Qu’est-ce que la XFacture ?
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XRechnung et l’avenir de la facturation B2B
La facturation électronique prend de plus en plus d’importance dans le monde des affaires. La XFacture joue un rôle central à cet égard, notamment dans le domaine des marchés publics en Allemagne, où elle est devenue un format obligatoire en 2020. C’est l’une des raisons pour lesquelles les entreprises s’intéressent de plus en plus à la X-facture : À partir de 2025, l’e-facture, dont font partie des formats comme XRechnung et ZUGFeRD, sera obligatoire dans le secteur B2B.
Définition :
Qu’est-ce que la XFacture ?
En savoir plus sur l’e-facture La XFacture est une facture électronique structurée au format XML, construite selon un schéma standardisé. En tant que XML, elle est conçue pour être traitée par des systèmes informatiques et n’est pas directement lisible par l’homme. Depuis 2020 déjà, XRechnung est la norme allemande pour les factures électroniques dans le contexte des autorités publiques et donc également pour les relations commerciales entre les entreprises et les autorités publiques (G2C).
Cette structure permet au contenu de la facture d’ être traité automatiquement et électroniquement. Pour les entreprises, cela signifie une plus grande efficacité dans la gestion des factures. Les systèmes tels que les systèmes de gestion de documents (DMS) peuvent enregistrer le contenu, le traiter automatiquement et, en outre, valider immédiatement si la facture a été établie correctement, car le contenu est disponible au format XML et donc sous une forme standardisée.
La facture X est-elle une e-facture ?
Oui, la XFacture est toujours une e-facture. Avec ZUGFeRD, elle fait partie des deux principales normes de facturation électronique en Allemagne. Elle est également la norme de données officielle allemande pour les factures électroniques.
En quoi consiste une XFacture ?
Contient des informations générales sur la facture, telles que le numéro de facture, la date de la facture et les numéros de référence.
des informations sur l’émetteur de la facture, notamment son nom, son adresse, son numéro d’identification fiscale et ses coordonnées.
les informations sur le destinataire de la facture, y compris le nom, l’adresse et éventuellement un numéro de référence du client
Liste détaillée des biens ou services fournis, y compris la description de l’article, la quantité, le prix unitaire et le prix total.
des informations sur les taux et les montants d’imposition appliqués, y compris la catégorie d’imposition concernée.
Le montant total de la facture, toutes taxes comprises.
Les coordonnées bancaires du fournisseur, les conditions de paiement et la date d’échéance.
Depuis 2020 dans l’administration publique,
obligatoire à partir de 2025 également dans le secteur B2B
Dans le secteur B2G (Business to Government), la XFacture est bien établie depuis quelques années. Depuis 2020, tous les pays, communes et administrations sont tenus de pouvoir recevoir, traiter et archiver des factures au format XFR. Dans le secteur B2B également, seuls les formats de factures électroniques conformes à la norme européenne EN 16931, comme XRechnung et la norme ZUGFeRD, pourront être utilisés à l’avenir. Actuellement, environ 4/10 des entreprises allemandes utilisent déjà XRechnung.
Avec l’adoption de la loi sur les opportunités de croissance, l’obligation d’utiliser des factures électroniques est donc également introduite dans les relations commerciales entre entreprises. Certaines périodes de transition sont prévues. A partir du 1er janvier 2025, les entreprises B2B seront déjà obligées de pouvoir recevoir et traiter des factures électroniques.
Périodes de transition pour l’e-facture
Les avantages de la XFacture en un coup d’œil
X Les factures (et les e-factures en général) peuvent être créées en quelques clics avec un logiciel adapté et envoyées directement aux clients, aux partenaires ou aux organismes publics.
L’analyse automatique des factures entrantes et l’extraction des données pertinentes permettent un traitement ultérieur rapide des factures.
Sécurité juridique
XRechnung est conforme à toutes les réglementations européennes en matière de facturation électronique. Les entreprises bénéficient ainsi d’une gestion des factures conforme à la législation.
