DMS-Guide : guide pour les services et les décideurs informatiques

Efficacité, sécurité et pérennité pour votre informatique

Mettre en place un système de gestion documentaire dans l’entreprise

La numérisation des processus documentaires n’est plus une tendance, mais une nécessité pour faire face à la concurrence, répondre aux exigences réglementaires et optimiser l’utilisation des ressources informatiques. Pourtant, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à adopter une approche structurée lors de la sélection et de la mise en place d’un système de gestion documentaire (DMS).

Notre nouveau guide s’adresse tout particulièrement aux services informatiques et aux décideurs informatiques qui sont confrontés au défi de remplacer les processus analogiques ou partiellement numérisés existants par un système de GED moderne et efficace. Il vous propose des recommandations concrètes, des listes de contrôle et des conseils pratiques qui vous permettront de gérer votre projet avec succès.

Pourquoi ce guide est indispensable pour vous en tant que responsable informatique

L’introduction d’un DMS est bien plus qu’un simple déploiement de logiciel. Elle concerne l’ensemble de l’organisation : les processus, les structures de données, les exigences de conformité, sans oublier l’acceptation par vos utilisateurs. Le guide vous aide à maîtriser cette complexité.

✔️ Instructions structurées étape par étape

✔️ Meilleures pratiques issues de projets informatiques dans de nombreux secteurs d’activité

✔️ Listes de contrôle pour l’analyse, la sélection et la mise en œuvre

✔️ Conseils sur l’acceptation et la gestion du changement

✔️ Indicateurs pour mesurer la réussite de votre investissement

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Pour qui ce guide est-il conçu ?

• Responsables informatiques et architectes informatiques ayant des responsabilités techniques
• Les chefs de projet informatique qui gèrent des projets de numérisation
• Consultants en informatique et intégrateurs de systèmes qui conseillent les clients sur les projets de GED
• les équipes de numérisation qui souhaitent transformer les flux de travail et les structures de stockage

Ce qui vous attend dans le guide DMS : de l’analyse à l’évaluation

Préparation stratégique

Apprenez à dresser un inventaire précis de vos processus et systèmes, à impliquer les parties prenantes et à recueillir les exigences de manière structurée. Vous posez ainsi les bases d’une mise en œuvre efficace.

Définition des objectifs & workflows

Le guide montre comment définir des processus théoriques réalistes et exploiter au mieux les possibilités d’un DMS – y compris des exemples pratiques de processus d’entreprise typiques, comme le traitement des factures.

Choix du fournisseur et du système

Vous recevrez une liste de contrôle détaillée des éléments qui comptent vraiment en matière de technologie, d’intégration, d’architecture, de conformité, d’utilisabilité et de support. Vous éviterez ainsi de prendre des décisions erronées et coûteuses.

Mise en œuvre

Du déploiement technique à la migration des données, de la connexion aux interfaces à la mise en service, le guide explique toutes les étapes pertinentes du point de vue de l’informatique.

Évaluation et optimisation

Quels indicateurs vous montrent le succès ? Comment réajuster les choses ? Des indicateurs clés de performance clairs vous permettent de garder une vue d’ensemble du retour sur investissement et de l’amélioration des processus.

Les avantages de la lecture

✅ Une base décisionnelle solide : prenez des décisions concernant la technologie et les fournisseurs sur la base de critères structurés, et non sur la base de promesses faites lors d’un entretien de vente.

✅ Risque de projet minimisé : grâce à une approche structurée, des étapes claires et des indicateurs d’évaluation.

✅ Retour sur investissement rapide : optimisez les flux de travail de manière durable, réduisez les délais d’exécution et améliorez la transparence et la conformité de l’entreprise.

✅ Une grande acceptation par les utilisateurs : Grâce à des stratégies de gestion du changement éprouvées et des conseils pour motiver vos collaborateurs.

✅ Gain de temps : économisez des semaines de recherche personnelle – utilisez les connaissances combinées d’équipes de projet DMS expérimentées.

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DMS pour IT : votre prochaine étape

La mise en place d’un DMS est un projet qui a des répercussions importantes sur les processus, la conformité et les méthodes de travail de tous les collaborateurs. Il vaut la peine de l’aborder de manière systématique et stratégique.

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Extrait du guide DMS

Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents (DMS) – et pourquoi a-t-il sa place dans votre environnement informatique ?

