Was ist der Digital Workplace?
Das papierlose Büro
Es gibt kaum mehr einen Ort, an dem der digitale Wandel nicht spürbar ist. Das gilt natürlich auch für die Arbeitswelt: Durch neue Technologien, moderne Arbeitsweisen und wachsende Datenmengen wird die Verwaltung von Dokumenten und Informationen immer komplexer. Doch gibt es digitale Lösungen, die Unternehmen in dieser Herausforderung unterstützen. Ein wichtiger Ansatz für die erfolgreiche digitale Transformation ist der Digital Workplace.
Inhalt
Digital Workplace Definition
Der Digital Workplace kombiniert digitale Arbeitsprozesse mit der passenden Arbeitsumgebung. Er bildet eine einheitliche Plattform für Unternehmen, in der sich digitale Workflows und Daten transparent abbilden lassen. Der Digital Workplace umfasst dabei sowohl Hardware- als auch Softwarekomponenten. Neben der Hardware und der technischen Infrastruktur bildet in der Regel das Dokumentenmanagementsystem das Herzstück des digitalen Arbeitsplatzes.
Arbeiten 4.0: Wie der Digitale Arbeitsplatz den Arbeitsalltag verändert
Die meisten Unternehmen verlagern ihre Arbeitsprozesse mittlerweile größtenteils in den virtuellen Raum. Der Digital Workplace ist aber nicht bloß ein Ersatz für den physischen Arbeitsplatz, sondern ermöglicht darüber hinaus die Optimierung vieler Prozesse im Unternehmen. Dazu tragen insbesondere der schnelle und flexible Zugriff auf digital archivierte Informationen und die vielfältigen Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten bei, die einen neuen Standard in der Zusammenarbeit ermöglichen.
Hier ein Überblick, wie der Digitale Workplace das tägliche Arbeiten verändert:
1. Flexibilität und Mobilität
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Homeoffice: Mitarbeiter können von zu Hause aus arbeiten, was die Work-Life-Balance verbessert.
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Remote Work: Arbeiten von beliebigen Orten aus wird möglich, wodurch geografische Einschränkungen wegfallen.
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Arbeitszeitgestaltung: Flexible Arbeitszeiten werden häufiger, was individuelle Bedürfnisse besser berücksichtigt.
2. Kollaboration und Kommunikation
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Tools: Plattformen wie Slack, Microsoft Teams und Zoom ermöglichen Echtzeit-Kommunikation und Zusammenarbeit.
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Dokumentenmanagement: Cloud-basierte Lösungen wie Google Drive und Microsoft OneDrive erleichtern den gemeinsamen Zugriff und die Bearbeitung von Dokumenten.
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Projektmanagement: Software wie Trello, Asana und Jira hilft bei der Organisation und Verfolgung von Projekten.
3. Produktivität und Effizienz
- Automatisierung: Routineaufgaben werden durch Tools wie RPA (Robotic Process Automation) automatisiert.
- KI-gestützte Assistenz: Künstliche Intelligenz unterstützt bei Datenanalyse, Kundenservice und Entscheidungsfindung.
- Zugriff auf Informationen: Schneller und einfacher Zugriff auf Daten und Wissen verbessert die Effizienz.
4. Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
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Weiterbildung: Digitale Lernplattformen bieten kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten.
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Gesundheit und Wohlbefinden: Tools zur Gesundheitsüberwachung und -förderung unterstützen das Wohlbefinden der Mitarbeiter.
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Engagement: Gamification und soziale Plattformen fördern das Engagement und die Motivation.
5. Kostenreduktion
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Bürokosten: Weniger Bedarf an physischen Büroräumen reduziert Miet- und Betriebskosten.
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Reisekosten: Virtuelle Meetings verringern den Bedarf an Geschäftsreisen.
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Effizienzgewinne: Automatisierung und digitale Prozesse führen zu Kosteneinsparungen.
6. Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
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Cybersecurity: Erhöhte Anforderungen an die IT-Sicherheit zum Schutz vor Cyberangriffen.
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Datenschutz: Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und -gesetzen wird wichtiger.
7. Kulturelle Veränderungen
- Vertrauensarbeitszeit: Weg von der Präsenzkultur hin zu ergebnisorientiertem Arbeiten.
- Digital Leadership: Führungskräfte müssen neue Kompetenzen entwickeln, um digitale Teams effektiv zu führen.
- Inklusion: Mehr Möglichkeiten für die Einbindung von Menschen mit Behinderungen durch digitale Tools.
