E-Mail-Archivierung

Nach den GoBD müssen Sie Ihre E-Mails rechtssicher archivieren. Im Vordergrund stehen insbesondere steuerliche Gründe. Es ist wichtig, dass das Finanzamt auch noch nach Jahren nachvollziehen kann, wie Aufträge und Verträge abgeschlossen wurden. Wenn Unternehmen ihre geschäftlichen E-Mails nicht archivieren, drohen Bußgelder und rechtliche Konsequenzen.

Die Archivierung von geschäftlichen Mails ist gesetzlich vorgeschrieben. Jeder Unternehmer muss sich an diese Gesetze halten, um Verstöße zu vermeiden.

Laut § 147 AO ist die Archivierung von E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufen sind, mit einem Zeitraum von 6 Jahren vorgeschrieben, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Zudem gilt für bestimmte Mails, die Organisationsunterlagen enthalten (z.B. bei Rechnungen, Jahresabschlüsse etc.), die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Das Einhalten von Compliance-Anforderungen erfordert hohen organisatorischen und manuellen Aufwand, weshalb viele Unternehmen zunächst das Risiko in Kauf nehmen. Darüber hinaus werden oft fehlende zeitliche oder finanzielle Ressourcen sowie die zusätzlichen Belastungen durch eine Compliance-Bürokratie als Gründe genannt. In Compliance zu investieren, zahlt sich aber in jeder Hinsicht aus – zumal sich ein effektives Compliance-Management-System auch mit einem kleinen Budget und angemessenem Aufwand implementieren lässt. Der Nachweis einer entsprechenden Kultur vereinfacht zunehmend die Zusammenarbeit mit größeren Unternehmen und kann zu Vorteilen bei der Auftragsvergabe, z. B. im Rahmen von Ausschreibungen, führen.

Durch die vollständige Integration unserer Lösung können Sie für die Suche nach Ihren archivierten Emails die Outlook-Suchfunktion nutzen. Unser Outlook AddIn ist in der Lage, Ihre E-Mails nach z.B. Dateiformaten, betreffendem Zeitraum oder Betreff der E-Mail zu filtern.