Seit 2004 sind Unternehmen nach §167 SGB IX dazu verpflichtet, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten, wenn Mitarbeitende innerhalb eines Jahres mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig waren. Doch viele Unternehmen setzen weiterhin auf Excel-Tabellen, um diesen gesetzlich vorgeschriebenen Prozess zu dokumentieren. Diese Vorgehensweise birgt jedoch erhebliche Risiken: Manuelle Dateneingabe, fehlende Datenschutzkonzepte, unzureichende Prozessautomatisierung und eine nicht revisionssichere Dokumentation können gravierende Folgen haben. 

Mit vysoft BEM erhalten Unternehmen eine umfassende, digitale Lösung, die alle Anforderungen an ein strukturiertes und gesetzeskonformes BEM erfüllt. Warum also ist eine spezialisierte Software einer Excel-Lösung in jeder Hinsicht überlegen? 

Warum ein strukturiertes BEM wichtig ist 

Ein gut organisiertes Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist weit mehr als eine gesetzliche Verpflichtung – es ist ein essenzielles Instrument für Unternehmen, um langfristig die Gesundheit und Produktivität ihrer Mitarbeitenden zu sichern. 

Jährlich fallen in Unternehmen zahlreiche Arbeitsstunden durch langfristige Erkrankungen aus. Ein fehlendes oder schlecht dokumentiertes BEM kann dazu führen, dass wertvolle Fachkräfte dauerhaft ausfallen oder sich nicht mehr in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Zudem besteht das Risiko, dass rechtliche Konsequenzen drohen, insbesondere im Falle von Kündigungsschutzklagen. 

Unternehmen, die ein strukturiertes BEM etablieren, profitieren von:  

• Frühzeitiger Erkennung von gesundheitlichen Problemen 
  Durch eine systematische Erfassung von Fehlzeiten können problematische Entwicklungen frühzeitig identifiziert werden. 
• Nachhaltiger Wiedereingliederung von Mitarbeitenden 
  Individuell angepasste Maßnahmen unterstützen eine erfolgreiche Rückkehr in den Arbeitsalltag. 
• Senkung von Fehlzeiten und Produktivitätsverlusten 
  Ein effizientes BEM trägt dazu bei, Arbeitsausfälle zu minimieren und wirtschaftliche Schäden zu verhindern. 
• Minimierung von rechtlichen Risiken 
  Eine lückenlose Dokumentation schützt Unternehmen vor arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen. 
• Stärkung der Arbeitgebermarke und Mitarbeiterbindung 
  Unternehmen, die sich aktiv um das Wohl ihrer Mitarbeitenden kümmern, steigern ihre Attraktivität als Arbeitgeber. 

Excel vs. vysoft BEM – Wo liegen die Schwächen von Excel? 

1. Fehleranfällige manuelle Dateneingabe 
Excel erfordert häufig die manuelle Pflege von Listen, wodurch es zu Datenverlust, Fehlern oder Unstimmigkeiten kommen kann. vysoft BEM hingegen automatisiert die Identifikation von BEM-berechtigten Mitarbeitenden anhand von Fehlzeitendaten und minimiert den administrativen Aufwand. 

2. Mangelnde Rechtssicherheit & Datenschutzrisiken 
Eine gesetzeskonforme Dokumentation erfordert revisionssichere Speicherung und Datenschutzkonzepte. Excel-Tabellen bieten keine differenzierten Zugriffsrechte oder protokollierte Änderungshistorien, was das Risiko von Datenlecks erhöht. vysoft BEM gewährleistet eine sichere, rollenbasierte Zugriffskontrolle und eine automatische Versionierung. 

3. Keine Prozessautomatisierung & Integration 
Excel kann weder automatisch Erinnerungen versenden noch Termine koordinieren. vysoft BEM unterstützt Unternehmen durch eine digitale Verwaltung, automatisierte Einladungen, Terminplanung und die Anbindung an bestehende HR- und Zeiterfassungssysteme (z. B. SAP HCM, Sage oder Datev). 

