{"id":9290,"date":"2025-03-09T08:29:45","date_gmt":"2025-03-09T08:29:45","guid":{"rendered":"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wissensdatenbank\/systeme-de-gestion-des-documents\/"},"modified":"2025-04-23T09:48:29","modified_gmt":"2025-04-23T09:48:29","slug":"systeme-de-gestion-des-documents","status":"publish","type":"knowledge-base","link":"https:\/\/dataglobalgroup.com\/fr\/wissensdatenbank\/systeme-de-gestion-des-documents\/","title":{"rendered":"Syst\u00e8me de gestion des documents"},"content":{"rendered":"\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/favicon_dataglobal.svg\" alt=\"Website-Icon\"\/><\/figure>\n\n\n    <section\n            class=\"intro-section type-1\"                     style=\"\"\n            >\n                        <div class=\"container\">\n            \n            <!---------  type-1  --------->\n            \n                <div class=\"title-box\">\n                    <h1>Qu&rsquo;est-ce qu&rsquo;un syst\u00e8me de gestion de documents ?<\/h1>                    <a href=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/fr\/produits\/systeme-de-gestion-des-documents\/\" class=\"btn\" target=\"_self\">D\u00e9couvrir windream DMS<\/a>                <\/div>\n                                    <div class=\"txt-box\">\n                        <div class=\"txt\">Qu&rsquo;est-ce qu&rsquo;un DMS apporte \u00e0 votre entreprise ?  <\/div>                    <\/div>\n                                <!---------  type-1  --------->\n\n                <!---------  type-2  --------->\n            \n                    <\/div> <!-- container -->\n\n\n        <!---------  type-10  --------->\n            <!---------  type-10  --------->\n\n        \n    <\/section>\n\n    \n\n\n\n<section class=\"txt-section type-2\" >\n    <div class=\"container\">\n        \n                            <div class=\"title-box\">\n                    <h2>DMS pour les entreprises<\/h2>\n                                    <\/div>\n            \n                            <div class=\"txt-box\">\n                    <p>La <strong>gestion efficace des documents num\u00e9riques<\/strong> est une n\u00e9cessit\u00e9 dans le monde du travail moderne. Un <strong>syst\u00e8me de gestion de documents num\u00e9riques<\/strong> (en abr\u00e9g\u00e9 \u00ab\u00a0<strong>GED<\/strong>\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0<strong>logiciel GED<\/strong>\u00ab\u00a0) devient donc un <strong>\u00ab\u00a0must-have\u00a0\u00bb pour les entreprises<\/strong> &#8211; et pas seulement pour les grandes entreprises, mais <strong>aussi pour les PME<\/strong>. Dans cet article, vous apprendrez ce qu&rsquo;est un syst\u00e8me de gestion de documents num\u00e9riques, quelles sont ses fonctions et quels avantages il peut offrir \u00e0 votre entreprise.<\/p>\n                <\/div>\n                        <\/div>\n<\/section>\n\n<section  class=\"features-section\">\r\n    <div class=\"container\">\r\n        <div id=\"def\" class=\"et_pb_with_border et_pb_module et_pb_text et_pb_text_5 et_pb_text_align_left et_pb_bg_layout_light\">\n<div class=\"et_pb_text_inner\">\n<h2>Qu&rsquo;est-ce qu&rsquo;un syst\u00e8me de gestion de documents ?<\/h2>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"et_pb_with_border et_pb_module et_pb_text et_pb_text_6 et_pb_text_align_left et_pb_bg_layout_light\">\n<div class=\"et_pb_text_inner\">\n<p>Un DMS est un logiciel permettant de cr\u00e9er, d&rsquo;organiser, de stocker, de rechercher et de partager des documents \u00e9lectroniques au sein d&rsquo;une entreprise. L&rsquo;objectif principal d&rsquo;un DMS est de permettre une <strong>utilisation efficace des documents<\/strong> et <strong>de g\u00e9rer l&rsquo;ensemble du cycle de vie d&rsquo;un document<\/strong>.<\/p>\n<p>La mise en place d&rsquo;un syst\u00e8me de gestion documentaire peut y contribuer,<\/p>\n<ul>\n<li>r\u00e9duire la <strong>consommation de papier<\/strong>,<\/li>\n<li>d&rsquo;am\u00e9liorer l&rsquo;<strong>efficacit\u00e9<\/strong>,<\/li>\n<li>am\u00e9liorer la <strong>conformit\u00e9<\/strong><\/li>\n<li>et de promouvoir la <strong>coop\u00e9ration<\/strong> au sein des organisations.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n            <\/div>\r\n<\/section>\n\n\n<section class=\"txt-section type-6\" >\n    <div class=\"container\">\n        \n                            <div class=\"title-box with-circles\">\n                    <div id=\"fundament\" class=\"et_pb_with_border et_pb_module et_pb_text et_pb_text_7 et_pb_text_align_left et_pb_bg_layout_light\">\n<div class=\"et_pb_text_inner\">\n<h2>Logiciel de gestion documentaire : la base de la Digital Workplace<\/h2>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"et_pb_with_border et_pb_module et_pb_text et_pb_text_8 et_pb_text_align_left et_pb_bg_layout_light\">\n<div class=\"et_pb_text_inner\">\n<p>&nbsp;<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n                                    <\/div>\n            \n                            <div class=\"txt-box\">\n                    <p>De nos jours, une <strong>grande partie des documents commerciaux<\/strong> (factures, contrats, commandes, etc.) ne sont plus re\u00e7us sous forme papier, mais sous forme num\u00e9rique. De m\u00eame, les correspondances professionnelles se font de plus en plus par <strong>e-mail<\/strong> et, au moins depuis la pand\u00e9mie, via <strong>des outils de visioconf\u00e9rence<\/strong> comme Microsoft Teams ou Zoom.