{"id":9298,"date":"2025-03-06T10:58:29","date_gmt":"2025-03-06T10:58:29","guid":{"rendered":"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wissensdatenbank\/documentation-sur-les-procedures\/"},"modified":"2025-04-23T11:53:55","modified_gmt":"2025-04-23T11:53:55","slug":"documentation-sur-les-procedures","status":"publish","type":"knowledge-base","link":"https:\/\/dataglobalgroup.com\/fr\/wissensdatenbank\/documentation-sur-les-procedures\/","title":{"rendered":"Documentation sur les proc\u00e9dures"},"content":{"rendered":" \n
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Qu’est-ce qu’une documentation de proc\u00e9dure ?<\/h1> Demandez conseil maintenant<\/a> <\/div>\n
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Respecter les exigences l\u00e9gales et profiter des avantages de l’entreprise<\/div> <\/div>\n \n\n \n \n <\/div> \n\n\n \n \n\n \n <\/section>\n\n \n\n\n\n
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La documentation des proc\u00e9dures est-elle obligatoire ?<\/h2>\n

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Explication de la documentation de proc\u00e9dure GoBD<\/h3>\n

Qui doit \u00e9tablir une documentation de proc\u00e9dure ? Et est-ce que la loi l’exige ?<\/p>\n

La r\u00e9ponse est claire : oui, pour toute personne soumise \u00e0 l’obligation de tenir une comptabilit\u00e9 et d’enregistrer des donn\u00e9es, la cr\u00e9ation est prescrite par la loi conform\u00e9ment au GoBD. C’est le cas pour tous les entrepreneurs et les professions lib\u00e9rales en Allemagne. Si la conception de la documentation peut \u00eatre flexible, elle doit n\u00e9anmoins \u00eatre structur\u00e9e de mani\u00e8re \u00e0 ce qu’un auditeur puisse la comprendre dans un d\u00e9lai raisonnable.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n\n

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Que signifie GoBD ou \u00ab\u00a0conforme \u00e0 GoBD\u00a0\u00bb ?<\/h2>\n <\/div>\n \n
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GoBD est l’abr\u00e9viation de \u00ab\u00a0Principes de tenue et de conservation des livres, enregistrements et documents sous forme \u00e9lectronique et d’acc\u00e8s aux donn\u00e9es\u00a0\u00bb. Ces principes, \u00e9tablis par le minist\u00e8re f\u00e9d\u00e9ral des Finances, d\u00e9finissent les exigences en mati\u00e8re de comptabilit\u00e9 informatis\u00e9e dans les entreprises. La GoBD est entr\u00e9e en vigueur en 2015.<\/p>\n

\u00catre conforme \u00e0 la GoBD signifie donc que la comptabilit\u00e9 et la conservation des documents fiscaux pertinents sont conformes aux exigences de la GoBD.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n\n

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Quelles sont les sanctions encourues ?<\/h2>\n <\/div>\n \n
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Sans documentation de proc\u00e9dure, votre comptabilit\u00e9 risque d’\u00eatre jug\u00e9e insuffisante. M\u00eame si une documentation de proc\u00e9dure existe, mais qu’elle pr\u00e9sente des lacunes formelles et mat\u00e9rielles, cela peut poser des probl\u00e8mes lors d’un contr\u00f4le fiscal. Dans le pire des cas, vous risquez une estimation fiscale. Il est donc vivement recommand\u00e9 de cr\u00e9er une documentation de proc\u00e9dure correcte et minutieuse. Cela pr\u00e9sente en outre des avantages pour les entreprises.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n

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Aper\u00e7u des avantages de la documentation des proc\u00e9dures<\/h2>\n<\/div>\n<\/div>\n
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Les avantages pour les entreprises sont nombreux et ont un impact sur diff\u00e9rents domaines de l’activit\u00e9. Ainsi, la documentation des proc\u00e9dures n’est pas seulement utile d’un point de vue juridique, mais contribue consid\u00e9rablement \u00e0 la stabilit\u00e9 et au d\u00e9veloppement d’une entreprise.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

