Qu’est-ce qu’une documentation de procédure ?
Demandez conseil maintenantLa documentation des procédures est-elle obligatoire ?
Explication de la documentation de procédure GoBD
Qui doit établir une documentation de procédure ? Et est-ce que la loi l’exige ?
La réponse est claire : oui, pour toute personne soumise à l’obligation de tenir une comptabilité et d’enregistrer des données, la création est prescrite par la loi conformément au GoBD. C’est le cas pour tous les entrepreneurs et les professions libérales en Allemagne. Si la conception de la documentation peut être flexible, elle doit néanmoins être structurée de manière à ce qu’un auditeur puisse la comprendre dans un délai raisonnable.
Que signifie GoBD ou « conforme à GoBD » ?
GoBD est l’abréviation de « Principes de tenue et de conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique et d’accès aux données ». Ces principes, établis par le ministère fédéral des Finances, définissent les exigences en matière de comptabilité informatisée dans les entreprises. La GoBD est entrée en vigueur en 2015.
Être conforme à la GoBD signifie donc que la comptabilité et la conservation des documents fiscaux pertinents sont conformes aux exigences de la GoBD.
Quelles sont les sanctions encourues ?
Sans documentation de procédure, votre comptabilité risque d’être jugée insuffisante. Même si une documentation de procédure existe, mais qu’elle présente des lacunes formelles et matérielles, cela peut poser des problèmes lors d’un contrôle fiscal. Dans le pire des cas, vous risquez une estimation fiscale. Il est donc vivement recommandé de créer une documentation de procédure correcte et minutieuse. Cela présente en outre des avantages pour les entreprises.
Aperçu des avantages de la documentation des procédures
Les avantages pour les entreprises sont nombreux et ont un impact sur différents domaines de l’activité. Ainsi, la documentation des procédures n’est pas seulement utile d’un point de vue juridique, mais contribue considérablement à la stabilité et au développement d’une entreprise.
Sécurité juridique
Une documentation de procédure en bonne et due forme garantit qu’une entreprise respecte les exigences légales, notamment en ce qui concerne la GoBD.
Optimisation des processus
La documentation détaillée des processus permet d’identifier et d’optimiser les processus inefficaces. Il en résulte une efficacité et une productivité accrues au sein de l’entreprise.
Transparence et traçabilité
Tous les processus pertinents et leurs relations sont consignés de manière claire et compréhensible. Cela facilite la compréhension et la traçabilité des processus de travail pour tous les employés.
Maintien des connaissances
Les connaissances de l’entreprise sont systématiquement enregistrées et conservées, même en cas de changement de personnel. Les nouveaux collaborateurs peuvent se familiariser plus rapidement avec l’entreprise car ils ont accès à une documentation complète.
Sécurité de l’audit
En cas de contrôle par les autorités fiscales ou d’audit interne, tous les documents nécessaires sont disponibles rapidement et intégralement. Cela réduit le risque de contestations et de pénalités ou d’estimations fiscales qui en découlent.
Assurance qualité
La documentation standardisée des processus permet de garantir le respect des normes de qualité. Les écarts peuvent être identifiés et corrigés plus rapidement.
Réduction des risques
Des processus clairement définis et documentés permettent d’identifier et de minimiser les risques. Les sources d’erreurs potentielles sont identifiées et peuvent être traitées de manière préventive.
Une communication efficace
Une documentation complète sur les procédures facilite la communication interne, car tous les collaborateurs ont accès au même niveau d’information. Cela favorise une méthode de travail uniforme et réduit les malentendus.
Comment un système de gestion documentaire (DMS) peut-il aider à la documentation des procédures ?
Un système de gestion de documents numériques avec la possibilité d’un archivage inviolable pose les jalons d’une documentation de procédure conforme à la législation. Globalement, un DMS aide à la création et à la maintenance en garantissant ordre, sécurité et efficacité.
Aperçu des principales fonctions DMS
Tous les documents sont stockés et gérés de manière centralisée, ce qui facilite considérablement l’accès et la gestion. Cela permet d’éviter de perdre des documents importants et de les rendre toujours disponibles.
Un DMS offre la possibilité d’archiver les documents de façon à ce qu’ils soient révisables. Cela signifie que les documents ne peuvent plus être modifiés après leur archivage. Pour de nombreux types de documents (contrats, factures, etc.), il est nécessaire de procéder à un archivage avec protection contre les révisions afin de se conformer aux exigences légales.
Un DMS enregistre toutes les modifications et tous les accès aux documents. Il est ainsi toujours possible de savoir qui a effectué quelles modifications et quand, ce qui augmente la transparence.
Un DMS permet de définir des droits et des rôles d’utilisateur afin que seules les personnes autorisées aient accès à certains documents. Les informations sensibles sont ainsi protégées contre tout accès non autorisé.
Grâce à de puissantes fonctions de recherche, les documents peuvent être trouvés rapidement et facilement. C’est particulièrement important lorsque les documents doivent être rapidement disponibles dans le cadre de contrôles ou d’audits internes.
Un DMS aide à standardiser et à documenter les processus, ce qui améliore la cohérence et la qualité du travail.
En conservant et en gérant les documents à long terme, un SGD garantit le respect de toutes les périodes de conservation légales.
La réduction de la consommation de papier et des coûts de stockage, ainsi que les gains d’efficacité de l’administration, permettent de réaliser des économies substantielles.
Documentation sur les procédures
Échantillon
Il n’existe pas de modèle universel pour la rédaction. Les exigences varient en fonction de l’entreprise, du secteur et du cadre juridique. Cependant, plusieurs check-lists librement accessibles contenant les éléments les plus importants peuvent être utiles pour la rédaction – elles sont généralement similaires dans les points suivants :
- Domaine d’application
- Solution de système technique et migration
- Solution logique
- Processus
- Infrastructure informatique
- Sécurité et disponibilité des données
- Autres documentations et contenus pertinents
- Conservation de la documentation des procédures
- Système de contrôle interne (SCI)
Un aspect particulièrement important est le système de contrôle interne (SCI), qui est expressément exigé par les GoBD. Il comprend entre autres la mise à disposition de la documentation des processus dans le cadre du concept de sécurité des données et joue un rôle décisif pour la documentation des procédures. Il appartient à l’entreprise de décider si les tâches du SCI doivent être effectuées manuellement ou à l’aide d’une solution logicielle.
Conclusion
La documentation des procédures est obligatoire pour les entreprises et les indépendants, car ils doivent tenir compte des exigences légales de la GoBD. Mais en même temps, ils bénéficient d’avantages opérationnels découlant de la documentation.
Globalement, la documentation des procédures contribue à la sécurité juridique, à l’optimisation des processus, à la transparence, à la sécurité de l’audit et à la réduction des risques. Un système de gestion de documents (DMS) prend en charge l’archivage à l’épreuve des révisions et facilite la création et la mise à jour de la documentation des procédures grâce à un stockage centralisé, une traçabilité et des contrôles d’accès efficaces.
Un conseil qualifié, idéalement fourni par un conseiller fiscal ou des experts internes, complété par l’assistance technique d’un DMS, facilite considérablement la création et l’utilisation de la documentation de procédure conformément à la loi et est donc fortement recommandé.
Demander une consultation sans engagement