gestion des processus métier aide les entreprises à identifier et à minimiser les risques en les aidant à mettre en place des règles et des politiques de processus claires. En outre, la BPM permet de respecter les réglementations en intégrant les exigences de conformité dans les processus métier.

Meilleure prise de décision

Le BPM offre une visibilité sur les processus métier et permet aux dirigeants de prendre des décisions éclairées sur la base de données en temps réel et d’indicateurs de performance. En analysant les données de processus, les entreprises peuvent identifier les tendances, repérer les points faibles et prendre des décisions éclairées pour optimiser les processus.

Quels processus de travail peuvent être représentés par des workflows ?

La numérisation et l’automatisation des processus de travail se révèlent particulièrement utiles lorsque les opérations sont régulières, voire quotidiennes, et impliquent des étapes de processus manuelles et répétitives. Les travailleurs chargés de ces tâches exécutent les mêmes tâches encore et encore. L’automatisation permet de réduire considérablement ces étapes de processus répétitives. Voici une sélection de processus typiques qui peuvent être représentés par des workflows.

1) Partage de documents

L’approbation des documents est un processus important dans les entreprises. Les flux de travail numériques permettent d’automatiser le processus de validation, ainsi que la vérification et l’archivage. La transparence est assurée à tout moment : les demandeurs peuvent être informés immédiatement dès que le document a été validé.

2) Demandes de congé

La demande de congé est un processus typique qui peut être automatisé de manière simple et efficace. Le processus de demande et de confirmation ou de refus par les supérieurs hiérarchiques est considérablement accéléré et simplifié pour toutes les personnes concernées.

3) Factures fournisseurs

Le workflow des factures entrantes comprend toutes les étapes qui garantissent que les factures sont correctement vérifiées, approuvées et payées. Lors de la réception d’une facture, toutes les données pertinentes sont également enregistrées sous forme d’index (par exemple le numéro de facture, l’auteur de la facture, etc.) afin que les documents archivés puissent être immédiatement retrouvés à l’aide d’un terme de recherche approprié.

4) Besoins

Avec un workflow de demande, toutes les étapes du processus sont numériques et en grande partie automatisées : de la création d’un numéro de demande et d’un document pour documenter la demande, à l’envoi d’un e-mail pour informer les parties prenantes des demandes réussies ou non.

5) Frais de déplacement

Un workflow numérique de frais de déplacement contient tous les formulaires et fonctions nécessaires au calcul des frais de déplacement. Il s’agit notamment de l’ajout de reçus, de l’indication des repas reçus comme base de calcul des indemnités de repas et du calcul automatique des frais de déplacement. Enfin, le demandeur reçoit un document de calcul des frais de déplacement à classer et à indexer dans le système de gestion des documents.