BE Éléments de construction
Download Success StoryFenêtres et portes de haute qualité « Made in Germany
BE Bauelemente GmbH est un fabricant leader de fenêtres, portes et systèmes de volets roulants haut de gamme et fait partie du groupe Schweiker à Besigheim depuis 2006. Environ 440 employés de BE fabriquent des éléments de construction de la plus haute qualité – 100 % « Made in Germany » – sur deux sites.
Les fenêtres et les portes de BE sont synonymes de précision, de durabilité et de design esthétique. En même temps, elles offrent une sécurité maximale : elles protègent de manière fiable contre les cambrioleurs, le bruit et les intempéries. Des contrôles de qualité réguliers, le label de qualité RAL et une garantie de 20 ans sur les produits de série soulignent cette exigence.
Depuis 2004, BE s’appuie sur le système ECM windream pour gérer de manière fiable et efficace les processus basés sur des documents au sein de l’entreprise.
Situation de départ : classement basé sur le papier avec un effort organisationnel énorme
Avant l’introduction de windream, l’organisation des documents chez BE Bauelemente était entièrement basée sur le papier. De grands conteneurs à dossiers étaient placés directement sur les lieux de travail. Chaque jour, deux à quatre employés s’occupaient exclusivement de trier des dossiers et de les transporter par chariot dans les différents services.
Il y avait régulièrement des retards, car personne ne savait tout de suite où se trouvait un dossier particulier. Il en résultait un travail de recherche important, de longs temps d’attente et, globalement, un net ralentissement des processus.
L’idée initiale du projet chez BE Bauelemente était d’introduire un nouveau système ERP afin de rendre les processus de l’entreprise plus efficaces. Un système ECM tel que windream n’était pas encore prévu à ce stade. Mais la quantité importante de papier, les recherches fastidieuses et le désir d’organiser les processus de travail de manière plus rapide et moderne ont finalement conduit à l’extension du projet à un système de gestion documentaire.
Présentation, capacité d’intégration et adéquation technologique
La décision de choisir windream a été prise après une présentation du produit par Roger David, alors directeur général de windream GmbH (aujourd’hui dataglobal Bochum GmbH). Sa présentation claire et pratique du logiciel a convaincu BE Bauelemente et a montré à l’entreprise comment un système ECM pourrait résoudre ses défis quotidiens.
L’un des points décisifs a été la grande capacité d’intégration: grâce à ses interfaces ouvertes, windream a pu être relié de manière transparente au programme de réclamation existant, développé en interne. La documentation détaillée du SDK a également été très précieuse pour le département informatique, car elle a permis une implémentation technique sans problème. Pour les responsables, il était essentiel que la charge de travail pour les employés reste aussi faible que possible et que les processus soient considérablement simplifiés par windream.
« Ce fut un rendez-vous très agréable. On ne nous a pas fait de promesses excessives, mais on nous a clairement expliqué les possibilités offertes par windream et les avantages que nous pouvions en tirer. Cela a grandement facilité notre décision ».
Mise en œuvre : déploiement rapide avec une adoption croissante
L’introduction et l’implémentation de windream se sont déroulées sans problème. Un membre de l’équipe de projet windream a accompagné le déploiement sur place, de sorte que tous les systèmes ont été opérationnels en peu de temps.
Bien qu’il y ait eu au début une certaine réticence au sein du personnel vis-à-vis du nouveau logiciel, celle-ci s’est rapidement dissipée. Après trois à quatre mois, l’ensemble du projet était terminé, et après six mois au plus tard, plus personne ne voulait se passer de windream. L’acceptation de la part des employés a été très élevée, car la charge de travail a été considérablement réduite et les processus se sont déroulés de manière beaucoup plus efficace.
windream au quotidien : une large utilisation et une augmentation durable de l’efficacité
Depuis le 3 janvier 2004, BE Bauelemente utilise windream de manière productive – directement relié à son système ERP. Aujourd’hui, environ 23,7 millions d’entrées sont enregistrées dans la base de données windream. Le système est depuis longtemps établi dans toute l’entreprise : Outre le service commercial et le service après-vente, pour lesquels windream a été introduit à l’origine, les services du personnel, du marketing, de l’expédition et de la production utilisent aujourd’hui également le système ECM.
L’indexation automatique des documents est particulièrement appréciée par tous les services. Les numéros de clients, par exemple, sont directement disponibles et les informations nécessaires peuvent être consultées en quelques secondes sur tous les sites, y compris par les collaborateurs sur le terrain.
L’année dernière, l’importance du système ECM s’est révélée particulièrement évidente : après une attaque de pirates informatiques, des systèmes centraux ont été soudainement paralysés :
« C’est à ce moment-là que nous avons réalisé à quel point windream était intégré chez nous. L’avantage était que le support de windream nous a immédiatement aidés et a évité des dommages plus importants. Ce fut une expérience très positive pour nous ».
Résultats et valeur ajoutée
Grâce à windream, BE Bauelemente a pu améliorer durablement l’efficacité de son organisation documentaire. Les temps de recherche ont été considérablement réduits, les processus sont aujourd’hui plus rapides et plus sûrs, et tous les services ont un accès direct aux documents qui les intéressent. Les risques d’erreur ont été considérablement réduits grâce à des contrôles systématiques et à un classement uniforme – les erreurs de frappe des collaborateurs appartiennent désormais au passé. Au fil des années, windream est devenu un élément indispensable de l’infrastructure numérique de BE Bauelemente.
Depuis quelques mois, BE Bauelemente utilise la dernière version, windream 9, et en est entièrement satisfait. L’évolution du système assure à l’entreprise la stabilité numérique et la flexibilité nécessaires pour l’avenir.
Conclusion
Grâce à windream, BE Bauelemente a réussi à numériser ses processus chronophages basés sur le papier. De l’archivage fastidieux des dossiers à un système ECM entièrement intégré: cette histoire à succès montre que les processus d’entreprise peuvent être optimisés durablement avec la bonne technologie.