SWB Städtische Wohnungs-bau
Download Success StoryPourquoi la société SWB Städtische Wohnungsbau GmbH de Schönebeck mise-t-elle entièrement sur l’ECM ?
« C’est Schön(ebeck) an der Elbe » est le slogan de la ville de Schönebeck en Saxe-Anhalt. Située au bord de l’Elbe, la ville n’a pas seulement des paysages attrayants à offrir, mais elle construit et gère également des logements attrayants pour ses citoyens. En tant que filiale à 100% de la municipalité, SWB Städtische Wohnungsbau GmbH gère plus de 4000 appartements et autres biens immobiliers dans la région de la commune idyllique de l’Elbe. La quarantaine d’employés de l’entreprise municipale est assistée par le système ECM windream.
Structures de documents hétérogènes
En tant qu’entreprise municipale de construction de logements, SWB s’occupe de tout ce qui est important dans le domaine de la construction de logements et de la gestion de biens immobiliers urbains. Cela comprend aussi bien la gestion que la location de biens immobiliers. Il s’agit en grande partie de biens immobiliers appartenant à la commune. Mais la SWB gère également d’autres biens qui ne sont pas la propriété de la ville.
Il est évident que la gestion efficace des biens et de tous les documents qui en découlent ne peut être réalisée qu’avec le soutien d’une infrastructure informatique performante. Après tout, des informations de toutes sortes doivent être gérées, par exemple les contrats de location, les documents relatifs aux biens et à l’entretien ou encore les décomptes de charges.
Système multi-clients
Comme la SWB ne gère pas seulement ses propres biens immobiliers, le système ECM de windream, que la SWB utilise pour gérer l’ensemble de ses documents, a été configuré de manière multi-clients. Cela signifie que les « jobs documentaires » respectifs – c’est-à-dire les activités classiques dans le domaine de la gestion de l’information – sont représentés dans des sociétés distinctes et séparées, dont les structures de dossiers sont à leur tour gérées dans windream en tant qu’archives électroniques des mandants.
Archivage numérique : Dossiers des années cinquante
L’une des tâches principales des gestionnaires SWB consiste à numériser les anciens dossiers de location en fonction de la date de référence. En revanche, les nouveaux documents, et donc ceux qui ont déjà été créés électroniquement, sont immédiatement et directement stockés dans windream. La numérisation des anciens dossiers demande certes un certain temps, mais une fois la saisie électronique effectuée, il est possible de gagner beaucoup plus de temps, car la recherche de certains documents ne nécessite plus de se rendre dans les archives papier. Il en résulte une récupération immédiate de n’importe quel document sans perte de temps, beaucoup plus d’espace dans le bureau puisqu’il n’y a plus de classement papier, et un archivage structuré des documents sans risque d’erreur dû à un éventuel mauvais classement des documents papier – un gain énorme d’efficacité et de temps étant donné que chaque employé s’occupe d’environ 500 à 800 unités d’habitation. « Nous avons même parfois encore affaire à des contrats de location sur papier carbone des années 50 », s’amuse Marco Lindner, responsable du projet windream à la SWB, avant d’ajouter : « Grâce à la saisie électronique de tous les anciens dossiers, nos employés ont vraiment l’impression que leurs bureaux sont tout à coup devenus beaucoup plus grands, plus lumineux et plus agréables ». Ce n’est pas étonnant, car les dossiers et le papier sont désormais définitivement obsolètes.
La République tchèque en bref
- Système ECM multi-tenant
- Accès mobile aux documents via une tablette
- Numérisation efficace des anciens dossiers
- Structures de dossiers et de classement uniformes
- Installation rapide et facile
Avec windream, c’est rapide et facile
Pour Marco Lindner, l’introduction du système ECM windream s’est avérée très simple. Selon lui, les bons conseils du consultant de windream GmbH y ont également contribué. « Si chaque logiciel était aussi facile à mettre en œuvre que windream, nous serions heureux ». L’installation du système a été effectuée rapidement et facilement par un prestataire de services informatiques externe. Après l’introduction en production, tous les employés se sont immédiatement familiarisés avec le nouveau système ECM, ce qui est notamment dû au fait que chaque dossier électronique créé dans windream et devant être géré est identique. Cela permet de maîtriser à tout moment le flux d’informations, ce qui profite bien sûr directement aux clients ou aux locataires gérés par SWB. En effet, il est possible de répondre à une demande ad hoc sans délai – un avantage inestimable de l’archivage numérique des dossiers.
Accès mobile par tablette
Grâce à l’utilisation du système ECM windream, la communication avec les locataires est également devenue beaucoup plus « moderne ». Par exemple, alors qu’auparavant les états des lieux de sortie étaient des dossiers papier ou des documents imprimés apportés sur place, les sept employés chargés de cette tâche ont aujourd’hui accès aux documents nécessaires via une simple tablette. L’accès se fait en ligne et directement via le portail web windream, très convivial. Fini le transport de documents
Prévu :
Intégration dans l’application métier
A l’avenir, SWB veut intégrer windream dans une application métier qui s’adresse spécialement aux utilisateurs du secteur du logement. Ce logiciel sera lié à windream, de sorte que les employés de SWB travailleront avec l’environnement de travail de l’application métier comme interface utilisateur, tandis que les documents associés seront automatiquement conservés dans le système ECM de windream de manière à ce qu’ils puissent être révisés. La programmation individuelle nécessaire et l’adaptation spécifique au système de l’infrastructure informatique sont déjà en cours de planification.