4. Fehlende Dokumentationsmöglichkeiten & Berichterstattung 
Excel bietet keine umfassende Nachverfolgbarkeit, wodurch wichtige Schritte und Entscheidungen im BEM-Prozess verloren gehen können. vysoft BEM ermöglicht eine detaillierte Dokumentation, inklusive automatisch generierter Vorschlagslisten, Serienbriefen und Berichten. 

Kernfunktionen von vysoft BEM 

Mit vysoft BEM wird der gesamte BEM-Prozess digital, strukturiert und effizient durchgeführt:

• Automatische Identifikation von BEM-Fällen 
  Das System erkennt automatisch Mitarbeitende, die die Kriterien für ein BEM erfüllen. 
• Erstellung & Versand von Einladungen 
  BEM-Einladungen werden systemgestützt generiert und revisionssicher dokumentiert. 
• Effiziente Terminplanung & Aufgabenverwaltung 
  BEM-Gespräche und Wiedereingliederungsmaßnahmen können direkt in der Software koordiniert werden. 
• Sichere Einbindung relevanter Anspruchsgruppen 
  Betriebsrat, Betriebsarzt oder Schwerbehindertenvertretung können bedarfsgerecht eingebunden werden. 
• Revisionssichere Dokumentation & Abschlussberichte 
  Alle Schritte werden transparent und sicher gespeichert, um eine lückenlose Nachverfolgbarkeit zu ermöglichen. 
• Nahtlose Integration mit MS SharePoint & Microsoft 365 
  Durch die enge Verzahnung mit Microsoft-Technologien lässt sich vysoft BEM direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung einbinden. 

Fazit: Excel ist keine Alternative zu einer professionellen BEM Software 

Unternehmen, die weiterhin auf Excel setzen, riskieren fehlende Rechtssicherheit, ineffiziente Abläufe und hohe administrative Aufwände. Eine spezialisierte BEM-Software wie vysoft BEM sorgt für eine gesetzeskonforme, sichere und transparente Abwicklung des BEM-Prozesses. 

Excel mag auf den ersten Blick eine kostengünstige Lösung sein, doch langfristig führt es zu höheren Betriebskosten durch manuelle Prozesse, Fehleranfälligkeit und Sicherheitsrisiken. Unternehmen setzen sich zudem einem erheblichen rechtlichen Risiko aus, wenn sie die gesetzlichen Dokumentationspflichten nicht vollumfänglich erfüllen. 

Mit der vysoft BEM Software profitieren Unternehmen von automatisierten Prozessen, einer sicheren Dokumentation und einer optimalen Integration in bestehende IT-Strukturen. Die Software bietet eine nachhaltige Lösung, um den BEM-Prozess effizient zu steuern, Mitarbeitende optimal zu unterstützen und rechtliche Risiken zu minimieren. 

Nutzen Sie jetzt die Vorteile der digitalen BEM Software von vysoft und profitieren Sie von einer effizienten, automatisierten und rechtssicheren Verwaltung des BEM-Prozesses. 

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In der heutigen Arbeitswelt sind Unternehmen nicht nur wirtschaftlichen Herausforderungen ausgesetzt, sondern auch der Verantwortung, ihre Mitarbeitenden bestmöglich zu unterstützen. Gerade im Krankheitsfall ist es wichtig, Betroffene systematisch und nachhaltig wieder in den Arbeitsprozess zu integrieren. Hier setzt das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) an, das nach §167 SGB IX verpflichtend ist.

Mit einer spezialisierten BEM Software lassen sich diese Prozesse effizient und gesetzeskonform abbilden. Doch wie genau kann eine Softwarelösung Unternehmen dabei helfen, Mitarbeitende erfolgreich wiedereinzugliedern?

Die Bedeutung eines strukturierten BEM-Prozesses

BEM ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern bietet auch ganz konkrete Vorteile für Unternehmen und deren Mitarbeitende. Eine strukturierte Wiedereingliederung kann helfen,  

• langfristige Ausfälle zu vermeiden,
• Arbeitsfähigkeit wiederherzustellen und damit
• die Produktivität im Unternehmen zu sichern.

