dg docapprove

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Partage numérique de documents dans le système ECM – simple, flexible, traçable

Bienvenue à Data City

Anwendungsfälle

Dans la Data City, nous repensons la numérisation : les processus s’imbriquent intelligemment, les décisions sont prises sans rupture de média et les systèmes parlent le même langage.

Avec dg docapprove, vous intégrez une solution intelligente et facile à utiliser pour le partage de documents numériques directement dans votre système ECM existant – pour des workflows de partage structurés, transparents et efficaces. Le processus s’adapte de manière flexible à vos différents domaines d’expertise et types de documents et est rapidement mis en œuvre.

Qu’est-ce que dg docapprove ?

dg docapprove est un flux de travail configurable pour la révision et la validation numériques de documents dans le système ECM de windream. Le processus numérique est configuré et enchaîné en un clin d’œil à partir de modules de processus prêts à l’ emploi – qu’il s’agisse d’un niveau de validation ou de 15 ! Le processus peut être adapté de manière optimale à vos besoins.

Chaque décision, chaque commentaire, chaque validation – tout est documenté, consigné et traçable de manière transparente dans le système. Vous obtenez ainsi plus de clarté, plus de rapidité et plus de confiance dans vos processus internes. En outre, il vous est plus facile, à vous et à vos collaborateurs, de respecter à tout moment les directives internes relatives aux processus de validation.

Cas d’utilisation typiques

Partage de :

  • Documents contractuels et juridiques
  • Documents comptables et financiers
  • Documents RH
  • Informations techniques et sur les produits
  • les plans de paiement et les demandes d’investissement
  • Documents de marketing et de vente
  • Documents relatifs à l’informatique et à la sécurité

Vos avantages avec dg docapprove

Réduction des processus de traitement

Grâce à des processus automatisés et clairement définis, vous réduisez considérablement les délais de prise de décision. Résultat : plus de confusion sur ce qui doit être validé par qui.

Toujours tout à portée de main

dg docapprove vous guide de manière structurée à travers tous les processus, de sorte qu’aucune tâche, information ou approbation ne se perde, même si de nombreux sujets s’accumulent en même temps chez vous.

Traçabilité

Des indicateurs d’état et des journaux permettent de suivre chaque étape du workflow de validation – pour toutes les parties concernées. Ainsi, vous savez toujours a posteriori qui a effectué quelle action et quand, et quel est le statut de validation actuel.

Des responsabilités claires

Une répartition des tâches basée sur les rôles réduit les demandes de précisions et minimise les efforts de coordination.

Intégration transparente

dg docapprove s’intègre parfaitement dans votre architecture ECM existante, sans aucun système supplémentaire ni rupture de média.

Respect des exigences de conformité et d’archivage

dg docapprove vous aide à respecter de manière cohérente les directives internes ainsi que les obligations légales en matière de conformité et d’archivage en liaison avec votre ECM windream sécurisé pour les audits.

Exemples de cas d’utilisation de dg docapprove

Exemple 1 : vérification automatisée des offres

Une offre est transférée depuis l’ERP. Le processus de validation démarre alors automatiquement. En vertu du principe du double contrôle, l’offre est vérifiée et validée par deux collaborateurs de l’Inside Sales. Si vous le souhaitez, l’équipe ou la direction reçoit un e-mail automatique avec des informations sur le résultat après la validation.

Exemple 2 : Validation du contrat avec avis

Un projet de contrat doit être validé. Le processus est alors déclenché par l’utilisateur au moment approprié. Le responsable du service commente(avis), puis le service de gestion des contrats en prend connaissance. Ensuite, un membre de l’équipe du service des contrats procède à l’examen et la validation finale est effectuée par le chef d’équipe. Le processus peut être facilement étendu et adapté à toutes les étapes souhaitées.

Exemple pratique : libération de documents chez un constructeur de machines

Dans une entreprise de construction mécanique de taille moyenne employant 350 personnes, la vérification de la documentation technique et des offres se faisait jusqu’à présent par e-mail, par impression et par dossiers en circulation – avec des retards, des demandes de précisions et un manque de traçabilité. De nombreux contenus sont restés en suspens ou ont même disparu.

Avec dg docapprove, les validations sont aujourd’hui numériques, structurées et traitées directement dans windream ECM. Des workflows standardisés et configurés individuellement avec des responsabilités claires, des notifications automatiques et une journalisation complète garantissent :

  • Jusqu’à 30 % de libération plus rapide (de 7 à moins de 5 jours)
  • Plus de 60% de demandes de renseignements en moins
  • Transparence maximale sur le statut, les intervenants et le contenu

Plus rien ne se perd – les responsables sont automatiquement déclenchés et tout le monde reste toujours informé. dg docapprove rend les partages non seulement numériques, mais aussi plus productifs, plus sûrs et plus durables.

Data City : où les décisions convergent numériquement

dg docapprove montre comment cela fonctionne : votre partage de documents numériques fait partie d’une structure en réseau dans laquelle les informations circulent, les responsabilités sont clairement définies et les décisions peuvent être suivies à tout moment. Les tâches sont confiées de manière fiable à la bonne personne et les décisions sont prises de manière structurée et compréhensible.

Ainsi, « Veuillez signer et transmettre » devient un processus numérique avec clarté, rapidité et engagement. Et c’est précisément ce qui fait la différence entre la simple numérisation des processus et la véritable transformation numérique.

Autonome ou au sein de la Data City

La solution dg docapprove peut être utilisée de manière autonome ou en combinaison avec d’autres produits dg . La solution s’intègre ainsi parfaitement dans l’infrastructure de la Data City et illustre la modularité de notre portefeuille, dont les entreprises profitent particulièrement – grâce à des processus intégrés, des efforts de coordination réduits et une stratégie de numérisation évolutive et à l’épreuve du temps.

C’est la souveraineté numérique. C’est Data City.

Prêt pour les libérations modernes ?

Découvrez à quel point le partage de documents numériques peut être simple et efficace aujourd’hui. Que ce soit au sein de petites équipes ou d’organisations complexes, dg docapprove vous permet d’apporter une valeur ajoutée à votre entreprise.

  • ordre,
  • Tempo
  • et la transparence

dans vos processus de validation.

Entretien préliminaire gratuit de 15 minutes

Vous souhaitez améliorer l’efficacité de votre entreprise, optimiser la gestion de vos documents ou sécuriser le travail mobile de vos collaborateurs ? Réservez dès maintenant votre entretien préliminaire gratuit et bénéficiez de conseils sans engagement. Vous pouvez également envoyer une demande via notre formulaire si vous avez besoin de plus d’informations ou si vous souhaitez une autre date.

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