<\/p>\n<p>Un syst\u00e8me DMS joue un r\u00f4le essentiel dans ce sc\u00e9nario. Il offre des avantages \u00e9vidents aux entreprises en augmentant la productivit\u00e9, en r\u00e9duisant les co\u00fbts et en simplifiant et optimisant les processus de travail. Dans le cadre de la Digital Workplace, il constitue la base sur laquelle tout le reste est construit. Mais que fait un syst\u00e8me de gestion documentaire ?<\/p>\n                <\/div>\n                        <\/div>\n<\/section>\n\n\r\n<section class=\"posts-section\" >\r\n    <div class=\"container\">\r\n                    <div class=\"posts-slider-img-wrap\">\r\n                <div class=\"posts-slider-img\">\r\n                    <div class=\"item\" style=\"background-image: url(https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Mockup-Whitepaper-Digital-Workplace-Guide-EN.webp);\"><\/div>                <\/div>\r\n                <div class=\"slider-nav\"><\/div>\r\n            <\/div>\r\n                            <div class=\"posts-slider-txt\">\r\n                <div class=\"item\"><h2>Guide PDF gratuit : \u00ab\u00a0Le digital workplace\u00a0\u00bb.<\/h2>\n<p>Vous trouverez de plus amples informations sur le Digital Workplace dans le livre \u00e9lectronique gratuit <strong>\u00ab\u00a0Der Digital Workplace &#8211; Ein dataglobal Group-Guide\u00a0\u00bb.<\/strong><\/p>\n<p>Le livre \u00e9lectronique est con\u00e7u comme <strong>un guide pour les entreprises <\/strong>qui souhaitent <strong>obtenir des informations et des conseils de mise en \u0153uvre pour la transformation num\u00e9rique de leur activit\u00e9 <\/strong>.<\/p>\n<p>Ce contenu vous attend dans le guide Digital Workplace :<\/p>\n<ul>\n<li>Qu&rsquo;est-ce que le Digital Workplace ?<\/li>\n<li>Quels logiciels contient-il ?<\/li>\n<li>Quels avantages pour les entreprises ?<\/li>\n<li>Comment mes donn\u00e9es sont-elles prot\u00e9g\u00e9es ?<\/li>\n<li>Comment r\u00e9ussir la mise en \u0153uvre du Digital Workplace ?<\/li>\n<li>Comment enthousiasmer et impliquer mes collaborateurs ?<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<a href=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/fr\/whitepaper\/guide-de-lespace-de-travail-numerique\/\" class=\"btn\" target=\"_self\">A t\u00e9l\u00e9charger gratuitement<\/a><\/div>            <\/div>\r\n        \r\n    <\/div>\r\n<\/section>\n\n\r\n<section class=\"txt-section type-9\" >\r\n    <div class=\"container\">\r\n                    <div class=\"title-box\">\r\n                <h2>Les principales fonctions des logiciels de gestion documentaire<\/h2>\n            <\/div>\r\n                            <div class=\"txt-box\">\r\n                <div class=\"accordion-box\">\r\n                    <div class=\"accordion\">\r\n                                                    <div class=\"accordion-item\">\r\n                                                            <div class=\"accordion-title\">\r\n                                    <strong>Capture et fourniture de documents<\/strong>\r\n                                    <span class=\"accordion-icon\"><\/span>\r\n                                <\/div>\r\n                                                                                        <div class=\"accordion-content\">\r\n                                    <p>La fonction de base est la capture et l&rsquo;analyse des documents et des informations et donn\u00e9es qu&rsquo;ils contiennent. Si un document papier est disponible, il est num\u00e9ris\u00e9. En revanche, le logiciel DMS capture directement un document \u00e9lectronique. Les documents sont ensuite mis \u00e0 la disposition de tous les utilisateurs autoris\u00e9s pour qu&rsquo;ils puissent les consulter \u00e0 tout moment et en tout lieu via un terminal.