Für Mitarbeitende bedeutet ein systematischer BEM-Prozess Unterstützung bei der beruflichen Rückkehr und individuelle Maßnahmen zur Anpassung des Arbeitsplatzes oder der Arbeitsbedingungen.

Wie eine BEM Software den Prozess optimiert 

Eine manuelle Verwaltung des BEM-Prozesses kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Eine digitale Lösung ermöglicht es hingegen, den gesamten Ablauf strukturiert und automatisiert durchzuführen. Dabei profitieren Unternehmen von mehreren Vorteilen:

• Rechtssicherheit: Alle Maßnahmen und Entscheidungen werden revisionssicher dokumentiert, um Streitfälle zu vermeiden.

• Flexibles Berechtigungskonzept: Klare Zugriffsrechte stellen den Datenschutz sicher.

• Automatisierte Prozesse: BEM-Abläufe werden effizient und nachvollziehbar gesteuert.

• Integration relevanter Anspruchsgruppen: Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung und weitere Beteiligte lassen sich gezielt einbinden.

Kernfunktionen einer BEM Software

1. Digitale Dokumentation und Verwaltung

Eine BEM Software ermöglicht eine barrierefreie, strukturierte Dokumentation von BEM-Fällen. Alle relevanten Dokumente, Formulare und E-Mails werden zentral in der digitalen Personalakte gespeichert und verwaltet.

2. Automatische Identifikation von BEM-Berechtigten

Durch die Anbindung an Zeiterfassungssysteme wie SAP HCM, Sage oder Datev können potenzielle BEM-Fälle automatisch ermittelt werden. Sobald ein Mitarbeitender innerhalb eines Jahres mehr als sechs Wochen krank war, wird eine Vorschlagsliste generiert.

3. Effizientes Termin- und Aufgabenmanagement 

Von der Erstellung automatisierter Einladungen für BEM-Gespräche bis hin zur Terminplanung und Aufgabenverteilung – die BEM Software unterstützt den gesamten Prozess. Erinnerungen und Wiedervorlagen sorgen dafür, dass keine wichtigen Schritte versäumt werden.

4. Einfache Einbindung aller Beteiligten

Mit der Software können Betriebsärzte, Personalverantwortliche, Betriebsräte oder die Schwerbehindertenvertretung gezielt und sicher in den Prozess eingebunden werden.

5. Skalierbarkeit und Integration 

Analysen und Berichte helfen dabei, den Erfolg der Maßnahmen zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Die Integration mit Excel und anderen BI-Tools ermöglicht detaillierte Reportings.

Warum Unternehmen auf vysoft BEM setzen sollten

Ein professionelles BEM ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein entscheidender Faktor für eine nachhaltige Personalstrategie. Mit vysoft BEM können Unternehmen den gesamten Prozess digital abbilden, effizienter gestalten und damit eine erfolgreiche Wiedereingliederung ihrer Mitarbeitenden sicherstellen.

Die nahtlose Integration in bestehende HR- und Zeiterfassungssysteme sowie flexible Betriebsmodelle (Cloud oder On-Premises) machen vysoft BEM zur idealen Lösung für ein modernes betriebliches Eingliederungsmanagement.

Hinzu kommt die einfache Integration der Software in Ihre gewohnte Microsoft 365-Umgebung – Umgewöhnungen und aufwendige Schulungen entfallen somit für Sie und Ihre Mitarbeitenden.

Zusätzliche Vorteile von vysoft BEM

Neben der Effizienzsteigerung und der Rechtssicherheit unterstützt vysoft BEM Unternehmen auch dabei, ihre Unternehmenskultur positiv zu beeinflussen. Ein gut organisiertes BEM zeigt, dass sich das Unternehmen aktiv um die Gesundheit seiner Mitarbeitenden kümmert. Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung deutlich erhöhen.

Zudem hilft die Software, durch gezielte Analysen Muster in Fehlzeiten zu erkennen. Dadurch können Unternehmen frühzeitig auf problematische Entwicklungen reagieren und präventive Maßnahmen ergreifen. Beispielsweise können ergonomische Anpassungen am Arbeitsplatz oder gezielte Gesundheitsförderprogramme dazu beitragen, langfristige Arbeitsunfähigkeiten zu reduzieren.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Entlastung der Personalabteilung. Durch die Automatisierung vieler administrativer Prozesse bleibt mehr Zeit für die individuelle Betreuung der Mitarbeitenden. So wird nicht nur die Arbeitsbelastung reduziert, sondern auch die Qualität der Wiedereingliederungsmaßnahmen erhöht.

