windream for Microsoft Teams

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Revisionssichere Archivierung Ihrer Dateien aus MS Teams und SharePoint.

MS Teams Chats archivieren – Warum ist das wichtig?

Microsoft Teams und SharePoint sind aus dem modernen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Seit dem Homeoffice-Boom und einer zunehmend dezentralen Zusammenarbeit setzen Millionen von Unternehmen auf diese Plattformen, um ihre interne Kommunikation und Dateiverwaltung möglichst effizient zu organisieren.

Was dabei oft übersehen wird: Die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung geschäftsrelevanter Informationen gelten auch hier – und werden von den Standardfunktionen dieser Tools nicht erfüllt. Teams Chats archivieren, MS Teams archivieren, oder sogar komplette Teams Teams archivieren – diese Anforderungen lassen sich mit den Bordmitteln von Microsoft nur unzureichend umsetzen.

Doch wie sollten Unternehmen vorgehen, um sich rechtlich abzusichern? Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit der Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung ist die Antwort.

Erfahren Sie jetzt mehr über das windream DMS der dataglobal Group.

Compliance-Risiko durch MS Teams und SharePoint

Die zunehmende Nutzung von Microsoft Teams und SharePoint als Ersatz für klassische E-Mail-Kommunikation birgt erhebliche rechtliche Risiken: Kurznachrichten und geteilte Dateien werden oft ohne revisionssichere Archivierung abgelegt und können jederzeit – teils unbemerkt – gelöscht werden. Dadurch fehlen wichtige Nachweise, gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden verletzt, und die Nachvollziehbarkeit geschäftsrelevanter Vorgänge geht verloren.

Da auch Chats rechtlich wie E-Mails zu behandeln sind, drohen bei Verstößen empfindliche Konsequenzen:

  • Bußgelder bei DSGVO-Verstößen
  • Rechtsnachteile in Streitfällen
  • Persönliche Haftungsrisiken für die Geschäftsführung

Besonders kritisch wird es, wenn die genutzten Cloud-Dienste keine transparente oder manipulationssichere Datenhaltung gewährleisten – ein Szenario, das nicht nur Großunternehmen, sondern zunehmend auch Mittelständler betrifft.

Mockup Logo windream

MS Teams Chat archivieren mit windream

Mit windream sind Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite – und profitieren von vielen weiteren Vorteilen einer modernen DMS Software. Als etabliertes Dokumentenmanagementsystem bietet windream eine vollständig integrierte Lösung zur revisionssicheren Archivierung aller relevanten Inhalte aus Microsoft Teams und SharePoint – unabhängig von der Microsoft-Cloud.

Features im Überblick

  • Vollständiger Zugriff auf alle Dokumente und Chatinhalte aus offiziellen Teams-Kanälen – sowohl direkt in Microsoft Teams als auch im windream DMS.
  • Revisionssichere Archivierung aller relevanten Inhalte sorgt für maximalen Schutz und eine rechtssichere Ablage.
  • Speicherung Ihrer Teams-Daten erfolgt vollständig unabhängig von der Microsoft-Cloud – dank der autarken Datenhaltung in windream.
  • Erweiterbare Funktionalität: Binden Sie bei Bedarf zusätzliche Lösungen wie etwa ein digitales Aktenmanagement direkt in Teams ein.
  • Wahrung der Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden durch Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderungen gemäß EU-DSGVO bei privaten Chats.

Mehrwert durch Informationsmanagement und Integration

MS Teams ist ein weiterer Kanal mit wichtigen Informationen, die unbedingt im DMS zusammengebracht werden müssen – gemeinsam mit dem gesamten anderen Wissen des Unternehmens. Nur so entsteht ein vollständiges, nachvollziehbares und rechtssicheres Informationsmanagement.

Doch windream kann weitaus mehr, denn es lassen sich über Microsoft Teams hinaus auch weiterführende Anwendungen integrieren – zum Beispiel:

  • Digitale Aktenlösungen zur Kunden-, Personal- oder Vertragsverwaltung.
  • Workflow-Lösungen wie automatisierte Rechnungsprüfung mit windream BPM.
  • Dokumentensuche und -bearbeitung – schnell und intuitiv.

So wird windream zur zentralen Informationsdrehscheibe Ihres Unternehmens und verwandelt Microsoft Teams in ein rechtssicheres, effizientes Arbeitsumfeld – ohne Medienbrüche, ohne Risiko.

Fazit: Teams & SharePoint brauchen rechtssichere Ergänzung

Microsoft Teams und SharePoint sind leistungsfähig, aber nicht rechtssicher. Ohne ein ergänzendes Dokumentenmanagementsystem wie windream riskieren Unternehmen Datenverlust, Compliance-Verstöße und rechtliche Probleme.

Bleiben Sie mit windream rechtlich auf der sicheren Seite – gerne beraten wir Sie zu allen weiteren Fragen.

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