<\/p>\n                                <\/div>\r\n                                <\/div>\r\n                                                                                <div class=\"accordion-item\">\r\n                                                            <div class=\"accordion-title\">\r\n                                    <strong>Permettre les collaborations<\/strong>\r\n                                    <span class=\"accordion-icon\"><\/span>\r\n                                <\/div>\r\n                                                                                        <div class=\"accordion-content\">\r\n                                    <p>Un syst\u00e8me de gestion de documents (DMS) facilite et optimise la collaboration en fournissant des documents centralis\u00e9s et versionn\u00e9s. Les collaborateurs peuvent acc\u00e9der simultan\u00e9ment aux fichiers sans s&rsquo;\u00e9craser mutuellement. Les modifications sont document\u00e9es de mani\u00e8re transparente et les notifications automatiques permettent \u00e0 toutes les personnes concern\u00e9es de rester \u00e0 jour. C&rsquo;est ainsi qu&rsquo;un DMS garantit une collaboration structur\u00e9e, efficace et sans perturbation.<\/p>\n                                <\/div>\r\n                                <\/div>\r\n                                                                                <div class=\"accordion-item\">\r\n                                                            <div class=\"accordion-title\">\r\n                                    <strong>Archivage avec protection contre les r\u00e9visions<\/strong>\r\n                                    <span class=\"accordion-icon\"><\/span>\r\n                                <\/div>\r\n                                                                                        <div class=\"accordion-content\">\r\n                                    <p>L&rsquo;archivage s\u00e9curis\u00e9 est un \u00e9l\u00e9ment essentiel d&rsquo;un DMS. Il stocke les fichiers originaux de mani\u00e8re inalt\u00e9rable, de sorte qu&rsquo;ils ont g\u00e9n\u00e9ralement la m\u00eame valeur juridique que les documents papier. Cela est particuli\u00e8rement important en cas d&rsquo;audit ou de litige. Un conseil juridique permet de d\u00e9terminer quels documents doivent \u00eatre conserv\u00e9s sous forme papier, comme les bilans d&rsquo;ouverture et les comptes annuels.<\/p>\n                                <\/div>\r\n                                <\/div>\r\n                                                                                <div class=\"accordion-item\">\r\n                                                            <div class=\"accordion-title\">\r\n                                    <strong>Capacit\u00e9 d&rsquo;int\u00e9gration et de connexion \u00e0 des syst\u00e8mes tiers<\/strong>\r\n                                    <span class=\"accordion-icon\"><\/span>\r\n                                <\/div>\r\n                                                                                        <div class=\"accordion-content\">\r\n                                    <p>Les GED modernes s&rsquo;int\u00e8grent de mani\u00e8re transparente aux syst\u00e8mes informatiques existants, sans n\u00e9cessiter de restructuration majeure. Vous pouvez recevoir des donn\u00e9es d&rsquo;applications tierces et les utiliser pour la gestion des documents, tandis que d&rsquo;autres outils tels que les progiciels de gestion int\u00e9gr\u00e9s ou les logiciels de messagerie \u00e9lectronique acc\u00e8dent facilement au contenu des GED.<\/p>\n                                <\/div>\r\n                                <\/div>\r\n                                                                        <\/div>\r\n                <\/div>\r\n            <\/div>\r\n            <\/div>\r\n<\/section>\n\n\r\n<section class=\"resource-efficiency-section type-2\" >\r\n    <div class=\"container\">\r\n                <div id=\"vorteile\" class=\"et_pb_with_border et_pb_module et_pb_text et_pb_text_10 et_pb_text_align_left et_pb_bg_layout_light\">\n<div class=\"et_pb_text_inner\">\n<h2>Avantages du syst\u00e8me de gestion documentaire<\/h2>\n<\/div>\n<\/div>\n<div class=\"et_pb_with_border et_pb_module et_pb_text et_pb_text_11 et_pb_text_align_left et_pb_bg_layout_light\">\n<div class=\"et_pb_text_inner\">\n<p>La mise en place d&rsquo;un syst\u00e8me de gestion documentaire (DMS) pr\u00e9sente de nombreux avantages. Ceux-ci peuvent varier en fonction des besoins et des processus sp\u00e9cifiques d&rsquo;une entreprise, mais dans l&rsquo;ensemble, un SGD contribue \u00e0 augmenter l&rsquo;efficacit\u00e9, \u00e0 am\u00e9liorer la s\u00e9curit\u00e9 des documents et \u00e0 faciliter la collaboration. Voici les principaux avantages d&rsquo;un syst\u00e8me de gestion documentaire.