DMS-Guide für IT-Abteilungen und -Entscheider
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DMS- und ECM-Know-how für IT-Verantwortliche
Dokumentenmanagementsystem im Unternehmen implementieren
Die Digitalisierung von Dokumentenprozessen ist längst kein Trend mehr, sondern essenziell, um mit dem Wettbewerb Schritt zu halten, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und Ihre IT-Ressourcen optimal einzusetzen. Dennoch scheitern zahlreiche Unternehmen an einer strukturierten Herangehensweise bei der Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Unser neuer Guide richtet sich speziell an IT-Abteilungen und IT-Entscheider, die vor der Herausforderung stehen, bestehende analoge oder teildigitalisierte Prozesse durch ein modernes, effizientes DMS abzulösen. Er bietet Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen, Checklisten und praxisnahe Tipps, mit denen Sie Ihr Projekt erfolgreich steuern.
Warum dieser Guide für Sie als IT-Beauftragter unverzichtbar ist
Die Einführung eines DMS ist weit mehr als nur ein Software-Rollout. Sie betrifft die gesamte Organisation: Prozesse, Datenstrukturen, Compliance-Vorgaben und nicht zuletzt die Akzeptanz bei Ihren Anwendern. Der Guide unterstützt Sie, diese Komplexität zu meistern.
✔️ Strukturierte Schritt-für-Schritt-Anleitung
✔️ Best Practices aus IT-Projekten zahlreicher Branchen
✔️ Checklisten für Analyse, Auswahl und Implementierung
✔️ Tipps zu Akzeptanzsicherung & Change Management
✔️ Indikatoren zur Erfolgsmessung Ihrer Investition
Für wen ist dieser Guide konzipiert?
- IT-Leiter und IT-Architekten, die technische Verantwortung tragen
- IT-Projektmanager, die Digitalisierungsprojekte steuern
- IT-Consultants und Systemintegratoren, die Kunden bei DMS-Projekten beraten
- Digitalisierungsteams, die Workflows und Ablagestrukturen transformieren wollen
Das erwartet Sie im DMS-Guide: Von der Analyse bis zur Evaluierung
Strategische Vorbereitung
Erfahren Sie, wie Sie eine präzise Bestandsaufnahme Ihrer Prozesse und Systeme durchführen, Stakeholder einbinden und Anforderungen strukturiert erfassen. Sie legen damit die Basis für eine effiziente Umsetzung.
Zieldefinition & Workflows
Der Guide zeigt, wie Sie realistische Soll-Prozesse definieren und die Möglichkeiten eines DMS optimal ausschöpfen – inklusive praxisnaher Beispiele aus typischen Unternehmensprozessen wie z. B. der Rechnungsverarbeitung.
Anbieter- und Systemauswahl
Sie erhalten eine detaillierte Checkliste, worauf es bei Technologie, Integration, Architektur, Compliance, Usability und Support wirklich ankommt. So vermeiden Sie teure Fehlentscheidungen.
Implementierung
Von der technischen Bereitstellung über Datenmigration, Schnittstellenanbindung bis zum Go-Live – der Guide erläutert alle relevanten Schritte aus Sicht der IT.
Evaluierung und Optimierung
Welche Indikatoren zeigen Ihnen den Erfolg? Wie justieren Sie nach? Mit klaren KPIs behalten Sie den Überblick über ROI und Prozessverbesserungen.
Ihre Vorteile durch die Lektüre
✅ Fundierte Entscheidungsgrundlage: Treffen Sie Technologie- und Anbieterentscheidungen auf Basis strukturierter Kriterien, nicht auf Basis von Versprechen im Vertriebsgespräch.
✅ Minimiertes Projektrisiko: Durch strukturierte Herangehensweise, klare Meilensteine und Evaluierungsindikatoren.
✅ Schneller Return-on-Investment: Optimieren Sie Workflows nachhaltig, reduzieren Sie Durchlaufzeiten und erhöhen Sie Transparenz und Compliance im Unternehmen.
✅ Hohe Akzeptanz bei Anwendern: Dank praxiserprobter Change-Management-Strategien und Tipps zur Motivation Ihrer Mitarbeitenden.
✅ Zeitersparnis: Sparen Sie sich wochenlange eigene Recherche – nutzen Sie das gebündelte Wissen erfahrener DMS-Projektteams.
DMS / ECM für IT: Ihr nächster Schritt
Die Einführung eines DMS ist ein Projekt mit weitreichenden Auswirkungen auf Prozesse, Compliance und die Arbeitsweise aller Mitarbeitenden. Es lohnt sich, es systematisch und strategisch anzugehen.
Fordern Sie jetzt Ihren kostenlosen Guide an und starten Sie Ihre DMS-Einführung mit maximaler Planungssicherheit.
