{"id":9299,"date":"2025-03-06T10:53:34","date_gmt":"2025-03-06T10:53:34","guid":{"rendered":"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wissensdatenbank\/archivage-avec-protection-contre-les-revisions\/"},"modified":"2025-04-23T12:01:41","modified_gmt":"2025-04-23T12:01:41","slug":"archivage-avec-protection-contre-les-revisions","status":"publish","type":"knowledge-base","link":"https:\/\/dataglobalgroup.com\/fr\/wissensdatenbank\/archivage-avec-protection-contre-les-revisions\/","title":{"rendered":"Archivage avec protection contre les r\u00e9visions"},"content":{"rendered":" \n
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Qu’est-ce que l’archivage s\u00e9curis\u00e9 ?<\/h1> Contactez-nous maintenant<\/a> <\/div>\n
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Archivage de documents conforme \u00e0 la norme GoBD<\/div> <\/div>\n \n\n \n \n <\/div> \n\n\n \n \n\n \n <\/section>\n\n \n\n\n\n
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Archivage l\u00e9gal des documents<\/h2>\n <\/div>\n \n
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Les entreprises sont tenues par la loi de conserver les documents pertinents pour leur activit\u00e9 en respectant des crit\u00e8res d\u00e9finis<\/strong>. Il s’agit notamment de documents tels que les factures, les re\u00e7us et les contrats<\/strong>. Mais un archivage num\u00e9rique efficace est aujourd’hui \u00e9galement indispensable pour la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es. L’archivage s\u00e9curis\u00e9<\/strong> offre aux entreprises les outils n\u00e9cessaires pour r\u00e9pondre \u00e0 ces exigences. <\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n

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Qu’est-ce que l’archivage s\u00e9curis\u00e9 ?<\/h2>\n<\/div>\n<\/div>\n
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L’archivage s\u00e9curis\u00e9 signifie qu’un document est stock\u00e9 de mani\u00e8re \u00e0 \u00eatre prot\u00e9g\u00e9 contre toute modification<\/strong>. Le document est conserv\u00e9 dans l’\u00e9tat dans lequel il a \u00e9t\u00e9 initialement re\u00e7u par l’entreprise pendant une p\u00e9riode d\u00e9finie. Si des modifications sont apport\u00e9es au document, elles sont effectu\u00e9es sur une copie du document, l’original restant inchang\u00e9. <\/p>\n

L’archivage s\u00e9curis\u00e9 est un processus important pour r\u00e9pondre aux exigences l\u00e9gales et r\u00e9glementaires<\/strong> relatives \u00e0 la preuve et \u00e0 la tra\u00e7abilit\u00e9 des donn\u00e9es<\/strong>. Ces crit\u00e8res doivent \u00eatre respect\u00e9s car les documents commerciaux sont soumis \u00e0 des p\u00e9riodes de conservation sp\u00e9cifiques auxquelles les entreprises doivent se conformer lors de l’archivage. <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\r\n<\/section>\n\n\n

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Exemples de p\u00e9riodes de conservation des documents fiscaux*.<\/h2>\n <\/div>\n \n
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Par exemple, une p\u00e9riode de conservation de 6 ans<\/strong> s’applique aux documents fiscaux tels que<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

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  • Contrats,<\/li>\n
  • les confirmations de commande,<\/li>\n
  • les polices d’assurance et<\/li>\n
  • les rappels de paiement.<\/li>\n<\/ul>\n

     <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

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    Une p\u00e9riode de conservation de 10 ans<\/strong> s’applique aux documents tels que<\/p>\n

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    • les comptes annuels,<\/li>\n
    • Inventaires,<\/li>\n
    • les bilans d’ouverture et<\/li>\n
    • Factures<\/li>\n<\/ul>\n

       <\/p>\n<\/div>\n

      *Remarque :<\/strong> cet article ne constitue pas un conseil juridique sur l’archivage correct des documents commerciaux. De plus, les exigences exactes peuvent varier en fonction du pays, du secteur et du type d’entreprise. Il est important de tenir compte des lois et r\u00e9glementations en vigueur et de consulter \u00e9ventuellement des experts juridiques ou sectoriels pour s’assurer que l’archivage inviolable est conforme aux normes requises. <\/em><\/p>\n<\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n\n

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      Que signifie GoBD ?<\/h2>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\n \n
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      Les principes de l’archivage num\u00e9rique<\/strong>sont d\u00e9finis dans la norme GoBD<\/strong>. L’acronyme signifie \u00ab\u00a0Principes de tenue et de conservation des livres, registres et documents sous forme \u00e9lectronique\u00a0\u00bb. La GoBD s’applique aux entreprises, aux professions lib\u00e9rales et aux ind\u00e9pendants. <\/p>\n

      Pour permettre une s\u00e9curit\u00e9 d’audit selon la GoBD, le syst\u00e8me de gestion de documents (DMS) utilis\u00e9 doit respecter les principes<\/strong> suivants en mati\u00e8re d’archivage<\/strong>:<\/p>\n