Un DMS ou système de gestion de documents comprend la saisie électronique, le traitement, la gestion et l’archivage légal de documents dans une base de données. Ces documents sont ensuite mis à disposition via le système – chaque membre autorisé de l’organisation peut y accéder en tout lieu et à tout moment via des terminaux appropriés tels qu’un smartphone, une tablette ou un ordinateur de bureau. Les documents électroniques sont directement capturés par le système de gestion des documents, tandis que les documents papier sont facilement introduits dans le système via des scanners de documents.

Indexation des documents

Imaginez la situation comme suit : Vous recherchez une facture spécifique. Vous saisissez donc un mot-clé dans la fonction de recherche du DMS à l’aide de votre tablette, qui a un lien avec la facture, par exemple le numéro de facture ou le nom du client. Vous accédez immédiatement au document correspondant ou à une liste de documents dont le contenu est lié à votre mot-clé. Ce n’est plus qu’une question de secondes avant que l’information souhaitée ne s’affiche sur votre terminal.

Lors de l’enregistrement dans le DMS, chaque document individuel est indexé. Ces mots-clés ou index se réfèrent à des informations pertinentes sur le contenu, telles que le nom d’un donneur d’ordre ou d’un fournisseur, le numéro d’identification d’une machine ou une désignation telle que « bon de livraison » ou « facture ». Les documents papier sont scannés puis également indexés. N’importe quelle information est « autorisée », ce qui vous aide à retrouver facilement le fichier par la suite via l’interface DMS. Dans un DMS moderne, un document peut également être indexé automatiquement, à condition que les solutions logicielles supplémentaires nécessaires soient utilisées – l’utilisateur n’a donc pas besoin de saisir manuellement les données.

Trouver l’information recherchée en quelques secondes

Indexation de documents Imaginez la situation suivante : Vous recherchez une facture spécifique. Vous saisissez donc un mot-clé dans la fonction de recherche du DMS à l’aide de votre tablette, qui a un lien avec la facture, par exemple le numéro de facture ou le nom du client. Vous accédez immédiatement au document correspondant ou à une liste de documents dont le contenu est lié à votre mot-clé. Ce n’est plus qu’une question de secondes avant que l’information souhaitée ne s’affiche sur votre terminal.

Intégration technique dans votre environnement informatique

Étant donné que chaque entreprise utilise une multitude de systèmes (ERP, Outlook, Teams, logiciel de comptabilité financière, etc.), dont certains ont plus à voir avec les documents que d’autres, un DMS dispose des interfaces correspondantes. Cela garantit une intégration transparente afin de transférer les données nécessaires vers le SGD. C’est un avantage évident d’un système de gestion documentaire moderne : il s’adapte à votre architecture système existante et ne nécessite pas de restructuration coûteuse qui pourrait, dans le pire des cas, chambouler la moitié de votre entreprise. Les SGD sont généralement des systèmes techniquement ouverts qui fournissent aux développeurs des interfaces qui peuvent être « exploitées ». Cela signifie que des applications tierces peuvent accéder sans restriction au contenu du DMS et l’utiliser à leurs propres fins, à condition que l’utilisateur ait donné son autorisation. Inversement, le SGD peut également recevoir des données d’applications tierces et les utiliser, par exemple, pour indexer des documents.

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FAQ du guide

Quelle est la taille du guide ?

Le guide comprend plus de 20 pages de connaissances pratiques, de listes de contrôle et de conseils pour les projets.

Le guide est-il vraiment gratuit ?

Oui, le guide est accessible gratuitement pour vous.

Le guide remplace-t-il un conseil professionnel ?

Il vous offre une base solide pour évaluer les fournisseurs de manière structurée et pour préparer votre projet interne de manière optimale. Pour des ateliers de processus plus approfondis, nous recommandons en complément un entretien avec nos experts.

Conclusion : votre clé pour une mise en œuvre réussie de la GED

Un système de gestion documentaire offre d’énormes potentiels : gain de temps, flux de travail plus rapides, sécurité des données et conformité accrues et allègement de votre infrastructure informatique. Mais vous n’obtiendrez ces potentiels qu’avec une analyse claire, une mise en œuvre structurée et un accompagnement professionnel.

Notre guide vous donne les connaissances nécessaires pour mener à bien votre projet de GED du début à la fin. Profitez de stratégies éprouvées et numérisez vos processus de manière durable.

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