GERL.
Download Success StoryNachhaltiges Wachstum und optimierte Geschäftsprozesse
Wie gelingt es einem traditionsreichen Unternehmen, im digitalen Zeitalter effizient, sicher und zukunftsorientiert zu arbeiten? Die Erfolgsgeschichte von GERL., einem der größten deutschen Anbieter im Dentalmarkt, zeigt eindrucksvoll, wie moderne IT-Systeme – allen voran das CRM-System cobra, das Dokumentenmanagementsystem windream der dataglobal Group sowie die CRM- und DMS-Expertise des Schnittstellenpartners AUREX – zu einem stabilen Rückgrat für nachhaltiges Wachstum und optimierte Geschäftsprozesse werden.
„Wir leben Dental. Seit 1911.“
Dieser Leitsatz bringt es auf den Punkt: Seit über 110 Jahren steht GERL. Zahnärzten in Deutschland (und mittlerweile auch in Österreich und den Niederlanden) als starker Partner zur Seite. Das Unternehmen, das ursprünglich mit dem Vertrieb von Dentalgeräten begann, hat sich längst zu einem der größten Anbieter im Dentalmarkt entwickelt – mit einem umfassenden Portfolio, das von Technik, IT, Marketing und Consulting bis hin zur Architekturplanung für moderne Praxis- und Laboreinrichtungen reicht.
Heute beschäftigt GERL. mehr als 900 Mitarbeitende an 24 Standorten und zählt zu den Top Playern im deutschen Dentalmarkt – davon der größte in Familienhand. Ein Unternehmen dieser Größenordnung ist auf stabile, performante und zukunftsfähige IT-Systeme angewiesen. AUREX verfügt über das gebündelte Know-how über die sich im Einsatz befindlichen Systeme und betreut GERL. als erfahrener Partner. Bereits seit 1985 ist AUREX zudem größter cobra-Partner.
Das Zusammenspiel aus dem DMS windream und dem CRM-System cobra, für welches AUREX zudem die Schnittstelle bereitstellt, gewährleistet, dass alle Informationsflüsse, Dokumentenprozesse und Kundeninteraktionen nicht nur reibungslos, sondern auch effizient und sicher ablaufen.
Digitalisierung als Wachstumstreiber: Warum GERL. auf cobra CRM und windream setzt
Die Entscheidung zur Einführung eines leistungsstarken CRM-Systems traf GERL. zu einer Zeit, als das Unternehmen ein gesundes und gleichzeitig dynamisches Wachstum erlebte. Das Ziel war klar: Die bis dahin üblichen analogen Prozesse mit viel Papier und daraus resultierenden Informationsverlusten sollten durch ein zentrales, digitales System ersetzt werden. Die Wahl fiel auf cobra CRM, das heute bei GERL. als debitorisches Kundenverwaltungstool eingesetzt wird.
Mit über 200.000 verwalteten Adressen geht GERL. deutlich über die reine Zielgruppe von rund 40.000 Zahnarztpraxen in Deutschland hinaus. Das CRM dient als zentrale Informationsquelle für Kundenbeziehungen, Aktivitäten und Dokumente – von der Angebotserstellung über Lieferscheine und Rechnungen bis hin zu E-Mails und Serviceanfragen.
Doch mit dem CRM allein war es nicht getan: Die täglich wachsende Zahl an digitalen Dokumenten und die Notwendigkeit, diese effizient zu archivieren, erforderten ein leistungsfähiges DMS. Hier kam windream ins Spiel, das GERL. bereits seit dem Jahr 2011 einsetzt – zunächst über den Partner Konica Minolta, später mit direktem Draht zum Hersteller, und heute betreut durch den CRM-, DMS- und Digitalisierungsexperten AUREX.
Eine starke Allianz: windream, cobra CRM und AUREX
Die besondere Stärke der heutigen Systemlandschaft bei GERL. liegt in der nahtlosen Verzahnung der eingesetzten Lösungen. Die Kombination aus CRM (cobra) und DMS (windream) bietet entscheidende Vorteile für alle Unternehmensbereiche:
- Direkte Archivierung und Zugriff auf Dokumente: Jeder Beleg, jede E-Mail und jede Kundeninteraktion kann direkt aus cobra heraus im digitalen windream-Archiv abgelegt werden – und ist anschließend in Echtzeit für berechtigte Nutzer abrufbar.