        \n
      • Tra\u00e7abilit\u00e9 et v\u00e9rifiabilit\u00e9<\/li>\n
      • Int\u00e9gralit\u00e9<\/li>\n
      • Exactitude<\/li>\n
      • Ordre<\/li>\n
      • Comptabilisation et enregistrement en temps voulu<\/li>\n
      • Inalt\u00e9rabilit\u00e9<\/li>\n<\/ul>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n\r\n
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        Pourquoi faut-il archiver de mani\u00e8re \u00e0 ce que la r\u00e9vision soit garantie ?<\/h2>\n<\/div>\n<\/div>\n
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        Globalement, l’archivage inviolable est un \u00e9l\u00e9ment indispensable de la gestion de l’information pour les entreprises et les organisations afin de garantir l’int\u00e9grit\u00e9, la disponibilit\u00e9 et la preuve de leurs donn\u00e9es<\/strong>.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\r\n

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        \r\n Respecter les exigences l\u00e9gales<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
        \r\n

        Les entreprises doivent se conformer aux r\u00e9glementations et aux normes de conformit\u00e9 qui exigent un archivage s\u00e9curis\u00e9. Il s’agit notamment de lois telles que le R\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral sur la protection des donn\u00e9es (RGPD) ou de r\u00e9glementations sp\u00e9cifiques \u00e0 certains secteurs d’activit\u00e9. <\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

        \r\n
        \r\n Preuvabilit\u00e9<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
        \r\n

        L’archivage inviolable garantit que les informations ne peuvent pas \u00eatre modifi\u00e9es ult\u00e9rieurement. Ceci est essentiel pour garantir la preuve des donn\u00e9es en cas de litige ou d’audit. <\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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        \r\n Int\u00e9grit\u00e9 et authenticit\u00e9<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
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        L’archivage inviolable garantit que les donn\u00e9es restent inchang\u00e9es et inviolables tout au long de leur dur\u00e9e de vie. Cela contribue \u00e0 pr\u00e9server l’int\u00e9grit\u00e9 et l’authenticit\u00e9 des donn\u00e9es. <\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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        \r\n Conservation \u00e0 long terme<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
        \r\n

        De nombreuses informations doivent \u00eatre conserv\u00e9es pendant de longues p\u00e9riodes, que ce soit pour des raisons l\u00e9gales ou \u00e0 des fins historiques. L’archivage avec protection contre les r\u00e9visions garantit que ces donn\u00e9es restent accessibles et lisibles pendant de nombreuses ann\u00e9es. <\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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        \r\n S\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
        \r\n

        En s’assurant que les donn\u00e9es sont archiv\u00e9es de mani\u00e8re \u00e0 ce qu’elles puissent \u00eatre r\u00e9vis\u00e9es, les entreprises peuvent minimiser les risques de perte, de corruption ou de manipulation des donn\u00e9es, ce qui renforce la confiance des clients, des partenaires et des autorit\u00e9s de r\u00e9glementation.<\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n<\/section>\n\n\r\n

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        Avantages de l’archivage s\u00e9curis\u00e9 pour les entreprises<\/h2>\n
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        \r\n \"\"\/\r\n <\/div>\r\n
        \r\n

        S\u00e9curit\u00e9 juridique<\/h4>\n
        \n

        La GoBD<\/strong> et le RGPD<\/strong> (mot-cl\u00e9 \u00ab\u00a0protection des donn\u00e9es\u00a0\u00bb) donnent des r\u00e8gles claires aux entreprises en r\u00e9glementant le traitement des documents et des donn\u00e9es personnelles<\/strong>. Un syst\u00e8me de gestion des documents avec la possibilit\u00e9 d’un archivage s\u00e9curis\u00e9 aide les personnes concern\u00e9es \u00e0 respecter ces r\u00e8gles de mani\u00e8re ad\u00e9quate. Les diff\u00e9rents d\u00e9lais applicables aux diff\u00e9rents types de documents peuvent \u00e9galement \u00eatre facilement pris en compte. <\/p>\n<\/div>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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        \r\n \"\"\/\r\n <\/div>\r\n
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        Concept de droits personnalisables<\/h4>\n
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        Tous les documents ne doivent pas pouvoir \u00eatre consult\u00e9s, voire modifi\u00e9s, par chaque collaborateur. Un concept de droits personnalisable permet de r\u00e9partir les droits d’acc\u00e8s et de modification<\/strong> afin de prot\u00e9ger les documents de mani\u00e8re optimale. <\/p>\n<\/div>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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        \r\n \"\"\/\r\n <\/div>\r\n
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        Int\u00e9gration facile dans les syst\u00e8mes existants<\/h4>\n
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        Un DMS, y compris un logiciel d’archivage qui permet la s\u00e9curit\u00e9 de r\u00e9vision, s’int\u00e8gre g\u00e9n\u00e9ralement sans probl\u00e8me dans l’environnement informatique existant. Gr\u00e2ce \u00e0 des interfaces avec diff\u00e9rentes applications<\/strong>, les documents peuvent \u00eatre int\u00e9gr\u00e9s sans probl\u00e8me et archiv\u00e9s avec protection contre les r\u00e9visions si n\u00e9cessaire. <\/p>\n<\/div>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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        \r\n