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n                <div class=\"resource-efficiency-cards\">\r\n                                                <div class=\"resource-efficiency-card\">\r\n                                                    <div class=\"resource-efficiency-card-img-container\">\r\n                                <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/icon-chart-up.svg\" alt=\"\"\/>\r\n                            <\/div>\r\n                                                                            <div class=\"resource-efficiency-card-content\">\r\n                                <h3 class=\"et_pb_toggle_title\">Augmentation de l&rsquo;efficacit\u00e9<\/h3>\n<div class=\"et_pb_toggle_content clearfix\">\n<p>Un syst\u00e8me de gestion documentaire permet de g\u00e9rer efficacement les documents, ce qui permet de gagner du temps. Gr\u00e2ce aux fonctions de recherche, \u00e0 une structure claire et \u00e0 un acc\u00e8s rapide, les collaborateurs peuvent trouver et traiter rapidement les documents.<\/p>\n<\/div>\n                            <\/div>\r\n                                            <\/div>\r\n                                    <div class=\"resource-efficiency-card\">\r\n                                                    <div class=\"resource-efficiency-card-img-container\">\r\n                                <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/icon-open-folder.svg\" alt=\"\"\/>\r\n                            <\/div>\r\n                                                                            <div class=\"resource-efficiency-card-content\">\r\n                                <h3 class=\"et_pb_toggle_title\">Travailler sans papier<\/h3>\n<div class=\"et_pb_toggle_content clearfix\">\n<p>Un syst\u00e8me de gestion de documents num\u00e9riques r\u00e9duit le besoin de papier. Cela contribue non seulement \u00e0 pr\u00e9server l&rsquo;environnement, mais aussi \u00e0 \u00e9conomiser l&rsquo;espace et les ressources n\u00e9cessaires au stockage des documents papier.<\/p>\n<\/div>\n                            <\/div>\r\n                                            <\/div>\r\n                                    <div class=\"resource-efficiency-card\">\r\n                                                    <div class=\"resource-efficiency-card-img-container\">\r\n                                <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/icon-laptop-mobile.svg\" alt=\"\"\/>\r\n                            <\/div>\r\n                                                                            <div class=\"resource-efficiency-card-content\">\r\n                                <h3>Travail mobile<\/h3>\n<p>Un DMS permet le travail mobile en offrant un acc\u00e8s aux documents quel que soit l&rsquo;endroit o\u00f9 l&rsquo;on se trouve. Les employ\u00e9s peuvent acc\u00e9der, modifier et partager les fichiers pertinents en toute s\u00e9curit\u00e9, \u00e0 tout moment et depuis n&rsquo;importe quel appareil. Cela favorise des mod\u00e8les de travail flexibles, augmente la productivit\u00e9 et am\u00e9liore la collaboration, que ce soit \u00e0 domicile, en d\u00e9placement ou au bureau.<\/p>\n                            <\/div>\r\n                                            <\/div>\r\n                                    <div class=\"resource-efficiency-card\">\r\n                                                    <div class=\"resource-efficiency-card-img-container\">\r\n                                <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Icon_Zuverlaessigkeit.jpg\" alt=\"\"\/>\r\n                            <\/div>\r\n                                                                            <div class=\"resource-efficiency-card-content\">\r\n                                <h3 class=\"et_pb_toggle_title\">Am\u00e9lioration de la collaboration<\/h3>\n<div class=\"et_pb_toggle_content clearfix\">\n<p>En permettant de partager facilement des documents, de les annoter et de les modifier ensemble, un DMS favorise la collaboration entre les services et les \u00e9quipes.<\/p>\n<\/div>\n                            <\/div>\r\n                                            <\/div>\r\n                                    <div class=\"resource-efficiency-card\">\r\n                                                    <div class=\"resource-efficiency-card-img-container\">\r\n                                <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/icon-window-blau.svg\" alt=\"\"\/>\r\n                            <\/div>\r\n                                                                            <div class=\"resource-efficiency-card-content\">\r\n                                <h3 class=\"et_pb_toggle_title\">Versionnement<\/h3>\n<div class=\"et_pb_toggle_content clearfix\">\n<p>Un DMS permet de g\u00e9rer diff\u00e9rentes versions d&rsquo;un document. Il est ainsi possible de suivre les modifications et de restaurer les anciennes versions.