Universität St. Gallen
Download Success StoryRaum-management neu gedacht
Wie vysoft den Anforderungen eines modernen Universitätsbetriebs gerecht wird
Mit dem Neubau eines innovativen Universitätsgebäudes sah sich die Universität St.Gallen mit der dringenden Notwendigkeit konfrontiert, ein leistungsfähiges und flexibles System zur Verwaltung von Räumen und Buchungen einzuführen. Die zuvor eingesetzte Lösung konnte den gestiegenen Anforderungen in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit und technische Integration nicht mehr gerecht werden.
Gerade im universitären Alltag, in dem sich Raumanforderungen schnell ändern können und eine Vielzahl von Stakeholdern beteiligt ist, muss ein Raummanagementsystem sowohl robust als auch flexibel sein. Die Entscheidung fiel auf vysoft RMS, eine SharePoint-basierte Lösung der dataglobal Group, die speziell aufs olche Herausforderungen zugeschnitten ist.
Neue Anforderungen brauchen neue Lösungen
Das neu errichtete Universitätsgebäude war nicht nur architektonisch modern, sondern auch organisatorisch anspruchsvoll: Hohe Nutzungsfrequenz, flexible Raumkonzepte und wechselnde Anforderungen verschiedener Fachbereiche und interner Nutzergruppen machten eine einfache und gleichzeitig leistungsfähige Lösung erforderlich.
„Es musste einfach sein, es musste intuitiv sein und sich schnell auf bestehende Strukturen anwenden lassen – genau das bietet vysoft.“– Sandro Rueegg, Universität St. Gallen
Die Möglichkeit, vysoft nahtlos in die bestehende Microsoft-365-Infrastruktur zu integrieren, war ein zentraler Faktor für die Entscheidung. Bestehende Systeme konnten angebunden, Prozesse digitalisiert und interne Workflows effizienter gestaltet werden. Die Universität profitierte dabei besonders von der SharePoint-Grundlage der Lösung, wodurch bestehende Datenstrukturen erhalten und genutzt werden konnten.
Eine schnelle und reibungslose Einführung
Die Implementierung des Systems verlief, trotz der Komplexität des Projekts, bemerkenswert reibungslos. Das lag nicht nur an der Flexibilität des Produkts, sondern auch an der engen und lösungsorientierten Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam von vysoft. Individuelle Anforderungen konnten rasch berücksichtigt werden. In manchen Fällen wurden sogar kundenspezifische Erweiterungen umgesetzt – ein Beweis für die Anpassungsfähigkeit und Serviceorientierung.
Gerade in Bezug auf die Betreuung und den technischen Support hebt die Universitätdie Zusammenarbeit besonders positiv hervor:„Der Support war sensationell – das hatten wir bei unserer vorherigen Lösung nicht.“ – Sandro Rueegg, Universität St. Gallen
Die Projektbeteiligten lobten insbesondere die Erreichbarkeit, Lösungsorientierung und technische Kompetenz des vysoft-Teams. Herausforderungen wurden schnell identifiziert und gemeinsam behoben, was den Implementierungsprozess zusätzlich beschleunigte.
Verbesserungen im Alltag und flexible Nutzung
Nach der Einführung von vysoft RMS zeigte sich schnell ein spürbarer Mehrwert für den Universitätsbetrieb. Die tägliche Arbeit in der Raumplanung wurde deutlich vereinfacht, Buchungsprozesse effizienter gestaltet und die Transparenz über Raumnutzung erhöht. Auch individuelle Anwendungsfälle konnten ohne größeren
Aufwand umgesetzt werden – etwa bei der Organisation von Veranstaltungen oder der Verwaltung temporärer Raumbelegungen.
Das System zeigte sich dabei nicht nur funktional zuverlässig, sondern auch anpassungsfähig in der täglichen Praxis. Anwendungsbereiche, die ursprünglich nicht im Standardumfang vorgesehen waren, konnten durch kreative Erweiterung und Nutzung bestehender Funktionen erschlossen werden.
„Wir möchten sicher bei vysoft bleiben – die Ausrichtung ist ganz klar.“
Ein Projekt mit
Zukunfts-perspektive
Obwohl vysoft derzeit nur in einem Teil des Campus eingesetzt wird, zeigt sich das Team der Universität überzeugt von der Lösung. Die Erfahrungen im neuen Gebäude gelten intern als Benchmark für modernes Raummanagement. Zwar kann zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Entscheidung über eine campusweite Einführung getroffen werden, doch die Weichen sind gestellt.
Die Einführung von vysoft RMS an der Universität St. Gallenzeigt exemplarisch, wie durchdachte Softwarelösungen inVerbindung mit partnerschaftlicher Zusammenarbeit zuechten Erfolgsmodellen im Bildungsbereich werden können –schnell, effizient und nachhaltig.