Weisenburger
Download Success Storyweisenburger construit l’avenir
« Nous construisons l’avenir » – c’est sous cette devise que la société weisenburger bau GmbH compte, depuis 1955 déjà, parmi les entreprises de construction leaders dans le sud-ouest de l’Allemagne. Depuis sa création, sa réputation a largement dépassé les frontières régionales
. Basée à Rastatt, puis bientôt à Karlsruhe, l’entreprise dirigée par ses propriétaires, qui possède des bureaux à Francfort, Stuttgart et Fribourg, entre autres, emploie plus de 500 personnes et se définit, avec ses sociétés sœurs, comme un prestataire de services complets « autour de l’immobilier ».
Archivage des e-mails et contrôle des processus métier
Le fait que les objets immobiliers construits par weisenburger se distinguent par une qualité de construction supérieure à la moyenne n’est qu’un aspect parmi d’autres qui caractérisent l’entreprise comme étant exceptionnelle. Dans le domaine de l’informatique interne également, l’entreprise mise entièrement sur l’innovation et le progrès, ce qui lui a valu d’être classée en 2017 parmi les 100 entreprises les plus innovantes d’Allemagne. weisenburger utilise le système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) windream et d’autres produits du fabricant de logiciels de gestion de Bochum, windream GmbH, pour gérer les documents importants pour l’entreprise et pour contrôler les processus commerciaux internes. Pour weisenburger, « construire l’avenir » signifie également faire évoluer les structures internes de l’entreprise, tout comme les objets de construction, et donc être toujours orienté vers l’avenir – jusque dans les moindres détails.
Utilisation de logiciels personnalisés et spécifiques à l’industrie
Au total, 320 licences du système windream et d’autres composants windream sont utilisés quotidiennement chez weisenburger. La sélection ciblée des composants logiciels montre déjà clairement à quel point les outils logiciels modernes peuvent être utilisés de manière individuelle et en même temps spécifique à l’industrie, en particulier dans le secteur de la construction :
- Le système ECM de windream, principalement utilisé pour la gestion des dossiers de construction ;
- la solution d’archivage des e-mails windream Exchange pour la gestion et l’archivage de toutes les communications par e-mail ainsi que ;
- le système windream BPM pour le contrôle et la modélisation des processus métier internes.
Dossiers de construction avec indexation « basée sur le contact
La gestion purement électronique des dossiers, basée sur un système informatique, joue un rôle central dans les processus commerciaux internes de weisenburger. Dans ce contexte, l’accent est naturellement mis sur les dossiers dont le contenu est spécifique au secteur – les dossiers de construction. Ils contiennent toutes les informations saisies électroniquement qui sont importantes en rapport avec les objets immobiliers associés, de la correspondance avec les clients aux contrats, en passant par les éventuelles réclamations et tous les autres documents liés à un objet de construction spécifique.
En principe, weisenburger crée ces dossiers de construction électroniques dans le système windream et les y gère également. Afin de pouvoir retrouver rapidement et à tout moment les informations stockées dans les dossiers, tous les dossiers sont créés selon des critères précis, spécialement adaptés aux besoins de l’entreprise. Ainsi, l’indexation, c’est-à-dire l’ »étiquetage » des dossiers, se fait toujours sur la base de contacts. Cela vaut en particulier pour la gestion des contrats et des documents relatifs aux contrats. Pour simplifier, l’indexation se fait en principe selon la devise « Qui avec qui ? Il est important de noter que l’indexation n’est pas effectuée ou ne peut pas être effectuée par les utilisateurs selon des critères purement manuels. L’indexation basée uniquement sur les contacts permet d’obtenir une systématique rigoureuse selon un principe simple, facile à comprendre et en même temps efficace. Et, soit dit en passant, il est évident que l’accès ciblé aux informations stockées dans les dossiers électroniques est beaucoup plus rapide qu’avec une recherche fastidieuse dans les archives papier.
Si la recherche d’informations peut être effectuée de manière très efficace, économique en temps et pertinente, c’est grâce aux options de recherche variées et faciles à gérer que le système ECM de windream offre à l’utilisateur.
Archivage automatisé des e-mails avec 500 boîtes aux lettres
La solution logicielle windream Exchange est également « connectée » au système windream pour l’archivage et la gestion de la correspondance électronique chez weisenburger. L’archivage des messages électroniques s’effectue à la fois du côté client et du côté serveur. Alors que les e-mails sont archivés de manière entièrement automatique côté serveur et sans intervention manuelle de la part des utilisateurs, certains e-mails peuvent également être déplacés par les utilisateurs côté client, par exemple d’une boîte (dossier) aux lettres vers un autre
. À propos des boîtes aux lettres : au total, la solution windream d’archivage des e-mails surveille 500 ( !) boîtes aux lettres différentes chez weisenburger. Tous les courriels provenant de ces casiers sont systématiquement et intégralement archivés.
La République tchèque en bref
- Adaptation du système ECM de windream à l’industrie du bâtiment en fonction du secteur d’activité
- Gestion électronique des dossiers de construction avec windream
- Traitement du courrier via des processus commerciaux gérés électroniquement
Archivage automatique des e-mails
Conclusion :
Une coopération basée sur la confiance
est éminemment importante
Pour weisenburger, la très bonne collaboration avec le fabricant windream
a toujours été fondamentale tout au long du projet, et cela reste vrai aujourd’hui. Les employés de l’entreprise responsables du projet windream trouvent que les relations honnêtes et ouvertes entre eux sont exceptionnelles et particulièrement précieuses. Ils soulignent que c’est la condition vraiment importante pour la réussite d’un tel projet.
Et le projet est – en janvier 2019 – loin d’être terminé. weisenburger prévoit d’acquérir d’autres licences de produits logiciels pour élargir encore les domaines d’application des solutions logicielles windream.