dg docapprove

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Digitale Dokumentenfreigabe im ECM-System – einfach, flexibel, nachvollziehbar

Willkommen in der Data City

Anwendungsfälle

In der Data City denken wir Digitalisierung neu: Prozesse greifen intelligent ineinander, Entscheidungen entstehen ohne Medienbrüche und Systeme sprechen dieselbe Sprache.

Mit dg docapprove integrieren Sie eine smarte und leicht zu bedienende Lösung für die digitale Dokumentenfreigabe direkt in Ihr bestehendes ECM-System – für strukturierte, transparente und effiziente Freigabeworkflows. Der Prozess lässt sich flexibel an Ihre unterschiedlichen Fachbereiche und Dokumentarten anpassen und ist schnell implementiert.

Was ist dg docapprove?

dg docapprove ist ein konfigurierbarer Workflow für die digitale Prüfung und Freigabe von Dokumenten im windream ECM-System. Aus fertigen Prozessbausteinen wird der digitale Prozess im Handumdrehen konfiguriert und verkettet – egal, ob eine Freigabestufe oder 15! Der Prozess lässt sich dabei optimal an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Jede Entscheidung, jeder Kommentar, jede Freigabe – alles wird dokumentiert, protokolliert und im System transparent nachvollziehbar. So schaffen Sie mehr Klarheit, mehr Tempo und mehr Vertrauen in Ihren internen Abläufen. Zudem erleichtern Sie es sich und Ihren Mitarbeitenden, interne Richtlinien für Freigabeprozesse jederzeit einzuhalten.

Typische Anwendungsfälle

Freigabe von:

  • Vertrags- und Rechtsdokumenten
  • Buchhaltungs- und Finanzunterlagen
  • HR-Dokumenten
  • Technischen und produktbezogenen Informationen
  • Zahlungsplänen und Investitionsanträgen
  • Marketing- und Vertriebsunterlagen
  • IT- und sicherheitsrelevanten Dokumenten

Ihre Vorteile mit dg docapprove

Verkürzung der Bearbeitungsprozesse

Durch automatisierte und klar definierte Abläufe verkürzen Sie Entscheidungsprozesse deutlich. Das Ergebnis: Kein Wirrwarr mehr, was von wem freigegeben werden muss.

Immer alles im Blick

dg docapprove führt Sie strukturiert durch alle Prozesse, sodass keine Aufgaben, Informationen oder Freigaben mehr verloren gehen – selbst, wenn sich viele Themen gleichzeitig bei Ihnen auftürmen.

Nachvollziehbarkeit

Statusanzeigen und Protokolle machen jeden Schritt im Freigabeworkflow nachvollziehbar – für alle Beteiligten. Im Nachhinein wissen Sie somit immer, wer wann welche Aktion vorgenommen hat und wie der aktuelle Freigabestand ist.

Klare Zuständigkeiten

Eine Rollenbasierte Aufgabenverteilung reduziert Rückfragen und minimiert den Abstimmungsaufwand.

Nahtlose Integration

dg docapprove fügt sich lückenlos in Ihre bestehende ECM-Architektur ein – ganz ohne zusätzliche Systeme oder Medienbrüche.

Einhaltung von Compliance- und Archivierungsvorgaben

dg docapprove unterstützt die konsequente Einhaltung interner Vorgaben sowie gesetzlicher Compliance- und Archivierungspflichten in Verbindung mit ihrem revisionssicheren windream ECM.

Beispielhafte Anwendungsfälle von dg docapprove

Beispiel 1: Automatisierte Angebotsprüfung

Ein Angebot wird aus dem ERP übergeben. Nun erfolgt der automatisch gestartete Freigabeprozess. Aufgrund der Vorgabe des 4-Augen-Prinzips wird das Angebot von zwei Mitarbeitenden aus dem Inside Sales geprüft und freigegeben. Sofern gewünscht, erhält die Team- oder Geschäftsleitung nach der Freigabe eine automatische E-Mail mit Informationen zum Ergebnis.

