Qu’est-ce que l’archivage sécurisé ?
Contactez-nous maintenantArchivage légal des documents
Les entreprises sont tenues par la loi de conserver les documents pertinents pour leur activité en respectant des critères définis. Il s’agit notamment de documents tels que les factures, les reçus et les contrats. Mais un archivage numérique efficace est aujourd’hui également indispensable pour la sécurité des données. L’archivage sécurisé offre aux entreprises les outils nécessaires pour répondre à ces exigences.
Qu’est-ce que l’archivage sécurisé ?
L’archivage sécurisé signifie qu’un document est stocké de manière à être protégé contre toute modification. Le document est conservé dans l’état dans lequel il a été initialement reçu par l’entreprise pendant une période définie. Si des modifications sont apportées au document, elles sont effectuées sur une copie du document, l’original restant inchangé.
L’archivage sécurisé est un processus important pour répondre aux exigences légales et réglementaires relatives à la preuve et à la traçabilité des données. Ces critères doivent être respectés car les documents commerciaux sont soumis à des périodes de conservation spécifiques auxquelles les entreprises doivent se conformer lors de l’archivage.
Exemples de périodes de conservation des documents fiscaux*.
Par exemple, une période de conservation de 6 ans s’applique aux documents fiscaux tels que
- Contrats,
- les confirmations de commande,
- les polices d’assurance et
- les rappels de paiement.
Une période de conservation de 10 ans s’applique aux documents tels que
- les comptes annuels,
- Inventaires,
- les bilans d’ouverture et
- Factures
*Remarque : cet article ne constitue pas un conseil juridique sur l’archivage correct des documents commerciaux. De plus, les exigences exactes peuvent varier en fonction du pays, du secteur et du type d’entreprise. Il est important de tenir compte des lois et réglementations en vigueur et de consulter éventuellement des experts juridiques ou sectoriels pour s’assurer que l’archivage inviolable est conforme aux normes requises.
Que signifie GoBD ?
Les principes de l’archivage numériquesont définis dans la norme GoBD. L’acronyme signifie « Principes de tenue et de conservation des livres, registres et documents sous forme électronique ». La GoBD s’applique aux entreprises, aux professions libérales et aux indépendants.
Pour permettre une sécurité d’audit selon la GoBD, le système de gestion de documents (DMS) utilisé doit respecter les principes suivants en matière d’archivage:
- Traçabilité et vérifiabilité
- Intégralité
- Exactitude
- Ordre
- Comptabilisation et enregistrement en temps voulu
- Inaltérabilité
Pourquoi faut-il archiver de manière à ce que la révision soit garantie ?
Globalement, l’archivage inviolable est un élément indispensable de la gestion de l’information pour les entreprises et les organisations afin de garantir l’intégrité, la disponibilité et la preuve de leurs données.
Les entreprises doivent se conformer aux réglementations et aux normes de conformité qui exigent un archivage sécurisé. Il s’agit notamment de lois telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou de réglementations spécifiques à certains secteurs d’activité.
L’archivage inviolable garantit que les informations ne peuvent pas être modifiées ultérieurement. Ceci est essentiel pour garantir la preuve des données en cas de litige ou d’audit.
L’archivage inviolable garantit que les données restent inchangées et inviolables tout au long de leur durée de vie. Cela contribue à préserver l’intégrité et l’authenticité des données.
De nombreuses informations doivent être conservées pendant de longues périodes, que ce soit pour des raisons légales ou à des fins historiques. L’archivage avec protection contre les révisions garantit que ces données restent accessibles et lisibles pendant de nombreuses années.
En s’assurant que les données sont archivées de manière à ce qu’elles puissent être révisées, les entreprises peuvent minimiser les risques de perte, de corruption ou de manipulation des données, ce qui renforce la confiance des clients, des partenaires et des autorités de réglementation.
Avantages de l’archivage sécurisé pour les entreprises
Sécurité juridique
La GoBD et le RGPD (mot-clé « protection des données ») donnent des règles claires aux entreprises en réglementant le traitement des documents et des données personnelles. Un système de gestion des documents avec la possibilité d’un archivage sécurisé aide les personnes concernées à respecter ces règles de manière adéquate. Les différents délais applicables aux différents types de documents peuvent également être facilement pris en compte.
Concept de droits personnalisables
Tous les documents ne doivent pas pouvoir être consultés, voire modifiés, par chaque collaborateur. Un concept de droits personnalisable permet de répartir les droits d’accès et de modification afin de protéger les documents de manière optimale.
Intégration facile dans les systèmes existants
Un DMS, y compris un logiciel d’archivage qui permet la sécurité de révision, s’intègre généralement sans problème dans l’environnement informatique existant. Grâce à des interfaces avec différentes applications, les documents peuvent être intégrés sans problème et archivés avec protection contre les révisions si nécessaire.
Inviolabilité de l’archivage inviolable
Les documents ne peuvent pas être modifiés ou supprimés, car ils sont stockés en lecture seule. Les modifications sont enregistrées en tant que nouvelles versions et les accès sont parfaitement consignés. Des droits d’accès et une authentification stricts sécurisent l’accès, tandis qu’un stockage redondant et des sauvegardes régulières protègent les données contre les pertes. L’intégrité des documents est ainsi garantie.
Quels sont les documents qui doivent être archivés de manière à ce qu’ils puissent être révisés ?
La nécessité d’archiver un document de manière à ce qu’il puisse être révisé dépend de plusieurs facteurs, notamment des exigences spécifiques au secteur et des dispositions légales qui s’appliquent à l’entreprise.
Archivage sécurisé avec un système de gestion de documents
Un système de gestion de documents (DMS) constitue la base de l’espace de travail numérique. Il comprend les archives numériques dans lesquelles sont stockés tous les documents de l’entreprise. L’archivage numérique n’est donc pas un logiciel isolé, mais fait partie intégrante d’un DMS.
Le cycle de vie typique d’un document dans un DMS ou un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) est présenté ci-dessous :
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