Université de Saint-Gall
Download Success StoryLa gestion de l’espace repensée
Comment vysoft répond aux exigences d’un fonctionnement universitaire moderne
Avec la construction d’un nouveau bâtiment universitaire innovant, l’université de Saint-Gall a été confrontée à la nécessité urgente de mettre en place un système performant et flexible de gestion des salles et des réservations. La solution utilisée précédemment ne pouvait plus répondre aux exigences accrues en termes de convivialité, d’adaptabilité et d’intégration technique.
Dans le contexte universitaire actuel, où les exigences en matière d’espace peuvent changer rapidement et où de nombreuses parties prenantes sont impliquées, un système de gestion de l’espace doit être à la fois robuste et flexible. Le choix s’est porté sur vysoft RMS, une solution basée sur SharePoint de dataglobal Group, spécialement conçue pour relever ces défis.
De nouvelles exigences nécessitent de nouvelles solutions
Le bâtiment universitaire nouvellement construit n’était pas seulement moderne sur le plan architectural, il était également exigeant sur le plan organisationnel : une fréquence d’utilisation élevée, des concepts d’espace flexibles et des exigences changeantes de différents départements et groupes d’utilisateurs internes nécessitaient une solution à la fois simple et performante.
« Il fallait que ce soit simple, intuitif et rapidement applicable aux structures existantes – c’est exactement ce que propose vysoft. »- Sandro Rueegg, Université de Saint-Gall
La possibilité d’intégrer vysoft de manière transparente dans l’infrastructure Microsoft 365 existante a été un facteur clé de la décision. Les systèmes existants ont pu être connectés, les processus ont été numérisés et les flux de travail internes ont été conçus de manière plus efficace. L’université a particulièrement profité de la base SharePoint de la solution, ce qui lui a permis de conserver et d’utiliser les structures de données existantes.
Une mise en place rapide et sans heurts
Malgré la complexité du projet, la mise en œuvre du système s’est remarquablement bien déroulée. Cela n « était pas seulement dû à la flexibilité du produit, mais aussi à la collaboration étroite et orientée vers les solutions avec l » équipe de développement de vysoft. Les exigences individuelles ont pu être rapidement prises en compte. Dans certains cas, des extensions spécifiques au client ont même été mises en œuvre – une preuve de la capacité d’adaptation et de l’orientation service.
L’université souligne le caractère particulièrement positif de la collaboration en ce qui concerne le suivi et le support technique : « Le support a été sensationnel – nous n’avions pas cela avec notre solution précédente ». – Sandro Rueegg, Université de Saint-Gall
Les participants au projet ont particulièrement apprécié la disponibilité, l’orientation solution et l’expertise technique de l’équipe vysoft. Les défis ont été rapidement identifiés et résolus ensemble, ce qui a encore accéléré le processus de mise en œuvre.
Améliorations au quotidien et utilisation flexible
Après la mise en place de vysoft RMS, une valeur ajoutée tangible est rapidement apparue pour le fonctionnement de l’université. Le travail quotidien dans la planification des salles a été considérablement simplifié, les processus de réservation ont été rendus plus efficaces et la transparence sur l’utilisation des salles a été améliorée. Des cas d’utilisation individuels ont également pu être mis en œuvre sans grand effort
– par exemple pour l’organisation d’événements ou la gestion des réservations temporaires de salles.
Le système s’est révélé non seulement fiable sur le plan fonctionnel, mais également adaptable dans la pratique quotidienne. Des domaines d’application qui n’étaient pas prévus à l’origine dans le périmètre standard ont pu être exploités grâce à une extension créative et à l’utilisation des fonctions existantes.
« Nous souhaitons certainement rester chez vysoft – l’orientation est très claire ».
Un projet avec une perspective d’avenir
Bien que vysoft ne soit actuellement utilisé que dans une partie du campus, l « équipe de l’université se dit convaincue par la solution. L’expérience acquise dans le nouveau bâtiment est considérée en interne comme une référence en matière de gestion moderne de l’espace. Bien qu’aucune décision ne puisse être prise à l’heure actuelle concernant un déploiement à l » échelle du campus, la voie est tracée.
L’introduction de vysoft RMS à l’Université de Saint-Gall montre de manière exemplaire comment des solutions logicielles bien conçues, associées à une collaboration partenariale, peuvent devenir de véritables modèles de réussite dans le domaine de l’éducation – rapidement, efficacement et durablement.