La manière dont les entreprises créent, envoient et traitent les factures a considérablement évolué ces dernières années grâce aux progrès technologiques. Avec l’introduction de l’obligation de facturation électronique, un autre changement important est sur le point de toucher de nombreuses entreprises. Dans cet article, nous mettons en lumière les avantages du traitement numérique des factures et expliquons pourquoi il est judicieux de passer rapidement à des processus numériques.
Que signifie l’obligation de facturation électronique et quand entrera-t-elle en vigueur ?
L’obligation de facturation électronique entraîne des changements fondamentaux dans les processus de facturation et fait progresser la numérisation en Allemagne. À partir du 1er janvier 2025, une mise en œuvre progressive commencera à préparer les entreprises à la transition vers des formats de factures électroniques structurés.
A partir du 1er janvier 2025 : première phase de l’obligation de facturation électronique
A partir de cette date, toutes les entreprises allemandes seront tenues de pouvoir recevoir et analyser des factures électroniques, qu’elles soient actives dans le secteur public ou privé. Les factures doivent être disponibles dans un format structuré tel que le standard XRechnung ou le format ZUGFeRD.
Les entreprises qui fournissent des biens ou des services aux pouvoirs publics doivent en outre émettre et envoyer des factures sous forme électronique. Les factures papier et PDF ne sont plus acceptées dans ce contexte.
À partir du 1er janvier 2027 : envoi obligatoire pour les grandes entreprises
Dans la deuxième phase de l’obligation de facturation électronique, toutes les entreprises allemandes dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 800.000 euros doivent envoyer leurs factures par voie électronique. Ceci s’applique au secteur B2B.
À partir du 1er janvier 2028 : Facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises
A partir de 2028, l’obligation d’envoyer des factures électroniques s’appliquera à toutes les entreprises B2B allemandes a été étendu. L’émission et l’envoi manuels de factures sont ainsi définitivement remplacés par des processus numériques.
Les avantages du traitement numérique des factures
L’introduction de processus de facturation numérique représente une étape importante dans le monde moderne des affaires. Elle va bien au-delà du passage du format papier au format électronique et présente de nombreux avantages qui favorisent l’efficacité, la transparence et la durabilité. Nous allons maintenant examiner plus en détail les aspects clés du traitement numérique des factures et ses implications à grande échelle :
1. économies de temps et de coûts
Le traitement numérique des factures réduit la charge de travail associée aux processus manuels :
- La saisie manuelle des données n’est plus nécessaire: les factures sont automatiquement importées dans le système comptable, ce qui minimise les erreurs humaines.
- Traitement plus rapide: les factures peuvent être validées et traitées en quelques secondes.
- Réduction des coûts de papier et d’impression: les entreprises économisent les dépenses d’impression, d’affranchissement et d’archivage.
On estime que l’automatisation des processus de facturation permet d’économiser jusqu’à 60-80% des coûts générés par les procédures traditionnelles.
2) Amélioration de la conformité et de la sécurité juridique
Grâce à ses formats standardisés, l’e-facture répond à toutes les exigences légales. Les entreprises en bénéficient grâce à :
- Archivage légal: les factures numériques peuvent être stockées conformément aux exigences de la GoBD (principes de tenue et de conservation des livres, registres et documents sous forme électronique).
- Transparence fiscale: la validation automatique des données de facturation permet de s’assurer que les règles fiscales sont respectées.
En outre, le traitement électronique rend le contrôle par les autorités financières plus efficace et plus transparent.
3. durabilité et respect de l’environnement
Le traitement numérique des factures réduit considérablement la consommation de papier, ce qui permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi de préserver l’environnement :
- Préservation des ressources: moins de papier, d’encre d’impression et de consommation d’énergie.
- Réduction du CO₂: suppression des trajets postaux physiques et des dépenses logistiques.
En adoptant des processus numériques, les entreprises peuvent améliorer leur empreinte écologique et se positionner en tant qu’organisation durable.
4. une transparence et une traçabilité accrues
Grâce aux systèmes numériques, toutes les factures peuvent être suivies en temps réel. Les avantages sont notamment
Des audits plus faciles à réaliser: Les audits effectués par des organismes internes ou externes peuvent être réalisés plus rapidement et avec plus de précision.
Meilleure vue d’ensemble: toutes les factures sont stockées de manière centralisée et peuvent être facilement recherchées.
Suivi et suivi de l’état: Les entreprises savent exactement quand une facture a été envoyée, reçue et payée.
5) Évolutivité et intégration
Les processus de facturation numérique s’adaptent facilement aux besoins d’une entreprise en pleine croissance.
Flexibilité face aux variations de volume: Qu’une petite entreprise traite 50 factures par mois ou qu’un grand groupe en traite plusieurs milliers, les systèmes numériques sont évolutifs.
6. minimiser les erreurs et les risques de fraude
Connexion à d’autres systèmes: Les plateformes de facturation numérique peuvent être intégrées aux systèmes ERP et de comptabilité, ce qui optimise l’ensemble du flux de travail.
Le traitement manuel des factures est sujet à des erreurs, telles que des montants erronés, des factures en double ou des erreurs de transmission. Les solutions numériques offrent des avantages considérables dans ce domaine :
Protection contre la fraude: Grâce à des identifiants uniques et à des voies de transmission cryptées, le risque de fraude à la facturation est considérablement réduit.
Validation automatisée: les systèmes vérifient l’exactitude de la forme et du contenu des factures.
Conclusion : un investissement pour l’avenir
L’introduction de la facturation électronique obligatoire n’est pas seulement un défi légal, c’est aussi une opportunité pour les entreprises de moderniser leurs processus internes. Les avantages du traitement numérique des factures, qu’il s’agisse de la réduction des coûts, de la durabilité, de la conformité ou de l’évolutivité, dépassent de loin les efforts de conversion initiaux.
Investir tôt dans les technologies numériques est donc une étape cruciale pour rester compétitif et profiter des gains d’efficacité. Les entreprises qui utilisent l’e-facture comme une opportunité d’optimiser leurs processus de facturation s’assurent non seulement d’un traitement juridiquement sûr, mais posent également les bases d’une organisation pérenne.