BE Bauelemente
Download Success StoryHochwertige Fenster und Türen „Made in Germany“
Die BE Bauelemente GmbH ist ein führender Hersteller von hochwertigen Fenstern, Türen und Rollladensystemen und gehört seit 2006 zur Schweiker Gruppe in Besigheim. Rund 440 Mitarbeitende der BE fertigen an zwei Standorten Bauelemente in höchster Qualität – zu 100 % „Made in Germany“.
Fenster und Türen von BE stehen für Präzision, Langlebigkeit und ästhetisches Design. Gleichzeitig bieten sie maximale Sicherheit: Sie schützen zuverlässig vor Einbrechern, Lärm und Witterungseinflüssen. Regelmäßige Qualitätsprüfungen, das RAL-Gütesiegel sowie 20 Jahre Garantie auf Serienprodukte unterstreichen diesen Anspruch.
Seit 2004 setzt BE auf das windream ECM-System für die zuverlässige und effiziente Abwicklung von dokumentenbasierten Prozessen im Unternehmen.
Ausgangssituation: Papierbasierte Ablage mit enormem organisatorischem Aufwand
Vor der Einführung von windream war die Dokumentenorganisation bei BE Bauelemente vollständig papierbasiert. Große Mappencontainer standen direkt an den Arbeitsplätzen. Zwei bis vier Mitarbeitende waren jeden Tag ausschließlich damit beschäftigt, Mappen zu sortieren und mit Wagen in die jeweiligen Abteilungen zu bringen.
Dabei kam es regelmäßig zu Verzögerungen, denn niemand wusste auf Anhieb, wo sich eine bestimmte Mappe befand. Dies führte zu einem hohen Suchaufwand, langen Liegezeiten und insgesamt zu einer deutlichen Verlangsamung der Prozesse.
Die ursprüngliche Projektidee bei BE Bauelemente war die Einführung eines neuen ERP-Systems, um die Unternehmensabläufe effizienter zu gestalten. Ein ECM-System wie windream war in dieser Phase noch nicht geplant. Doch der hohe Papieraufwand, die umständliche Suche und der Wunsch, die Arbeitsprozesse schneller und moderner zu organisieren, führten schließlich zur Erweiterung des Projekts um ein Dokumentenmanagementsystem.
Präsentation, Integrationsfähigkeit und technologische Passgenauigkeit
Die Entscheidung für windream fiel nach einer Produktpräsentation durch Roger David, den damaligen Geschäftsführer der windream GmbH (heute dataglobal Bochum GmbH). Seine klare und praxisorientierte Darstellung der Software überzeugte BE Bauelemente und zeigte dem Unternehmen, wie ein ECM-System die täglichen Herausforderungen lösen könnte.
Ein ausschlaggebender Punkt war die hohe Integrationsfähigkeit: windream konnte dank seiner offenen Schnittstellen nahtlos an das bestehende, eigens entwickelte Reklamationsprogramm angebunden werden. Auch die ausführliche Dokumentation des SDK war für die IT-Abteilung von großem Wert, da sie eine reibungslose technische Implementierung ermöglichte. Für die Verantwortlichen war dabei entscheidend, dass der Aufwand für die Mitarbeitenden möglichst gering blieb und die Prozesse durch windream erheblich vereinfacht wurden.
„Es war ein sehr angenehmer Termin. Es wurden keine überzogenen Versprechungen gemacht, sondern die Möglichkeiten von windream und die Vorteile, die sich uns durch die Nutzung bieten, klar erklärt. Das hat unsere Entscheidung stark erleichtert.“
Implementierung: Schnelle Einführung mit wachsender Akzeptanz
Die Einführung und Implementierung von windream verlief reibungslos. Ein windream-Projektmitarbeiter begleitete den Rollout vor Ort, sodass alle Systeme in kurzer Zeit einsatzbereit waren.
Obwohl es anfangs eine gewisse Zurückhaltung in der Belegschaft gegenüber der neuen Software gab, legte sich diese schnell. Nach drei bis vier Monaten war das gesamte Projekt abgeschlossen, und schon nach spätestens sechs Monaten wollte niemand mehr auf windream verzichten. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden war durchweg hoch, da sich der Arbeitsaufwand merklich reduzierte und Prozesse wesentlich effizienter abliefen.
windream im Alltag: Breiter Einsatz und nachhaltige Effizienzsteigerung
Seit dem 03. Januar 2004 nutzt BE Bauelemente windream produktiv – direkt angebunden an das ERP-System. Heute sind rund 23,7 Millionen Einträge in der windream-Datenbank verzeichnet. Das System ist längst unternehmensweit etabliert: Neben dem Vertrieb und Kundendienst, für die windream ursprünglich eingeführt wurde, nutzen heute auch die Bereiche Personal, Marketing, Versand und Fertigung das ECM-System.
Insbesondere die automatische Verschlagwortung der Dokumente wird von allen Abteilungen geschätzt. So sind beispielsweise Kundennummern direkt verfügbar und benötigte Informationen lassen sich standortübergreifend innerhalb von Sekunden abrufen – auch für Mitarbeitende im Außendienst.
Im vergangenen Jahr zeigte sich die Bedeutung des ECM-Systems besonders deutlich: Nach einem Hackerangriff waren zentrale Systeme plötzlich lahmgelegt:
„Da wurde uns erst bewusst, wie umfassend windream bei uns integriert ist. Der Vorteil war: Der Support von windream hat uns sofort geholfen und größeren Schaden verhindert. Das war eine sehr positive Erfahrung für uns.“
Ergebnisse und Mehrwerte
Mit windream konnte BE Bauelemente die Effizienz der Dokumentenorganisation nachhaltig steigern. Suchzeiten wurden deutlich reduziert, Prozesse verlaufen heute schneller und sicherer, und alle Abteilungen haben direkten Zugriff auf die für sie relevanten Unterlagen. Die Fehleranfälligkeit konnte durch systemische Prüfungen und die einheitliche Ablage erheblich minimiert werden – Tippfehler der Mitarbeitenden gehörten somit der Vergangenheit an. Über die Jahre entwickelte sich windream so zu einem unverzichtbaren Bestandteil der digitalen Infrastruktur von BE Bauelemente.
Seit einigen Monaten setzt BE Bauelemente auf die neueste Version, windream 9, und ist rundum zufrieden. Die Weiterentwicklung des Systems sichert dem Unternehmen auch in Zukunft die notwendige digitale Stabilität und Flexibilität.
Fazit
Mit windream hat BE Bauelemente seine papierbasierten, zeitintensiven Prozesse erfolgreich digitalisiert. Von der aufwendigen Mappenablage hin zu einem vollintegrierten ECM-System: Diese Erfolgsgeschichte zeigt, das sich Unternehmensprozesse mit der richtigen Technologie nachhaltig optimieren lassen.