Fazit

Durch den Einsatz einer spezialisierten BEM-Software können Unternehmen nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllen, sondern auch langfristig die Gesundheit und Produktivität ihrer Mitarbeitenden fördern. Mit vysoft BEM gelingt die Wiedereingliederung einfach, effizient und sicher.

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Auch im April 2025 kursieren wieder zahlreiche betrügerische E-Mails durch das Internet, die es auf Ihre persönlichen Daten abgesehen haben. Cyberkriminelle tarnen sich als bekannte Organisationen, um das Vertrauen der Empfänger zu erschleichen.

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die auffälligsten Phishing-Kampagnen des Monats und geben Ihnen wertvolle Tipps zur Erkennung und zum Schutz vor solchen Angriffen. Die Grundlage dieses Reports liefern wie immer aktuelle Erkenntnisse aus dem eleven Detection Lab der dataglobal Group.

Besonders verbreitete Phishing-Kampagnen im April 2025:

• ADAC
• Meta
• AOK

Beispielkampagne 2

2) Phishing-Attacke auf Meta Ads-Kunden

Besonders Firmenkunden von Meta/Facebook Ads sind in diesem Monat von Phishing-Angriffen betroffen. Die Cyberkriminellen behaupten, es liege ein Verstoß gegen Urheberrechte vor, um Nutzer zur Eingabe ihrer Zugangsdaten auf einer gefälschten Webseite zu verleiten. Ziel ist es, unbemerkt Zugriff auf die betroffenen Konten zu erhalten.

Beim Klick auf die enthaltene Verknüpfung wird man nach einer kurzen „Facebook/Meta“-Intro-Animation auf folgende Website weitergeleitet:

Es geht um eine vermeintliche Beschwerde, die zur Sperrung des Meta Ads-Konto geführt haben soll. Im Anschluss wird zum Ausfüllen des Formulars aufgefordert:

Nach Eingabe dieser Daten wird dann auch nach dem Passwort des Accounts gefragt:

3) AOK-Phishing bleibt aktiv

Diese Betrugsmasche, die bereits in den Vorwochen aufgetaucht ist, bleibt weiterhin aktiv. Die Angreifer kopieren das Erscheinungsbild der Allgemeinen Ortskrankenkasse (AOK), um Nutzer zur Preisgabe sensibler Informationen zu bewegen. Farben, Logos und Design der echten AOK-Kommunikation werden hier gezielt imitiert.

4) Weitere Betrugsversuche

Neben den bereits genannten Kampagnen tauchen auch weiterhin massenhaft gefälschte E-Mails auf, die sich als Mitteilungen folgender Unternehmen ausgeben:

• 1und1
• Amazon
• DKB Bank
• ING
• Netflix
• Paypal

So erkennen Sie Phishing-Mails

Phishing-E-Mails weisen in der Regel typische Merkmale auf, die helfen, sie als Betrug zu identifizieren. Achten Sie auf folgende Warnsignale:

• Sprachliche Fehler: Unternehmen legen in der Regel Wert auf eine korrekte Rechtschreibung. Fehlerhafte Texte sind oft ein Hinweis auf Betrugsversuche.
• Auffällige Links: Bevor Sie auf einen Link klicken, fahren Sie mit der Maus darüber, um die tatsächliche Zieladresse anzuzeigen. Oft handelt es sich um manipulierte URLs.
• Allgemeine Anrede: Offizielle Unternehmen sprechen ihre Kunden meist mit Namen an. Formulierungen wie „Sehr geehrter Kunde“ deuten auf Phishing hin.
• Druck und Drohungen: E-Mails, die behaupten, dass dringender Handlungsbedarf besteht oder Konsequenzen drohen, wenn Sie nicht sofort reagieren, sind häufig betrügerisch.