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S\u00e9curit\u00e9 juridique<\/h3>\n<\/div>\n<\/div>\n
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Une documentation de proc\u00e9dure en bonne et due forme garantit qu’une entreprise respecte les exigences l\u00e9gales, notamment en ce qui concerne la GoBD.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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Optimisation des processus<\/h3>\n<\/div>\n<\/div>\n
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La documentation d\u00e9taill\u00e9e des processus permet d’identifier et d’optimiser les processus inefficaces. Il en r\u00e9sulte une efficacit\u00e9 et une productivit\u00e9 accrues au sein de l’entreprise.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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Transparence et tra\u00e7abilit\u00e9<\/h3>\n<\/div>\n<\/div>\n
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Tous les processus pertinents et leurs relations sont consign\u00e9s de mani\u00e8re claire et compr\u00e9hensible. Cela facilite la compr\u00e9hension et la tra\u00e7abilit\u00e9 des processus de travail pour tous les employ\u00e9s.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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Maintien des connaissances<\/h3>\n<\/div>\n<\/div>\n
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Les connaissances de l’entreprise sont syst\u00e9matiquement enregistr\u00e9es et conserv\u00e9es, m\u00eame en cas de changement de personnel. Les nouveaux collaborateurs peuvent se familiariser plus rapidement avec l’entreprise car ils ont acc\u00e8s \u00e0 une documentation compl\u00e8te.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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S\u00e9curit\u00e9 de l’audit<\/h3>\n<\/div>\n<\/div>\n
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En cas de contr\u00f4le par les autorit\u00e9s fiscales ou d’audit interne, tous les documents n\u00e9cessaires sont disponibles rapidement et int\u00e9gralement. Cela r\u00e9duit le risque de contestations et de p\u00e9nalit\u00e9s ou d’estimations fiscales qui en d\u00e9coulent.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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Assurance qualit\u00e9<\/h3>\n<\/div>\n<\/div>\n
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La documentation standardis\u00e9e des processus permet de garantir le respect des normes de qualit\u00e9. Les \u00e9carts peuvent \u00eatre identifi\u00e9s et corrig\u00e9s plus rapidement.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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R\u00e9duction des risques<\/h3>\n<\/div>\n<\/div>\n
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Des processus clairement d\u00e9finis et document\u00e9s permettent d’identifier et de minimiser les risques. Les sources d’erreurs potentielles sont identifi\u00e9es et peuvent \u00eatre trait\u00e9es de mani\u00e8re pr\u00e9ventive.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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Une communication efficace<\/h3>\n<\/div>\n<\/div>\n
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Une documentation compl\u00e8te sur les proc\u00e9dures facilite la communication interne, car tous les collaborateurs ont acc\u00e8s au m\u00eame niveau d’information. Cela favorise une m\u00e9thode de travail uniforme et r\u00e9duit les malentendus.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n \r\n <\/div>\r\n<\/section>\n\n\r\n

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Comment un syst\u00e8me de gestion documentaire (DMS) peut-il aider \u00e0 la documentation des proc\u00e9dures ?<\/h2>\n<\/div>\n<\/div>\n
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Un syst\u00e8me de gestion de documents num\u00e9riques avec la possibilit\u00e9 d’un archivage inviolable pose les jalons d’une documentation de proc\u00e9dure conforme \u00e0 la l\u00e9gislation. Globalement, un DMS aide \u00e0 la cr\u00e9ation et \u00e0 la maintenance en garantissant ordre, s\u00e9curit\u00e9 et efficacit\u00e9.<\/p>\n

Aper\u00e7u des principales fonctions DMS<\/strong><\/h3>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\r\n
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\r\n Stockage et gestion centralis\u00e9s<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
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Tous les documents sont stock\u00e9s et g\u00e9r\u00e9s de mani\u00e8re centralis\u00e9e, ce qui facilite consid\u00e9rablement l’acc\u00e8s et la gestion. Cela permet d’\u00e9viter de perdre des documents importants et de les rendre toujours disponibles.<\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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\r\n S\u00e9curit\u00e9 de la r\u00e9vision<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
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Un DMS offre la possibilit\u00e9 d’archiver les documents de fa\u00e7on \u00e0 ce qu’ils soient r\u00e9visables. Cela signifie que les documents ne peuvent plus \u00eatre modifi\u00e9s apr\u00e8s leur archivage. Pour de nombreux types de documents (contrats, factures, etc.), il est n\u00e9cessaire de proc\u00e9der \u00e0 un archivage avec protection contre les r\u00e9visions afin de se conformer aux exigences l\u00e9gales.<\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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\r\n Tra\u00e7abilit\u00e9 et transparence<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
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Un DMS enregistre toutes les modifications et tous les acc\u00e8s aux documents. Il est ainsi toujours possible de savoir qui a effectu\u00e9 quelles modifications et quand, ce qui augmente la transparence.<\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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\r\n Contr\u00f4le d’acc\u00e8s et s\u00e9curit\u00e9<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
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Un DMS permet de d\u00e9finir des droits et des r\u00f4les d’utilisateur afin que seules les personnes autoris\u00e9es aient acc\u00e8s \u00e0 certains documents. Les informations sensibles sont ainsi prot\u00e9g\u00e9es contre tout acc\u00e8s non autoris\u00e9.<\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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\r\n Recherche et r\u00e9cup\u00e9ration efficaces<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
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Gr\u00e2ce \u00e0 de puissantes fonctions de recherche, les documents peuvent \u00eatre trouv\u00e9s rapidement et facilement. C’est particuli\u00e8rement important lorsque les documents doivent \u00eatre rapidement disponibles dans le cadre de contr\u00f4les ou d’audits internes.<\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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\r\n Standardisation des processus<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
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Un DMS aide \u00e0 standardiser et \u00e0 documenter les processus, ce qui am\u00e9liore la coh\u00e9rence et la qualit\u00e9 du travail.<\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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\r\n Conservation \u00e0 long terme et conformit\u00e9<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
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En conservant et en g\u00e9rant les documents \u00e0 long terme, un SGD garantit le respect de toutes les p\u00e9riodes de conservation l\u00e9gales.<\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n

