Pearl

Sous la devise « innovant, bon marché, compétent », PEARL propose plus de 6.000 produits différents dans les domaines du matériel et des logiciels, des périphériques PC ainsi que de la technique et de la communication. En Allemagne, PEARL Agency est le leader de la vente par correspondance de logiciels et d’accessoires informatiques par excellence : le catalogue de vente par correspondance actuel répertorie à lui seul plus de 3 000 produits sur environ 260 pages, tous décrits en détail et illustrés par des photos d’accompagnement.

Sans l’utilisation d’un système de gestion électronique de documents (DMS), il serait difficile d’imaginer une administration efficace des envois et de la facturation qui en découle. Depuis décembre 2002, PEARL Agency Allgemeine Vermittlungsgesellschaft mbH, le nom officiel de la société en Allemagne, utilise windream pour gérer toutes ses factures entrantes et sortantes.

Chez PEARL Agency à Buggingen, en Allemagne, jusqu’à 8 000 factures – principalement des factures clients – sont stockées dans windream chaque jour. Avant que l’entreprise ne décide d’utiliser windream, les factures entrantes étaient classées et archivées au format papier.

Les factures clients étaient gérées dans le système de gestion des stocks plutôt que dans un DMS. Après une période de deux ans, les données ont été stockées sur des supports électroniques et externalisées. Le problème était qu’il devenait de plus en plus difficile d’accéder aux données externalisées : Les informations étaient toujours présentes sur les supports de stockage, mais elles n’étaient plus disponibles pour une consultation immédiate.

Cette situation grave a conduit à la décision d’investir dans un système de gestion et d’archivage électronique des documents. La condition préalable était que le nouveau DMS devait permettre à la fois de retrouver rapidement les anciennes données stockées et de gérer efficacement toutes les factures actuelles.

Avant de choisir un système de GEIDE, l’entreprise s’est informée sur les différents systèmes disponibles sur le marché. Elle a effectué des recherches sur Internet, visité des salons professionnels et rencontré des fabricants.

Les collaborateurs chargés de la comptabilité enregistrent d’abord les factures entrantes dans FibuNet. Chaque nouvelle facture enregistrée est munie d’une étiquette à code-barres contenant un numéro d’identification unique du document.

Les documents saisis sont ensuite numérisés et transférés vers windream sous forme de fichiers TIFF. Le processus de numérisation s’effectue via le logiciel de numérisation Ascent Capture développé par Kofax, qui dispose également d’une interface avec windream et permet ainsi un transfert automatique des factures numérisées vers le système de gestion documentaire. Actuellement, le volume mensuel de documents numérisés est d’environ 20.000 pages.

De plus, les données comptables de FibuNet sont également saisies automatiquement
et utilisées comme index dans windream. Le numéro de code-barres attribué à chaque document permet au personnel comptable d’identifier clairement les factures dans windream et dans FibuNet.