Beispiel 2: Vertragsfreigabe mit Stellungnahme

Ein Vertragsentwurf soll freigegeben werden. Der Prozess wird nun zum relevanten Zeitpunkt vom Anwender angestoßen. Die Abteilungsleitung kommentiert diesen (Stellungnahme), danach erfolgt eine Kenntnisnahme durch die Auftragsabwicklung. Anschließend erfolgt die Prüfung durch ein Teammitglied der Vertragsabteilung und die abschließende Freigabe durch die Teamleitung. Der Prozess kann problemlos um beliebige Schritte erweitert und angepasst werden.

Praxisbeispiel: Dokumentenfrei-gabe bei einem Maschinenbauer

Bei einem mittelständischen Maschinenbauer mit 350 Mitarbeitenden erfolgte die Prüfung technischer Dokumentationen und Angebote bisher per E-Mail, Ausdruck und Umlaufmappen – mit Verzögerungen, Rückfragen und fehlender Nachvollziehbarkeit. Viele Inhalte sind liegengeblieben oder sogar verschollen.

Mit dg docapprove werden Freigaben heute digital, strukturiert und direkt im windream ECM abgewickelt. Standardisierte, individuell konfigurierte Workflows mit klaren Verantwortlichkeiten, automatischen Benachrichtigungen und lückenloser Protokollierung sorgen für:

  • Bis zu 30 % schnellere Freigaben (von 7 auf unter 5 Tage)
  • Über 60 % weniger Rückfragen
  • Maximale Transparenz über Status, Beteiligte und Inhalte

Nichts geht mehr verloren – Verantwortliche werden automatisch getriggert und alle bleiben stets informiert. dg docapprove macht Freigaben nicht nur digital, sondern produktiver, sicherer und zukunftsfähig.

Data City: Wo Entscheidungen digital zusammenlaufen

dg docapprove zeigt, wie es geht: Ihre digitale Dokumentenfreigabe wird Teil einer vernetzten Struktur, in der Informationen fließen, Zuständigkeiten klar geregelt sind und Entscheidungen jederzeit nachvollzogen werden können. Aufgaben landen zuverlässig bei der richtigen Person, und Entscheidungen entstehen strukturiert und nachvollziehbar.

So wird aus „Bitte unterschreiben und weiterleiten“ ein digitaler Vorgang mit Klarheit, Tempo und Verbindlichkeit. Und genau das ist der Unterschied zwischen einfacher Prozessdigitalisierung und echter digitaler Transformation.

Stand-alone oder innerhalb der Data City

Dabei kann dg docapprove sowohl eigenständig als auch in Kombination mit weiteren dg-Produkten eingesetzt werden. Somit fügt sich die Lösung nahtlos in die Data City-Infrastruktur ein und steht exemplarisch für die Modularität unseres Portfolios, von der Unternehmen besonders profitieren – durch integrierte Abläufe, geringeren Abstimmungsaufwand und eine zukunftssichere, erweiterbare Digitalisierungsstrategie.

Das ist digitale Souveränität. Das ist Data City.

Bereit für moderne Freigaben?

Erleben Sie, wie einfach und wirkungsvoll digitale Dokumentenfreigabe heute sein kann. Ob in kleinen Teams oder komplexen Organisationen – mit dg docapprove bringen Sie

  • Ordnung,
  • Tempo
  • und Transparenz

in Ihre Freigabeprozesse.

Kostenloses 15-minütiges Vorgespräch

Sie möchten die Effizienz Ihres Unternehmens steigern, Ihre Dokumentenverwaltung optimieren oder den mobilen Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitende sicherer gestalten? Buchen Sie jetzt Ihr kostenloses Vorgespräch und lassen sich unverbindlich beraten. Gerne können Sie auch eine Anfrage über unser Formular stellen, falls Sie weitere Informationen benötigen oder einen anderen Wunschtermin haben.

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