Des processus optimisés et automatisés réduisent la charge et les coûts de la comptabilité dans l’entreprise.
Sécurité de révision pour un archivage sûr
Les factures X peuvent être sauvegardées dans le système ECM de manière à ce qu’elles soient inaltérables et protégées contre toute manipulation.
Processus sans papier pour la facturation
Tous les processus relatifs aux factures entrantes et sortantes sont entièrement numériques. Cela permet d’éviter les armoires de classement pleines et le travail manuel, par exemple pour traiter les factures à la main ou les retrouver dans les archives.
Intégration dans les systèmes existants
Les solutions logicielles de X-facture s’intègrent généralement de manière transparente dans l’infrastructure informatique existante.
Fonctionnement de la XFacture
La XFacture peut être créée manuellement via un formulaire Web, via un système ERP tel que SAP ou par des prestataires de services externes. L’envoi entre entreprises peut se faire de manière flexible, par exemple par e-mail, tandis qu’il existe des modes de transmission spécifiques pour les pouvoirs publics. Une fois reçue, la facture peut être intégrée de manière automatisée dans le processus de traitement numérique et archivée de manière à garantir la sécurité de l’audit. Voici un aperçu des différentes étapes fonctionnelles :
Il existe plusieurs méthodes de création :
Création manuelle via un formulaire web : Cela peut se faire via un portail tel que le CRE du gouvernement fédéral.
Utilisation d’un prestataire de services externe : un prestataire de services peut se charger de la création.
Création directe à partir d’un système ERP : des systèmes tels que SAP permettent la création directe.
Pour les entreprises ayant peu de factures, la création manuelle via un portail web est suffisante. Pour un volume de factures plus important, il est recommandé d’utiliser un système ERP tel que SAP ou de faire appel à un prestataire de services externe.
Il n’y a pas de règles établies concernant le mode d’envoi des factures entre entreprises. Elles peuvent par exemple être simplement envoyées par e-mail au destinataire. Pour l’envoi à des pouvoirs publics, il existe différentes possibilités de transmission, avec des différences selon que la facture est envoyée à l’État fédéral ou à une autorité régionale.
Les XFactures peuvent par exemple être reçues via le CRE ou le portail OZG-RE (plateforme de réception des factures conforme à la loi sur l’accès en ligne). Elles peuvent également arriver directement dans la boîte aux lettres électronique d’une entreprise. Comme les XFactures sont au format XML, aucune reconnaissance de texte OCR n’est nécessaire, ce qui rend les documents lisibles par une machine. Cela permet d’éviter les erreurs qui pourraient résulter de résultats OCR imprécis.
Toutes les informations de XFacturation peuvent ainsi être intégrées de manière automatisée dans le processus de traitement numérique des factures ainsi que dans le workflow de contrôle et de validation, par exemple avec la solution de dataglobal Group.
Après le traitement automatisé, les XFactures peuvent être archivées de manière à ce qu’elles soient conformes aux exigences de révision, à l’aide d’un système de gestion de documents (DMS). Les factures sortantes doivent également être archivées de manière légale, ce qui est également pris en charge par le DMS.
Conclusion
Télécharger la fiche d’informationEn résumé, la XFacture joue un rôle déterminant dans la gestion numérique des factures et offre en outre aux entreprises des avantages qui vont au-delà de l’introduction obligatoire de l’e-facture. Grâce à sa structure standardisée, elle permet un traitement efficace, automatisé et juridiquement sûr des factures, ce qui réduit considérablement la charge de travail manuel.
L’introduction obligatoire de la facturation électronique dans le secteur B2B à partir de 2025 marque donc une nouvelle étape importante vers un traitement entièrement numérisé et sans papier des processus commerciaux. Les entreprises qui passent rapidement à la XFacture bénéficient d’une optimisation des flux de travail, d’une réduction des coûts et d’une meilleure intégration dans les systèmes informatiques existants.
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