<\/p>\n<\/div>\n                            <\/div>\r\n                                            <\/div>\r\n                                    <div class=\"resource-efficiency-card\">\r\n                                                    <div class=\"resource-efficiency-card-img-container\">\r\n                                <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/icon-shield-person-blau.svg\" alt=\"\"\/>\r\n                            <\/div>\r\n                                                                            <div class=\"resource-efficiency-card-content\">\r\n                                <h3 class=\"et_pb_toggle_title\">Contr\u00f4le d&rsquo;acc\u00e8s et s\u00e9curit\u00e9<\/h3>\n<div class=\"et_pb_toggle_content clearfix\">\n<p>Le DMS permet de mettre en place des droits d&rsquo;acc\u00e8s et des mesures de s\u00e9curit\u00e9. Seuls les utilisateurs autoris\u00e9s ont acc\u00e8s \u00e0 certains documents, ce qui garantit la confidentialit\u00e9 et l&rsquo;int\u00e9grit\u00e9 des informations.<\/p>\n<\/div>\n                            <\/div>\r\n                                            <\/div>\r\n                                    <div class=\"resource-efficiency-card\">\r\n                                                    <div class=\"resource-efficiency-card-img-container\">\r\n                                <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/icon-legal-case-blau-1.svg\" alt=\"\"\/>\r\n                            <\/div>\r\n                                                                            <div class=\"resource-efficiency-card-content\">\r\n                                <h3 class=\"et_pb_toggle_title\">Conformit\u00e9 et piste d&rsquo;audit<\/h3>\n<div class=\"et_pb_toggle_content clearfix\">\n<p>Pour les secteurs soumis \u00e0 des r\u00e9glementations strictes et \u00e0 des normes de conformit\u00e9, un SGD offre une aide pr\u00e9cieuse pour r\u00e9pondre \u00e0 ces exigences.<\/p>\n<\/div>\n                            <\/div>\r\n                                            <\/div>\r\n                                    <div class=\"resource-efficiency-card\">\r\n                                                    <div class=\"resource-efficiency-card-img-container\">\r\n                                <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/icon-calendar-clock-blau.svg\" alt=\"\"\/>\r\n                            <\/div>\r\n                                                                            <div class=\"resource-efficiency-card-content\">\r\n                                <h3 class=\"et_pb_toggle_title\">R\u00e9duction des temps de recherche<\/h3>\n<div class=\"et_pb_toggle_content clearfix\">\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 des fonctions de recherche intelligentes, les utilisateurs peuvent trouver des documents rapidement et facilement. Cela minimise le temps habituellement consacr\u00e9 \u00e0 la recherche d&rsquo;informations.<\/p>\n<\/div>\n                            <\/div>\r\n                                            <\/div>\r\n                                    <div class=\"resource-efficiency-card\">\r\n                                                    <div class=\"resource-efficiency-card-img-container\">\r\n                                <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/icon-folder-gear-interface-blau.svg\" alt=\"\"\/>\r\n                            <\/div>\r\n                                                                            <div class=\"resource-efficiency-card-content\">\r\n                                <h3 class=\"et_pb_toggle_title\">Workflow Automation &#8211; Num\u00e9riser et automatiser les processus de travail<\/h3>\n<div class=\"et_pb_toggle_content clearfix\">\n<p>Certains DMS offrent des fonctionnalit\u00e9s de gestion des flux de travail qui permettent de mettre en place des processus automatis\u00e9s pour l&rsquo;approbation, la validation et la distribution des documents. Cela augmente l&rsquo;efficacit\u00e9 et r\u00e9duit les flux de travail manuels.<\/p>\n<\/div>\n                            <\/div>\r\n                                            <\/div>\r\n                                    <div class=\"resource-efficiency-card\">\r\n                                                    <div class=\"resource-efficiency-card-img-container\">\r\n                                <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Icon_Effizienz.jpg\" alt=\"\"\/>\r\n                            <\/div>\r\n                                                                            <div class=\"resource-efficiency-card-content\">\r\n                                <h3 class=\"et_pb_toggle_title\">\u00c9volutivit\u00e9<\/h3>\n<div class=\"et_pb_toggle_content clearfix\">\n<p>Un syst\u00e8me de gestion documentaire est g\u00e9n\u00e9ralement \u00e9volutif et peut suivre la croissance de l&rsquo;entreprise. Il peut donc r\u00e9pondre aux besoins croissants en mati\u00e8re de gestion documentaire.