deutschesee Fisch-manufaktur
Traitement automatisé des factures entrantes
Deutsche See GmbH est le leader du marché des poissons et fruits de mer en Allemagne. Avec environ 1.800 employés répartis sur 20 sites, l’entreprise de Bremerhaven approvisionne environ 35.000 clients du commerce alimentaire de détail, de la gastronomie et du service alimentaire. L’assortiment comprend environ 3.500 articles.
Définition des tâches
Le service comptable central de cette entreprise de l’industrie de la pêche gère le traitement des factures pour plus de 23 succursales et deux sites de production. Chaque année, environ 80.000 tonnes de produits vivants, frais et congelés sont vendus.
La tâche consistait à centraliser la saisie de 60.000 factures entrantes par an et de 10.000 bons de livraison par jour, avec un classement conforme aux règles (GoBD) et une intégration dans le système ERP SAP pour une vérification sûre et efficace des factures. Environ 270 personnes participent au flux de travail du contrôle des factures. Les comptables fournisseurs se chargent de la vérification des factures des 9.500 fournisseurs à l’écran.
Solution
Un traitement des factures a été introduit avec dataglobal CS. Les factures entrantes sont scannées ou traitées sous forme de fichiers PDF si elles existent sous forme papier. Après la numérisation, le système reconnaît dans chaque document les informations pertinentes pour la comptabilisation. Les informations pertinentes pour la comptabilisation sont, entre autres, le numéro de facture et de commande, le fournisseur, le taux et le montant de la TVA ainsi que les conditions de paiement. Une comparaison des données et un contrôle par rapport aux données de base des fournisseurs et au système de commande sont automatiquement effectués. Si le contrôle est concluant, le poste est automatiquement enregistré.
Avantages pour le client
Traitement numérique rapide, automatique et sécurisé des factures. Ce qui prenait auparavant souvent plusieurs semaines est désormais fait en quelques jours. Une réduction significative des coûts ainsi qu’une augmentation de la sécurité des processus et de l’efficacité. Grâce à la transparence des processus commerciaux en cours, de meilleures décisions peuvent être prises et la compétitivité est améliorée.
Département
Comptabilité fournisseurs, achats, ventes, gestion des marchandises (entrepôt)