Auszug aus dem DMS-Guide
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) – und warum gehört es in Ihre IT-Landschaft?
Ein DMS oder Dokumentenmanagementsystem umfasst die elektronische Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und rechtskonforme Archivierung von Dokumenten in einer Datenbank. Diese werden im Anschluss über das System verfügbar gemacht – jedes berechtigte Organisationsmitglied erhält einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff über entsprechende Endgeräte wie Smartphone, Tablet oder Desktop-PC. Bereits in elektronischer Form vorliegende Dokumente erfasst das DMS direkt, während Papierdokumente problemlos über Dokumentenscanner ins System eingespeist werden.
Verschlagwortung bzw. Indexierung von Dokumenten
Stellen Sie sich das Ganze so vor: Sie suchen nach einer bestimmten Rechnung. Sie tippen also ein Schlagwort über Ihr Tablet in die Suchfunktion des DMS ein, das einen Bezug zur Rechnung aufweist, z. B. die Rechnungsnummer oder den Kundennamen. Sofort erhalten Sie Zugriff auf das entsprechende Dokument bzw. auf eine Liste mit Dokumenten, mit denen ihr Schlagwort inhaltlich verknüpft ist. Alles nur noch eine Frage von Sekunden, bis die gewünschte Information auf Ihrem Endgerät erscheint.
Bei der Aufnahme ins DMS wird jedes einzelne Dokument verschlagwortet bzw. indexiert. Diese Schlagworte oder Indexe beziehen sich auf inhaltlich relevante Angaben wie z. B. den Namen eines Auftraggebers oder Lieferanten, die Kennnummer einer Maschine oder eine Bezeichnung wie „Lieferschein“ oder „Rechnung“. Papierdokumente werden eingescannt und anschließend ebenfalls verschlagwortet. „Erlaubt“ ist jede beliebige Information, die Ihnen dabei hilft, die Date im Anschluss leicht über das DMS-Interface wiederzufinden. In einem modernen DMS kann ein Dokument auch automatisch verschlagwortet werden, sofern die dazu notwendigen, zusätzlichen Software-Lösungen eingesetzt werden – manuelle Eingaben entfallen dadurch für den Anwender.
Technische Integration in Ihre IT-Landschaft
Da jedes Unternehmen eine Vielzahl von Systemen im Einsatz hat (ERP, Outlook, Teams, Finanzbuchhaltungssoftware etc.), von denen einige mehr mit Dokumenten zu tun haben als andere, verfügt ein DMS über die entsprechenden Schnittstellen. Damit ist eine nahtlose Integration gewährleistet, um die benötigten Daten an das DMS zu übergeben. Dies ist ein klarer Vorteil eines modernen Dokumentenmanagementsystems: Es passt sich Ihrer bestehenden Systemarchitektur an und erfordert keine kostspieligen Umstrukturierungen, die im schlimmsten Fall Ihr halbes Unternehmen auf den Kopf stellen könnten.
DMS sind in der Regel technisch offene Systeme, die Entwicklern Schnittstellen zur Verfügung stellen, die „angezapft“ werden können. Das bedeutet, dass Anwendungen von Dritten uneingeschränkt auf die Inhalte des DMS zugreifen und diese für ihre Zwecke nutzen können, sofern der Anwender eine Berechtigung erteilt hat. Umgekehrt kann das DMS auch Daten von Drittanwendungen erhalten und diese z.B. für die Indizierung von Dokumenten nutzen.
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FAQ zum Guide
Wie umfangreich ist der Guide?
Der Guide umfasst über 20 Seiten praxisnahes Wissen, Checklisten und Projekt-Tipps.
Ist der Guide wirklich kostenfrei?
Ja, der Guide ist für Sie kostenfrei zugänglich.
Ersetzt der Guide eine professionelle Beratung?
Er bietet Ihnen eine solide Grundlage, um Anbieter strukturiert zu evaluieren und Ihre interne Projektvorbereitung optimal zu gestalten. Für tiefergehende Prozessworkshops empfehlen wir ergänzend ein Gespräch mit unseren Experten.
Fazit: Ihr Schlüssel zu einer erfolgreichen DMS-Implementierung
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet enorme Potenziale: Zeitersparnis, schnellere Workflows, höhere Datensicherheit und Compliance sowie Entlastung Ihrer IT-Infrastruktur. Doch diese Potenziale heben Sie nur mit einer klaren Analyse, strukturierten Einführung und professionellen Begleitung.
Unser Guide gibt Ihnen das nötige Wissen an die Hand, um Ihr DMS-Projekt von Anfang bis Ende erfolgreich umzusetzen. Profitieren Sie von praxiserprobten Strategien und und digitalisieren Sie Ihre Prozesse nachhaltig.
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