Vorteile durch den Digital Workplace
Steigerung von Effizienz und Produktivität
Fehlerfreie Workflows
Reduzierung der IT-Kosten
Transparenz und schneller Zugriff auf Daten
Flexibilität: Zeit- und ortunabhängiges Arbeiten
Steigerung von Effizienz und Produktivität
Der digitale Arbeitsplatz fördert Effizienz und Produktivität durch den Einsatz moderner Technologien und Tools. Automatisierung und digitale Collaboration Tools erleichtern die tägliche Arbeit, reduzieren manuelle Aufgaben und ermöglichen es Mitarbeitern, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Echtzeitkommunikation und nahtlose Integration von Softwarelösungen verbessern die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung. Zudem unterstützen Datenanalyse-Tools die Identifikation von Engpässen und Verbesserungspotenzialen, wodurch Arbeitsabläufe kontinuierlich optimiert werden können.
Fehlerfreie Workflows
Digitale Arbeitsplätze nutzen fortschrittliche Softwarelösungen und Automatisierungstools, die helfen, Fehler zu minimieren. Durch den Einsatz von Workflow-Management-Systemen werden Aufgaben automatisch zugewiesen, überwacht und nachverfolgt. Dies reduziert die Fehlerquote, die durch manuelle Eingaben und menschliche Unachtsamkeit entstehen können. Einfache und klare Prozesse sorgen zudem für eine höhere Konsistenz und Qualität der Arbeit.
Reduzierung der IT-Kosten
Durch Managed-Services-Angebote profitieren Unternehmen von kalkulierbaren Kosten in der IT. Ein externer Experte übernimmt dabei den IT-Betrieb, sodass kein internes IT-Personal (falls vorhanden) darauf angesetzt werden muss.
Transparenz und schneller Zugriff auf Daten
Schnell und einfach alle Informationen verfügbar – mit einem Dokumentenmanagementsystem erhalten Unternehmen ein System mit einheitlicher und smarter Ablagestruktur. Dies ermöglicht, Daten und Dokumente schnell und mobil am digitalen Arbeitsplatz wiederzufinden.
Insgesamt bietet der Digital Workplace umfassende Einblicke in Geschäftsprozesse und Datenströme. Mit Tools zur Datenanalyse und Dashboards haben Unternehmen jederzeit Zugriff auf aktuelle und relevante Informationen. Diese Transparenz fördert bessere Entscheidungen, da Führungskräfte und Mitarbeiter auf fundierte Daten statt auf Vermutungen zurückgreifen können. Außerdem wird die Zusammenarbeit verbessert, da alle Beteiligten auf dieselben aktuellen Informationen zugreifen können.
Flexibilität: Zeit- und ortunabhängiges Arbeiten
Flexible und mobile Arbeitsmodelle gehören heute zum Standard. Ein zentraler Vorteil des digitalen Arbeitsplatzes ist die Möglichkeit, von überall und zu jeder Zeit zu arbeiten. Dies wird durch Cloud-Technologien, mobile Geräte und eine breite Palette von Kollaborationstools unterstützt. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten flexibler gestalten und so besser auf persönliche Bedürfnisse und familiäre Verpflichtungen eingehen. Dies fördert nicht nur die Work-Life-Balance, sondern kann auch die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen. Remote-Arbeit ermöglicht es Unternehmen zudem, Talente weltweit zu rekrutieren und zu binden, ohne an geografische Grenzen gebunden zu sein.
Kostenloses E-Book: „Der Digital Workplace„
Unser kostenloses E-Book aus der offiziellen Guide-Reihe der dataglobal Group liefert umfassende Einblicke in das Thema Digital Workplace. Der Leitfaden eignet sich sowohl für Anfänger als auch für Fortgeschrittene, die ihre Kenntnisse vertiefen möchten. In diesem E-Book erklären wir, was der Digital Workplace ist, welche Vorteile er für Unternehmen mit sich bringt und worauf bei der Einführung und Implementierung von Softwarelösungen geachtet werden sollte.
Digital Workplace vs. Digital Workspace
Die Begriffe rund um den Modern Workplace werden häufig synonym verwendet, obwohl sie nicht das Gleiche bedeuten. Vielmehr kann man es so ausdrücken: Der Digital Workspace ist ein Bestandteil des Digital Workplace und bildet den virtuellen Arbeitsbereich ab, in dem die eigentliche Tätigkeit stattfindet. Er ersetzt somit den physischen Arbeitsplatz und beinhaltet alle Software- bzw. IT-Lösungen und digitalen Tools, die für den Job benötigt werden.
Der übergeordnete Digital Workplace umfasst hingegen das gesamte digitale Umfeld (also auch den Digital Workspace) im Unternehmen sowie die benötigte digitale Infrastruktur, die z. B. für die Bereitstellung der digitalen Tools erforderlich ist. Dazu gehört ein zentraler Speicher, der alle Daten und Dokumente enthält, auf welche die Mitarbeitenden Zugriff über den Digital Workspace erhalten.