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\r\n R\u00e9duction des co\u00fbts<\/strong>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n
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La r\u00e9duction de la consommation de papier et des co\u00fbts de stockage, ainsi que les gains d’efficacit\u00e9 de l’administration, permettent de r\u00e9aliser des \u00e9conomies substantielles.<\/p>\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n<\/section>\n\n

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Documentation sur les proc\u00e9dures<\/h2>\n

\u00c9chantillon<\/h2>\n <\/div>\n \n
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Il n’existe pas de mod\u00e8le universel pour la r\u00e9daction. Les exigences varient en fonction de l’entreprise, du secteur et du cadre juridique. Cependant, plusieurs check-lists librement accessibles contenant les \u00e9l\u00e9ments les plus importants peuvent \u00eatre utiles pour la r\u00e9daction – elles sont g\u00e9n\u00e9ralement similaires dans les points suivants :<\/p>\n

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  • Domaine d’application<\/li>\n
  • Solution de syst\u00e8me technique et migration<\/li>\n
  • Solution logique<\/li>\n
  • Processus<\/li>\n
  • Infrastructure informatique<\/li>\n
  • S\u00e9curit\u00e9 et disponibilit\u00e9 des donn\u00e9es<\/li>\n
  • Autres documentations et contenus pertinents<\/li>\n
  • Conservation de la documentation des proc\u00e9dures<\/li>\n
  • Syst\u00e8me de contr\u00f4le interne (SCI)<\/li>\n<\/ul>\n

    Un aspect particuli\u00e8rement important est le syst\u00e8me de contr\u00f4le interne (SCI), qui est express\u00e9ment exig\u00e9 par les GoBD. Il comprend entre autres la mise \u00e0 disposition de la documentation des processus dans le cadre du concept de s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es et joue un r\u00f4le d\u00e9cisif pour la documentation des proc\u00e9dures. Il appartient \u00e0 l’entreprise de d\u00e9cider si les t\u00e2ches du SCI doivent \u00eatre effectu\u00e9es manuellement ou \u00e0 l’aide d’une solution logicielle.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n\n

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    Conclusion<\/h2>\n <\/div>\n \n
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    La documentation des proc\u00e9dures est obligatoire pour les entreprises et les ind\u00e9pendants, car ils doivent tenir compte des exigences l\u00e9gales de la GoBD. Mais en m\u00eame temps, ils b\u00e9n\u00e9ficient d’avantages op\u00e9rationnels d\u00e9coulant de la documentation.<\/p>\n

    Globalement, la documentation des proc\u00e9dures contribue \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 juridique, \u00e0 l’optimisation des processus, \u00e0 la transparence, \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 de l’audit et \u00e0 la r\u00e9duction des risques. Un syst\u00e8me de gestion de documents (DMS) prend en charge l’archivage \u00e0 l’\u00e9preuve des r\u00e9visions et facilite la cr\u00e9ation et la mise \u00e0 jour de la documentation des proc\u00e9dures gr\u00e2ce \u00e0 un stockage centralis\u00e9, une tra\u00e7abilit\u00e9 et des contr\u00f4les d’acc\u00e8s efficaces.<\/p>\n

    Un conseil qualifi\u00e9, id\u00e9alement fourni par un conseiller fiscal ou des experts internes, compl\u00e9t\u00e9 par l’assistance technique d’un DMS, facilite consid\u00e9rablement la cr\u00e9ation et l’utilisation de la documentation de proc\u00e9dure conform\u00e9ment \u00e0 la loi et est donc fortement recommand\u00e9.<\/p>\n <\/div>\n <\/div>\n<\/section>\n\n\r\n

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    Demander une consultation sans engagement<\/h3>\n <\/div>\r\n