- Live-Zugriff auf das Archiv: Mitarbeitende können jederzeit und ohne
Systemwechsel auf archivierte Dokumente zugreifen, was Zeit spart und die Prozesseffizienz enorm steigert. - Intuitive Bedienung: Dank der vollständigen Integration in den Windows Explorer fühlt sich die Arbeit mit windream an wie die mit einem lokalen Dateisystem – Drag & Drop inklusive. Damit ist das DMS praktisch unsichtbar und doch jederzeit verfügbar.
Die von AUREX entwickelte Schnittstelle zwischen cobra CRM und windream stellt das zentrale Bindeglied dar. Sie funktioniert laut GERL. „wie aus einem Guss“, ist hoch performant und überzeugt durch ihre einfache Bedienung und Stabilität. Dabei ist die Schnittstelle kein reines Datentransfertool – sie ermöglicht auch Webservice-Anfragen nach außen, sodass weitere Systeme auf windream zugreifen können.
Sicherheit, Skalierbarkeit, Integration
Als IT-Systemhaus, das selbst Zahnarztpraxen in EDV-Fragen betreut, stellt GERL. höchste Anforderungen an die eigene Infrastruktur. Dazu gehören:
- Datensicherheit: Gerade im medizinischen Kontext ist die sichere Speicherung und Verarbeitung von Daten essenziell. Das windream-DMS erfüllt diese Anforderungen vollumfänglich.
- Systemintegration: Neue Softwarelösungen müssen sich problemlos in die
bestehende IT-Landschaft integrieren lassen. Ein entscheidendes Kriterium bei GERL.: Jede neue Lösung muss mit windream kompatibel sein. Das DMS bildet somit den zentralen Standard, an dem sich alle Systeme messen lassen müssen. - Zukunftsfähigkeit: Auch bei (teils nur angedachten) Systemwechseln – etwa in der Finanzbuchhaltung oder der Warenwirtschaft – war windream nie infrage gestellt. Die Lösung hat sich über mehr als ein Jahrzehnt hinweg als zuverlässig und skalierbar erwiesen – selbst im Konzernumfeld mit mehreren Mandanten.
Zentrale Schnittstellen für zentrale Prozesse
Neben der CRM-Integration nutzt GERL. weitere wichtige Schnittstellen, die durch AUREX betreut werden:
- AS400: Das ERP-Backend von GERL. ist mit windream und cobra verknüpft, um debitorische Rechnungen, Auftragsdaten und mehr direkt zu verarbeiten.
- Online-Shop: Die Verbindung zur ECommerce- Plattform ermöglicht eine durchgängige Digitalisierung – von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung.
- AutoClick: Die lernende Softwarelösung ermöglicht die einfache und schnelle Verschlagwortung und Zuweisung der Indizes zu den erfassten Dokumenten in windream.
Alle Schnittstellen in Richtung windream funktionieren reibungslos – ein Verdienst der engen Abstimmung zwischen den Systempartnern, insbesondere AUREX, die das Zusammenspiel kontinuierlich optimieren.
AUREX als ganzheitlicher Digitalisierungs-partner
Die Zusammenarbeit mit AUREX ist für GERL. weit mehr als ein typisches Kunden-Dienstleister-Verhältnis. AUREX betreut das Unternehmen ganzheitlich in sämtlichen Belangen rund um cobra CRM, windream DMS, AutoClick, die Schnittstellenentwicklung sowie alle angebundenen Systeme.
Diese partnerschaftliche Zusammenarbeit zahlt sich aus: Anforderungen aus dem Tagesgeschäft werden schnell und kompetent umgesetzt, bei neuen Projekten steht AUREX beratend zur Seite – mit einem tiefen Verständnis für Prozesse, Technik und die spezifischen Anforderungen eines Konzernunternehmens im Dentalmarkt.
Fazit: GERL. setzt Standards mit cobra, windream und AUREX
Die Erfolgsgeschichte von GERL. ist auch eine Erfolgsgeschichte moderner, integrierter IT-Systeme. Die Kombination aus cobra CRM, windream DMS und den Services von AUREX sorgt dafür, dass Informationen jederzeit verfügbar, Prozesse durchgängig digital und Daten sicher gespeichert sind.
Das Unternehmen hat mit dieser Lösung eine zukunftssichere Plattform geschaffen, die sowohl das tägliche Geschäft als auch strategische Entwicklungen zuverlässig unterstützt. Nicht zuletzt setzt GERL. damit Maßstäbe für andere Unternehmen im Gesundheitswesen und darüber hinaus: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Wettbewerbsvorteil – wenn sie richtig gemacht wird.