Un cahier des charges bien pensé est la clé pour trouver le système de gestion documentaire adapté à votre entreprise. Il permet de clarifier les exigences, de s’orienter sur un marché complexe et facilite le choix du logiciel de GED le plus approprié. Dans cet article, vous apprendrez ce que doit contenir un cahier des charges professionnel et comment le rédiger.
Pourquoi un cahier des charges est indispensable dans un projet DMS
Un cahier des charges détaillé est la pierre angulaire d’un projet de GED réussi. Il aide les entreprises à choisir le système de gestion documentaire (GED) qui correspond le mieux à leurs besoins. Sur un marché de la GED complexe, avec d’innombrables fournisseurs et des fonctionnalités différentes, un cahier des charges fournit une orientation et une structure.
Dans cet article, vous apprendrez comment rédiger un cahier des charges professionnel pour un SGD et quels sont les aspects à prendre en compte.
Vers un bureau sans papier
Un logiciel DMS peut vous permettre de libérer votre bureau de la paperasserie et de réaliser des économies. Mais cette décision vous confronte également à un défi non négligeable : vous devez trouver le système le plus adapté à vos besoins, et ce dans un océan de fournisseurs et de systèmes.
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Qu’est-ce qu’un DMS ?
DMS est l’abréviation du mot système de gestion de documents. Il s’agit d’un système électronique de gestion des documents. Un logiciel DMS permet de capturer, d’archiver, de classer et de traiter des documents et de les relier entre eux. Il prend donc essentiellement en charge l’organisation des documents à l’aide d’un logiciel basé sur une base de données.
La tâche principale d’un système de gestion de documents est l’archivage numérique et centralisé de tous les documents électroniques produits par une administration ou une entreprise. Il accompagne ainsi l’ensemble du cycle de vie d’un document, de sa création à son traitement, jusqu’à son archivage final ou sa suppression.
Un système DMS est généralement modulaire. Différents modules couvrent des domaines de tâches spécifiques. Ils peuvent être intégrés ou non en fonction des besoins.
Conseil : Dans notre guide officiel DMS, vous apprendrez tout ce qu’il faut savoir sur le système de gestion documentaire, notamment les avantages pour votre entreprise, différentes listes de contrôle et bonnes pratiques ainsi qu’un chapitre sur le « Concept d’introduction d’un système de gestion documentaire ».
Le logiciel DMS comme outil de collaboration
Le logiciel DMS est centralisé. Cela signifie que tous les employés travaillent avec les mêmes données correctes. La collaboration interdépartementale est ainsi considérablement améliorée. Les flux de travail deviennent plus transparents et plus efficaces pour toutes les personnes concernées.
Avant le cahier des charges DMS : pourquoi initier un projet DMS séparé ?
La recherche d’un système de gestion documentaire adapté pose de nombreux défis aux entreprises. La mise en place d’un tel système concerne généralement plusieurs départements et a des répercussions importantes sur les processus et les flux de travail internes.
Il est donc judicieux de traiter la recherche d’un système de gestion documentaire approprié comme un projet distinct. Un projet GED dédié permet de créer des structures claires, de définir les responsabilités et de s’assurer que les exigences sont systématiquement enregistrées et classées par ordre de priorité. De plus, l’approche structurée du projet permet une analyse approfondie du marché et un processus de sélection transparent, dans lequel différents fournisseurs et solutions peuvent être comparés de manière ciblée.
Pas à pas vers le cahier des charges DMS
1. définir les objectifs et les exigences
Avant de rédiger un cahier des charges, vous devez savoir quels sont les objectifs que vous poursuivez en mettant en place un système de gestion documentaire. Demandez-vous
- Quels sont les défis actuels en matière de gestion documentaire ?
- Quels sont les processus que vous souhaitez optimiser grâce au DMS ?
- Quels sont les objectifs concrets de l’entreprise qui doivent être atteints par la mise en place du DMS ?
Ces objectifs constituent la base des exigences que vous consignez dans le cahier des charges.
2. description orientée processus
Le cahier des charges ne doit pas se contenter d’énumérer les exigences fonctionnelles, mais s’orienter vers les processus existants. Décrivez en détail la manière dont les documents sont actuellement traités, archivés et transmis. Identifiez les points faibles et réfléchissez à la manière dont un système DMS peut rendre ces processus plus efficaces.
3. impliquer tous les départements
L’introduction d’un système de gestion documentaire concerne généralement l’ensemble de l’entreprise. Il est donc important d’impliquer tous les services et départements concernés dans la rédaction du cahier des charges. Vous vous assurez ainsi que la GED répond aux besoins de tous les services et que les flux de travail interdépartementaux sont améliorés.
4. formuler des exigences plutôt que des solutions
Évitez de donner des solutions techniques concrètes dans le cahier des charges. Concentrez-vous plutôt sur les exigences. Les fournisseurs potentiels peuvent ainsi proposer des solutions plus flexibles et mieux évaluer si leur logiciel répond à vos besoins.
5. prendre en compte les exigences techniques et organisationnelles
Outre les exigences fonctionnelles, les critères techniques et organisationnels doivent également être décrits dans le cahier des charges. Il s’agit notamment
- Interfaces et connexions nécessaires aux systèmes existants
- Exigences de sécurité
- Gestion des utilisateurs et des droits de rôle
- Accords de niveau de service (SLA) et services d’assistance
Modèle de cahier des charges DMS
La structure suivante est un exemple de modèle de cahier des charges DMS que les entreprises peuvent utiliser comme guide. Comme chaque entreprise a des besoins et des processus différents, la structure du cahier des charges peut et doit être adaptée en conséquence.
Introduction :
- Objectif du projet
- Brève description de l’entreprise
Situation actuelle IST :
- Infrastructure informatique existante
- Nombre d’utilisateurs
- Processus et flux de documents
Exigences fonctionnelles :
- Capture et archivage de documents
- Gestion des flux de travail
- Gestion des autorisations et des droits
- Interfaces requises
Exigences non fonctionnelles :
- Exigences de performance
- Exigences de sécurité
- Évolutivité
Exigences organisationnelles :
- Besoin de formation
- Support et maintenance
Calendrier du projet :
- Jalons et échéances
Personne à contacter :
- Personnes responsables au sein de l’entreprise
Conclusion : le cahier des charges, facteur de réussite de la mise en place d’un système de GED
Un cahier des charges professionnel crée la base d’une introduction réussie d’un système de gestion documentaire. Un cahier des charges GED structuré aide les entreprises à choisir le logiciel approprié et constitue une base précieuse pour l’ensemble du projet. Il constitue également un modèle de cahier des charges DMS utile, compréhensible à la fois par les fournisseurs potentiels et les participants internes au projet.
Un concept bien pensé pour l’introduction d’un système de gestion documentaire permet aux entreprises d’optimiser durablement leurs processus et de profiter à long terme des avantages de la numérisation. Utilisez le cahier des charges non seulement comme modèle pour la sélection du fournisseur, mais aussi comme outil pour mettre en œuvre votre introduction de GED de manière systématique et réussie.