Digitale Archivierung mit windream

Ihre zuverlässige Lösung für digitale Dokumentenarchivierung
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  • Revisionssichere Archivierung

  • Schnelle und effiziente Dokumentensuche

  • Digitales Archiv und DMS in einem Produkt

Anforderungen an die digitale Archivierung für Unternehmen

Ein modernes digitales Archiv muss viele Anforderungen erfüllen, um effektiv, sicher und rechtskonform zu arbeiten. Es geht nicht nur um die Ablage von Dokumenten, sondern um die schnelle, sichere und gesetzestreue Verwaltung aller relevanten Unternehmensdaten.

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Revisionssichere Archivierung

  • Schutz vor unbefugtem Zugriff: Archivierte Informationen sind stets sicher vor externen Bedrohungen.

  • Manipulationssicherheit: Garantierte Unveränderlichkeit aller geschäftsrelevanten Dokumente.

  • Rechtskonformität: Erfüllt die Anforderungen der GoBD und der EU-DSGVO für gesetzeskonforme Archivierung.

  • Nachvollziehbarkeit: Jeder Zugriff auf archivierte Daten wird protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar.

Fristen einhalten & Lebenszyklusverwaltung

  • Gesetzlich festgelegte Fristen: Archivieren Sie alle geschäftsrelevanten Dokumente, wie Rechnungen und E-Mails, fristgerecht gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

  • Automatisierte Verwaltung: Mit der integrierten Lebenszyklusverwaltung von windream steuern Sie automatisch, wie lange Dokumente aufbewahrt und wann sie gelöscht werden müssen.

  • Rechtskonforme Aufbewahrung: Sicherstellen, dass kein Dokument vor Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gelöscht wird.

Schnelle Dokumenten-Recherche

Mit dem windream Hochleistungsarchiv finden Sie Dokumente in Echtzeit – schnell und präzise.

  • Vielfältige Suchoptionen für eine exakte Trefferliste

  • Wiederkehrende Suchen speichern und mit einem Klick erneut ausführen

  • Maximale Effizienz: Kein langes Suchen mehr, direkt zum Ziel

  • Volltextsuche und Metadatenabgleich für noch genauere Ergebnisse

So wird die Suche nach relevanten Informationen zum Kinderspiel, ganz ohne Zeitverlust.

Mehr Effizienz im Büro

Mit der digitalen Archivierung steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen erheblich. Zeitaufwändiges Suchen entfällt, alles ist sicher und schnell zugänglich. Dabei erfüllen Sie selbstverständlich alle gesetzlichen Anforderungen, sowohl für E-Mails als auch für andere sensible Unternehmensdaten. So sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern verschaffen sich auch einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Lebenszyklus-verwaltung

Die Lebenszyklusverwaltung in windream legt fest, wie lange Dokumente bearbeitbar sind und wann sie automatisch revisionssicher archiviert werden – mit individuell definierbaren Regeln für berechtigte Anwender.

  • Revisionssicherheit schützt vor ungewolltem Löschen,

  • Rechtekonzepte regeln den Zugriff,

  • umfassende Suchfunktionen sichern den schnellen Zugriff auf Informationen.

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Was Sie digital archivieren können

In der digitalen Welt geht es längst nicht mehr nur darum, Dokumente einfach zu speichern – es geht darum, Informationen sicher, effizient und dauerhaft verfügbar zu halten. Ein elektronisches Archiv ersetzt dabei nicht das physische Original, speichert aber dessen digitale Version in strukturierter und rechtssicherer Form.

Alles, was in digitaler Form vorliegt, lässt sich grundsätzlich archivieren.

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Hier finden Sie Beispiele:

  • E-Mails, Geschäftsbriefe, Faxnachrichten

  • Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen

  • Gescannte Dokumente aus Altdatenbeständen

  • Fotos, Videos, Audio-Dateien

  • CAD-Zeichnungen und technische Unterlagen

  • Dateien in Formaten wie PDF, DOCX, XLSX, JPEG, PNG u. v. m.

  • Daten aus ERP- und CRM-Systemen

Mit einem modernen Archivsystem sind Ihre digitalen Informationen sicher, auffindbar und dauerhaft verfügbar

Kostenloses 15-minütiges Vorgespräch

Möchten Sie Prozesse optimieren, Ihre Dokumentenverwaltung verbessern oder den mobilen Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden sicherer gestalten? Dann ist unser kostenloses 15-minütiges Vorgespräch der ideale erste Schritt.

In diesem Gespräch:

  • Klären wir Ihre Ziele und Herausforderungen

  • Geben wir Ihnen erste, konkrete Handlungsempfehlungen

Anschließend planen wir einen weiteren Termin für eine detaillierte Beratung.


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