<\/p>\n<\/div>\n                            <\/div>\r\n                                            <\/div>\r\n                                    <\/div>\r\n        \r\n                        <\/div>\r\n<\/section>\n\n\n<section class=\"txt-section type-4\" >\n    <div class=\"container\">\n        <h2>Recherche rapide de documents avec un DMS &#8211; Comment cela fonctionne-t-il ?<\/h2>\n<p>La fonction principale d&rsquo;un syst\u00e8me de gestion de documents est de <strong>stocker de mani\u00e8re centralis\u00e9e<\/strong> <strong>tous les documents pertinents pour l&rsquo;entreprise<\/strong> (contrats, factures, e-mails, bons de livraison, etc.) et de les <strong>mettre \u00e0 disposition rapidement et facilement<\/strong>. En d&rsquo;autres termes, si vous avez besoin d&rsquo;une information ou d&rsquo;un document sp\u00e9cifique, vous pouvez l&rsquo;obtenir en quelques secondes, sans devoir effectuer de longues recherches. Que ce soit au bureau, \u00e0 la maison ou dans le train. Mais comment cela peut-il fonctionner ?<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3 class=\"et_pb_toggle_title\">Indexation des documents<\/h3>\n<div class=\"et_pb_toggle_content clearfix\">\n<p>Lors de son int\u00e9gration dans le syst\u00e8me de gestion documentaire, chaque document est <strong>index\u00e9<\/strong>. Les index se r\u00e9f\u00e8rent \u00e0 des <strong>informations pertinentes<\/strong> telles que le donneur d&rsquo;ordre ou le fournisseur, le num\u00e9ro d&rsquo;identification de la machine ou une cat\u00e9gorisation telle que \u00ab\u00a0facture\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0bon de livraison\u00a0\u00bb. Les documents papier sont scann\u00e9s et ensuite \u00e9galement index\u00e9s. Choisissez simplement l&rsquo;information qui vous permettra <strong>de retrouver<\/strong> le document <strong>dans l&rsquo;interface DMS<\/strong>. Dans un DMS moderne, un document peut \u00e9galement \u00eatre <strong>index\u00e9 automatiquement<\/strong>, \u00e0 condition que les solutions logicielles suppl\u00e9mentaires n\u00e9cessaires soient utilis\u00e9es &#8211; l&rsquo;utilisateur n&rsquo;a donc pas besoin de saisir manuellement les donn\u00e9es.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<\/div>\n<h3 class=\"et_pb_toggle_title\">Trouver l&rsquo;information recherch\u00e9e en quelques secondes<\/h3>\n<div class=\"et_pb_toggle_content clearfix\">\n<p>Par exemple, vous recherchez une facture sp\u00e9cifique. Vous saisissez donc un <strong>mot-cl\u00e9<\/strong> dans la <strong>fonction de recherche du DMS<\/strong> \u00e0 l&rsquo;aide de votre tablette, qui a un lien avec la facture, par exemple le <strong>num\u00e9ro de facture<\/strong> ou le <strong>nom du client<\/strong>. Vous acc\u00e9dez imm\u00e9diatement au document correspondant ou \u00e0 une liste de documents dont le contenu est li\u00e9 \u00e0 votre mot-cl\u00e9. Ce n&rsquo;est plus qu&rsquo;<strong>une question de secondes<\/strong> avant que l&rsquo;information souhait\u00e9e ne s&rsquo;affiche sur votre terminal.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<\/div>\n<h3 class=\"et_pb_toggle_title\">Fonctions de recherche pour la recherche de documents<\/h3>\n<div class=\"et_pb_toggle_content clearfix\">\n<p>La <strong>fonction de recherche int\u00e9gr\u00e9e<\/strong> d&rsquo;un SGD facilite consid\u00e9rablement la recherche de documents et offre diff\u00e9rentes possibilit\u00e9s. Il s&rsquo;agit g\u00e9n\u00e9ralement d&rsquo;options de recherche telles que la <strong>recherche par type de document<\/strong>, une <strong>recherche par index<\/strong> des documents, une <strong>recherche rapide<\/strong> avec des crit\u00e8res de recherche d\u00e9finis par l&rsquo;utilisateur et une <strong>recherche plein texte<\/strong>. Dans ce cas, non seulement le contenu des documents eux-m\u00eames est inclus, mais \u00e9galement les commentaires joints. Tout est fait pour que l&rsquo;utilisateur trouve le plus rapidement possible les documents et les informations dont il a besoin gr\u00e2ce \u00e0 la fonction de recherche.<\/p>\n<\/div>\n    <\/div>\n<\/section>\n\n    <div\r\n            class=\"your-career-top-image\"\r\n            style=\"background-image: url('https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/Schaubild_Dokumentenmanagementsystem-FR-dataglobal-Group.jpg');\"\r\n                ><\/div>\r\n\n\n\n<section class=\"txt-section type-2\" >\n    <div class=\"container\">\n        \n                            <div class=\"title-box\">\n                    <div id=\"mobil\" class=\"et_pb_with_border et_pb_module et_pb_text et_pb_text_14 et_pb_text_align_left et_pb_bg_layout_light\">\n<div class=\"et_pb_text_inner\">\n<h2>Des possibilit\u00e9s optimales pour le travail mobile<\/h2>\n<\/div>\n<\/div>\n                                    <\/div>\n            \n                            <div