Flexibler Zugriff auf Daten und Anwendungen
Beim Digital Workplace haben Anwender immer Zugriff auf Daten und Anwendungen, wenn eine Berechtigung vorliegt. Ob webbasiert, mobil, am Desktop oder als Office-Add-in. Mit nur wenigen Klicks können Unternehmen ihre unterschiedlichen Systeme, z. B. Intranets, Mitarbeiterportale, Kunden- und Lieferantenportale und Workflows im digitalen Arbeitsplatz vereinen.
Ob Informationssysteme, Vertragsverwaltung oder der Zugang zu einer digitalen Personalakte: Die Anwendungsmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Auch Prozesse beispielsweise für die Bearbeitung von Daten, das Beantragen von Leistungen oder die Überwachung von Fristen sind typische Anwendungsfälle für den Digital Workplace.
Einfache Integration
Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht, dass keine Dokumente und Daten verloren gehen. Nutzer- und ortunabhängig sammelt das DMS alle Informationen und archiviert diese. Mitarbeiter können so digital auf einer Plattform alle unternehmensrelevanten Daten und Dokumente finden, egal, aus welchen Quellen diese stammen. Dafür sorgt die hohe Integrationsfähigkeit, die durch Schnittstellen zu gängigen Softwares ermöglicht wird.
Die Daten werden dabei aus den verschiedensten Quellen im Digital Workplace eingebunden:
- Microsoft Office
- SAP
- ERP-Systeme
- SharePoint
- Papier
Fazit
Der digitale Wandel hat den Weg für den Digital Workplace geebnet, eine Plattform, die digitale Arbeitsprozesse und -umgebungen vereint, um die Verwaltung von Dokumenten und Informationen effizienter zu gestalten. Durch flexiblen und mobilen Zugriff auf Daten, den Einsatz moderner Kollaborationstools und die Automatisierung von Routineaufgaben steigert der Digital Workplace die Produktivität und Effizienz erheblich. Die Transparenz über alle Daten wird verbessert, was fundierte Entscheidungen und eine effektivere Zusammenarbeit ermöglicht. Unternehmen profitieren zudem von reduzierten IT-Kosten und der Fähigkeit, globale Talente zu rekrutieren. Insgesamt trägt der Digital Workplace zur Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherheit von Unternehmen bei, während die Zufriedenheit und Leistung der Mitarbeiter gesteigert wird.
FAQ: Häufig gestellte Fragen
Hier beantworten wir kompakt die am häufigsten gestellten Fragen zum Digital Workplace.
Was versteht man unter Digital Workplace?
Der Digital Workplace ist die Gesamtheit aller digitalisierten Informationen, Tools und Prozesse im Unternehmen, die das standortunabhängige Arbeiten ermöglichen.
Warum Digital Workplace?
Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ermöglicht eine moderne Arbeitskultur im Unternehmen und bringt viele Vorteile mit sich, z. B.:
- Steigerung der Effizienz (z. B. durch Automatisierung)
- Zeit- und ortsunabhängiges, flexibles Arbeiten
- Mehr Transparenz bei Daten und Prozessen
- Reduzierung der IT-Kosten
Welche Software beinhaltet der Digital Workplace?
- ECM/ Dokumentenmanagementsystem
- Collaboration Tools
- Workflow Management
- Projektmanagement
- E-Mail-Security
- Social Intranet
und mehr.
Ist die Digitalisierung in allen Unternehmen notwendig?
Die Digitalisierung hält Einzug in alle Lebensbereiche. Besonders in der Geschäftswelt können schnell signifikante Wettbewerbsnachteile entstehen, wenn „neue“ Technologien außenvor gelassen werden. Neben diesem wirtschaftlichen Argument kann der Digital Workplace aber auch das Arbeits- sowie das Privatleben (Work-Life-Balance) der Mitarbeitenden deutlich erleichtern.
Ist der Digital Workplace teuer?
Die Kosten für die Implementierung eines Digital Workplace variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab (Größe des Unternehmens, bereits vorhandene Infrastruktur, gewählte Technologien, Anforderungen an Sicherheit und Compliance etc.). Obwohl die Implementierung eines Digital Workplace zunächst mit Kosten verbunden ist, rechtfertigen Vorteile wie eine erhöhte Produktivität, eine verbesserte Zusammenarbeit und Flexibilität sowie die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit in aller Regel die Investition. Außerdem bieten viele Anbieter von Digital-Workplace-Lösungen flexible Preismodelle an, die auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Unternehmen zugeschnitten sind. Auch die dataglobal Group arbeitet mit diesem Modell, um unseren Kunden genau die Lösungen zu bieten, die sie wirklich benötigen.