        Inviolabilit\u00e9 de l’archivage inviolable<\/h4>\n

        Les documents ne peuvent pas \u00eatre modifi\u00e9s ou supprim\u00e9s, car ils sont stock\u00e9s en lecture seule<\/strong>. Les modifications sont enregistr\u00e9es en tant que nouvelles versions et les acc\u00e8s sont parfaitement consign\u00e9s. Des droits d’acc\u00e8s et une authentification stricts<\/strong> s\u00e9curisent l’acc\u00e8s, tandis qu’un stockage redondant et des sauvegardes r\u00e9guli\u00e8res prot\u00e8gent les donn\u00e9es contre les pertes. L’int\u00e9grit\u00e9 des documents est ainsi garantie. <\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n \r\n <\/div>\r\n<\/section>\n\n\r\n

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        Quels sont les documents qui doivent \u00eatre archiv\u00e9s de mani\u00e8re \u00e0 ce qu’ils puissent \u00eatre r\u00e9vis\u00e9s ?<\/h2>\n<\/div>\n<\/div>\n
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        La n\u00e9cessit\u00e9 d’archiver un document de mani\u00e8re \u00e0 ce qu’il puisse \u00eatre r\u00e9vis\u00e9 d\u00e9pend de plusieurs facteurs, notamment des exigences sp\u00e9cifiques au secteur et des dispositions l\u00e9gales qui s’appliquent \u00e0 l’entreprise.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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        Documents financiers <\/span><\/div>\r\n
        \r\n Les documents financiers comprennent notamment les documents comptables, les \u00e9tats financiers, les d\u00e9clarations fiscales, les factures, les re\u00e7us, les fiches de paie et autres enregistrements financiers. <\/div>\r\n <\/div>\r\n
        \r\n
        Contrats <\/span><\/div>\r\n
        \r\n Tous les contrats avec les clients, les fournisseurs, les partenaires et les employ\u00e9s doivent \u00eatre archiv\u00e9s de mani\u00e8re \u00e0 garantir l’int\u00e9grit\u00e9 et l’authenticit\u00e9 des accords. <\/div>\r\n <\/div>\r\n
        \r\n
        Correspondance commerciale <\/span><\/div>\r\n
        \r\n Les e-mails, lettres, notes de service et autres communications \u00e9crites importantes pour l’entreprise doivent \u00e9galement \u00eatre stock\u00e9s dans des archives s\u00e9curis\u00e9es. <\/div>\r\n <\/div>\r\n
        \r\n
        Documents de conformit\u00e9 <\/span><\/div>\r\n
        \r\n Documents juridiques et r\u00e9glementaires tels que les licences, les autorisations, les certifications et autres preuves de conformit\u00e9. <\/div>\r\n <\/div>\r\n
        \r\n
        Dossiers personnels <\/span><\/div>\r\n
        \r\n Les dossiers de candidature, les contrats de travail, les \u00e9valuations de performance, les documents de formation et autres informations sur les employ\u00e9s devraient \u00eatre archiv\u00e9s de mani\u00e8re \u00e0 ce qu’ils puissent \u00eatre r\u00e9vis\u00e9s. Cela permet de mieux prot\u00e9ger la vie priv\u00e9e des collaborateurs. <\/div>\r\n <\/div>\r\n
        \r\n
        Registres des transactions <\/span><\/div>\r\n
        \r\n Tous les enregistrements des transactions commerciales, y compris les documents de vente, les re\u00e7us de paiement et les journaux de transactions, doivent \u00eatre archiv\u00e9s de mani\u00e8re \u00e0 garantir l’int\u00e9grit\u00e9 des transactions commerciales. <\/div>\r\n <\/div>\r\n
        \r\n
        Documents techniques <\/span><\/div>\r\n
        \r\n Les brevets, les sp\u00e9cifications techniques, les rapports de recherche et autres documentations techniques doivent \u00eatre archiv\u00e9s de mani\u00e8re \u00e0 pouvoir \u00eatre r\u00e9vis\u00e9s, afin de prot\u00e9ger la propri\u00e9t\u00e9 intellectuelle et de garantir l’authenticit\u00e9 des donn\u00e9es techniques. <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\n\n\n
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        Archivage s\u00e9curis\u00e9 avec un syst\u00e8me de gestion de documents<\/h2>\n<\/div>\n<\/div>\n
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        Un syst\u00e8me de gestion de documents (DMS)<\/strong> constitue la base de l’espace de travail num\u00e9rique<\/strong>. Il comprend les archives num\u00e9riques dans lesquelles sont stock\u00e9s tous les documents de l’entreprise. L’archivage num\u00e9rique n’est donc pas un logiciel isol\u00e9, mais fait partie int\u00e9grante d’un DMS<\/strong>. <\/p>\n

        Le cycle de vie<\/strong> typique d’un document<\/strong> dans un DMS ou un syst\u00e8me de gestion de contenu d’entreprise (ECM) est pr\u00e9sent\u00e9 ci-dessous :<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n

        \r\n
        \r\n
        \r\n \"illustration\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n<\/section>\n\n\r\n
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        \r\n

        Contactez-nous maintenant<\/h2>\n <\/div>\r\n