class=\"txt-box\">\n                    <p>Avec un syst\u00e8me de gestion documentaire, vous cr\u00e9ez et optimisez les possibilit\u00e9s de <strong>travail \u00e0 distance<\/strong> et <strong>de t\u00e9l\u00e9travail<\/strong>. Les collaborateurs ne sont plus li\u00e9s au bureau &#8211; ils travaillent totalement <strong>ind\u00e9pendamment du<\/strong> lieu <strong>et de l&rsquo;heure<\/strong> via le <strong>terminal de leur choix<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>La collaboration<\/strong> et le <strong>partage de documents et d&rsquo;informations<\/strong> ne posent aucun probl\u00e8me \u00e0 distance &#8211; au contraire, ils am\u00e9liorent m\u00eame la collaboration. La flexibilit\u00e9 de vos collaborateurs et les possibilit\u00e9s qualitatives de collaboration s&rsquo;en trouvent accrues.<\/p>\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 diff\u00e9rentes solutions int\u00e9gr\u00e9es, par exemple pour la gestion des contrats, l&rsquo;archivage des e-mails ou le traitement num\u00e9rique des factures, vous avez <strong>tous les documents, outils et processus num\u00e9riques \u00e0 port\u00e9e de main, \u00e0 tout moment<\/strong>. L&rsquo;acc\u00e8s est possible \u00e0 tout moment et de n&rsquo;importe o\u00f9, \u00e0 condition de disposer d&rsquo;une connexion Internet et d&rsquo;un terminal ad\u00e9quat.<\/p>\n                <\/div>\n                        <\/div>\n<\/section>\n\n\r\n<section class=\"posts-section\" >\r\n    <div class=\"container\">\r\n                    <div class=\"posts-slider-img-wrap\">\r\n                <div class=\"posts-slider-img\">\r\n                    <div class=\"item\" style=\"background-image: url(https:\/\/dataglobalgroup.com\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/Mockup-Whitepaper-DMS-Guide-EN.webp);\"><\/div>                <\/div>\r\n                <div class=\"slider-nav\"><\/div>\r\n            <\/div>\r\n                            <div class=\"posts-slider-txt\">\r\n                <div class=\"item\"><h2>Le \u00ab\u00a0Guide DMS\u00a0\u00bb officiel &#8211; T\u00e9l\u00e9chargez gratuitement d\u00e8s maintenant<\/h2>\n<p>Pour plus d&rsquo;informations sur les syst\u00e8mes de gestion de documents (DMS), consultez le livre \u00e9lectronique gratuit <strong>\u00ab\u00a0Gestion num\u00e9rique des documents\u00a0\u00bb.<\/strong><\/p>\n<p data-start=\"0\" data-end=\"181\">Le guide DMS offre une <strong>introduction \u00e0 la fois compr\u00e9hensible et fond\u00e9e \u00e0<\/strong> la gestion num\u00e9rique des documents. Il s&rsquo;adresse aussi bien aux d\u00e9butants qu&rsquo;aux utilisateurs exp\u00e9riment\u00e9s.<\/p>\n<p data-start=\"183\" data-end=\"374\">Ce livre \u00e9lectronique est un <strong>guide pratique pour les entreprises<\/strong> qui souhaitent s&rsquo;informer sur la mise en place d&rsquo;un syst\u00e8me de gestion documentaire. Il aborde notamment les sujets suivants :<\/p>\n<ul data-start=\"376\" data-end=\"639\" data-is-only-node=\"\" data-is-last-node=\"\">\n<li data-start=\"376\" data-end=\"426\">Les bases de la gestion num\u00e9rique des documents<\/li>\n<li data-start=\"427\" data-end=\"460\">Fonctions centrales d&rsquo;un DMS<\/li>\n<li data-start=\"461\" data-end=\"489\">Avantages pour les entreprises<\/li>\n<li data-start=\"490\" data-end=\"539\">Crit\u00e8res de s\u00e9lection du fournisseur appropri\u00e9<\/li>\n<li data-start=\"540\" data-end=\"582\">R\u00e9ussir la mise en place d&rsquo;un DMS<\/li>\n<li data-start=\"583\" data-end=\"639\" data-is-last-node=\"\">FAQ compacte avec les r\u00e9ponses aux questions les plus importantes<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<a href=\"https:\/\/dataglobalgroup.com\/fr\/whitepaper\/guide-dms\/\" class=\"btn\" target=\"_self\">A t\u00e9l\u00e9charger gratuitement<\/a><\/div>            <\/div>\r\n        \r\n    <\/div>\r\n<\/section>\n\n\r\n<div class=\"txt-accordion-section default\" >\r\n    <div class=\"txt-box\">\r\n        <div class=\"txt\">\r\n                        <h2>Fournisseurs de syst\u00e8mes de gestion documentaire : Comment faire le bon choix<\/h2>\n<p><span style=\"font-size: 16px;\">Votre fournisseur de syst\u00e8me de gestion documentaire doit r\u00e9pondre \u00e0 vos besoins individuels et s&rsquo;efforcer de trouver la solution la plus adapt\u00e9e \u00e0 votre entreprise. Prenez en compte certains facteurs qui vous permettront de s\u00e9parer le bon grain de l&rsquo;ivraie et de trouver plus rapidement le syst\u00e8me de GEIDE qui vous convient : <\/span><\/p>\n        <\/div>\r\n    <\/div>\r\n        <div class=\"accordion-box\">\r\n        <div class=\"accordion\">\r\n                        <div class=\"accordion-item\">\r\n                <div class=\"accordion-title\">Transparence <span class=\"accordion-icon\"><\/span><\/div>\r\n                <div class=\"accordion-content\">\r\n                    Existe-t-il des prix transparents pour le logiciel et les services associ\u00e9s (support, d\u00e9veloppement, etc.) ?                <\/div>\r\n            <\/div>\r\n                        <div class=\"accordion-item\">\r\n                <div class=\"accordion-title\">Aptitude technique <span class=\"accordion-icon\"><\/span><\/div>\r\n                <div class=\"accordion-content\">\r\n                    Le DMS est-il capable de reproduire les processus de votre entreprise ?                <\/div>\r\n            <\/div>\r\n                        <div class=\"accordion-item\">\r\n                <div class=\"accordion-title\">Actualit\u00e9 et \u00e9volutivit\u00e9 <span class=\"accordion-icon\"><\/span><\/div>\r\n                <div class=\"accordion-content\">\r\n                    La technologie est-elle \u00e0 jour et continue-t-elle \u00e0 \u00e9voluer ? Est-elle extensible en termes de fonctionnalit\u00e9s afin de r\u00e9pondre aux nouveaux besoins ult\u00e9rieurs de votre entreprise ?                 <\/div>\r\n            <\/div>\r\n                        <div class=\"accordion-item\">\r\n                <div class=\"accordion-title\">Convivialit\u00e9 <span class=\"accordion-icon\"><\/span><\/div>\r\n                <div class=\"accordion-content\">\r\n                    Le logiciel est-il intuitif ou n\u00e9cessite-t-il une formation ? Une grande convivialit\u00e9 favorise l&rsquo;acceptation, une faible convivialit\u00e9 g\u00e9n\u00e8re de la r\u00e9sistance.                 <\/div>\r\n            <\/div>\r\n                        <div class=\"accordion-item\">\r\n                <div class=\"accordion-title\">Des conditions pr\u00e9alables claires d\u00e9finies <span class=\"accordion-icon\"><\/span><\/div>\r\n                <div class=\"accordion-content\">\r\n                    Les conditions pr\u00e9alables et les \u00e9tapes n\u00e9cessaires \u00e0 la mise en \u0153uvre du DMS dans votre entreprise sont-elles clairement expliqu\u00e9es (par exemple, mat\u00e9riel suppl\u00e9mentaire, passage au cloud, formation des collaborateurs, etc.                 <\/div>\r\n            <\/div>\r\n                        <div class=\"accordion-item\">\r\n                <div class=\"accordion-title\">Conformit\u00e9 \u00e0 la loi <span class=\"accordion-icon\"><\/span><\/div>\r\n                <div class=\"accordion-content\">\r\n                    Le fournisseur tient-il compte de toutes les exigences l\u00e9gales avec son logiciel (par exemple le RGPD) ?                <\/div>\r\n            <\/div>\r\n                    <\/div>\r\n    <\/div>\r\n    <\/div>\n\n\n<section class=\"txt-section type-4\" >\n    <div class=\"container\">\n        <p>Si vous pouvez <strong>r\u00e9pondre \u00ab\u00a0oui\u00a0\u00bb<\/strong> \u00e0 toutes les questions de cette liste de contr\u00f4le, c&rsquo;est <strong>tr\u00e8s bon signe<\/strong>. N\u00e9anmoins, n&rsquo;h\u00e9sitez pas \u00e0 <strong>demander des pr\u00e9cisions<\/strong> au fournisseur <strong>si vous ne comprenez pas quelque chose<\/strong> ou si des d\u00e9tails ne sont pas mentionn\u00e9s. Un syst\u00e8me de gestion documentaire n&rsquo;est <strong>pas un produit fabriqu\u00e9 \u00e0 la cha\u00eene<\/strong>, mais une solution logicielle complexe qui doit tenir compte des besoins individuels de votre entreprise et des personnes qui l&rsquo;utilisent. Il en va de m\u00eame pour le service\/support autour du produit.<\/p>\n<p>Le choix de votre DMS doit donc <strong>\u00eatre<\/strong> <strong>r\u00e9fl\u00e9chi<\/strong> et <strong>accompagn\u00e9 d&rsquo;un bon sentiment<\/strong>, ce qui ressort g\u00e9n\u00e9ralement de vos premiers entretiens avec les consultants ou autres interlocuteurs du c\u00f4t\u00e9 du fournisseur. <strong>Une communication transparente et efficace est essentielle<\/strong> avant de prendre une d\u00e9cision.<\/p>\n    <\/div>\n<\/section>\n\n\r\n<section class=\"form-section type-1\" >\r\n    <div class=\"container\">\r\n                    <div class=\"form-titles\">\r\n                <h2>Faire une demande maintenant<\/h2>\n            <\/div>\r\n                <p><script charset=\"utf-8\" type=\"text\/javascript\" src=\"\/\/js-eu1.hsforms.net\/forms\/embed\/v2.js\"><span data-mce-type=\"bookmark\" style=\"display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;\" class=\"mce_SELRES_start\">\ufeff<\/span><\/script><br \/>\n<script>\n  hbspt.forms.create({\n    portalId: \"139750934\",\n    formId: \"38de85c8-09fe-40ee-a62e-69659a272699\",\n    region: \"eu1\"\n  });\n<\/script><\/p>\n    <\/div>\r\n<\/section>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gestion efficace des documents num\u00e9riques est une n\u00e9cessit\u00e9 dans le monde du travail moderne. 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