F.X. Meiller
Download Success StoryF.X. MEILLER fait confiance à dataglobal CS pour l’optimisation et la numérisation de ses processus commerciaux
Le leader mondial munichois F.X. MEILLER mise entièrement sur les dataglobal Content Services pour sa numérisation. Grâce à des solutions innovantes, dataglobal ne se contente pas de consolider l’infrastructure existante, mais permet aussi à MEILLER, avec dataglobal CS, de se préparer aux exigences numériques de demain.
Définition des tâches
- Optimisation et numérisation des processus commerciaux dans le traitement des commandes
- Allégement des infrastructures et réduction des coûts
- Consolidation des solutions isolées existantes pour le courrier électronique et l’archivage SAP
- Archivage légal
Solution
- Introduction d’une solution centralisée pour tous les besoins d’archivage avec dataglobal Content Services
- Migration des données existantes archivées dans le respect de la conformité
- Numérisation par dossier de commande numérique pour la gestion des données de commande
- Représentation commune de documents SAP et NON-SAP sous forme de dossiers dans dataglobal Digital Workplace
Franz Xaver MEILLER
Fahrzeug- und Maschinenfabrik GmbH & Co. KG (usine de véhicules et de machines)
Leader mondial des caisses basculantes, des remorques basculantes et des portes pour ascenseurs et monte-charges
Le groupe MEILLER est une entreprise familiale munichoise établie de longue date et connue dans le monde entier comme leader du marché dans le développement, la fabrication et la distribution de bennes basculantes et de remorques basculantes pour le secteur de la construction et de l’élimination des déchets. En outre, le nom de MEILLER est synonyme de fabrication et de distribution de portes d’ascenseurs de haute qualité pour les ascenseurs de personnes et de charges.
L’étroite collaboration entre MEILLER et tous les principaux constructeurs de véhicules garantit une interaction optimale entre le châssis du véhicule et la carrosserie. Cela est rendu possible par des transferts de données ultramodernes dans les domaines de la technique et de la logistique, qui permettent des temps de réaction courts dans les échanges avec les constructeurs de camions.
Ce n’est que le début : projet de consolidation des solutions d’archivage
Fin 2015, le service informatique du groupe MEILLER s’est demandé comment étendre efficacement l’espace de stockage qui s’épuisait pour les systèmes d’archivage utilisés dans le domaine de la messagerie et de SAP. En analysant la situation dans son ensemble, il est apparu que la consolidation des systèmes de stockage ne constituait manifestement qu’un aspect du problème réel. Les départements métiers étaient très insatisfaits des fonctionnalités des solutions d’archivage des e-mails et de SAP qu’ils avaient utilisées jusqu’à présent.
Outre le manque de fonctionnalités, les coûts d’exploitation élevés et les coûts de maintenance associés à deux systèmes d’archivage distincts ont été critiqués.
Dans ce contexte, les conseillers de dataglobal ont proposé d’introduire une solution globale interentreprises, économiquement attractive et orientée vers l’avenir, qui, en plus d’une solution d’archivage moderne, répondrait aux exigences croissantes liées à la transformation numérique. En collaboration avec le partenaire DELL, un partenaire de longue date de dataglobal dans le domaine de l’infrastructure, une solution sur mesure pour MEILLER a été mise en œuvre.
L’archivage à l’échelle de l’entreprise, initialement prévu dans une optique purement de conformité et d’infrastructure, est devenu un fondement essentiel de l’optimisation et de la numérisation des processus commerciaux de MEILLER.
Introduction de dataglobal CS comme solution centrale pour les services de contenu, le Digital Workplace et l’archivage
Les exigences du groupe MEILLER ont été regroupées dans un concept et mises en œuvre en conséquence. Les silos d’archivage coûteux ont été remplacés par dataglobal Content Services, solution centrale pour tous les besoins d’archivage. L’introduction de dataglobal E-Mail Management et de dataglobal SAP Archivierung a non seulement permis de réduire considérablement les coûts du système et de la maintenance, mais elle prépare également MEILLER pour l’avenir, car la solution peut être mise à l’échelle à tout moment en fonction des besoins et étendue de manière très flexible à d’autres applications à archiver.
Migration des données existantes archivées dans le respect de la conformité
La migration des e-mails déjà archivés avec CommVault et des données SAP archivées avec OpenText a constitué un élément essentiel de la conception. Il était essentiel que la migration n’ait pas d’impact sur les opérations en cours et que le cadre juridique soit respecté.
Classification des données et options de recherche
Le comité d’experts informatiques de MEILLER a été particulièrement impressionné par la classification du contenu des données et les possibilités de traitement ultérieur qui en découlent. Les utilisateurs ont également été enthousiasmés par la recherche en texte intégral qui s’étend à l’ensemble de l’entreprise et qui inclut les pièces jointes aux e-mails. Les données précieuses de l’entreprise peuvent désormais être intégrées, reliées, préparées et mises à disposition avec dataglobal CS pour les workflows et les processus numériques.
De plus, la réduction de la taille de la base de données de 40% a permis d’alléger la charge du serveur Exchange. Cela est rendu possible au cours de l’archivage par un échange des e-mails et pièces jointes originaux avec des LinkObjects sur le serveur Exchange. L’optimisation du volume de la sauvegarde qui en résulte est un autre effet positif de cette fonction. La suppression de la double opération d’archivage a permis de réduire considérablement les coûts de support et de maintenance.
Dossier de commande numérique pour
la gestion des données de commande
Mais ce n’est pas tout : pour soutenir le traitement des commandes en dehors du simple archivage des documents SAP, il fallait un dossier de commande relié à SAP. C’est ainsi que MEILLER a mis en production, dans l’étape suivante, une fonctionnalité de dataglobal SAP Archiving qui permet aux départements spécialisés de représenter les documents SAP archivés dans des dossiers en fonction de leur contenu – indépendamment du fait qu’il s’agisse de documents SAP ou NON-SAP.
Le dossier de commande numérique est généré automatiquement lors de la création d’une commande dans SAP et est relié au document SAP. Les documents papier et surtout les documents électroniques provenant de différents canaux d’entrée sont réunis de manière très simple et intuitive en un point central dans dataglobal CS. Les documents générés par SAP, tels que les factures, les confirmations de commande, les notes de crédit, etc. sont automatiquement placés dans le dossier correspondant dans dataglobal CS et reliés à l’endroit approprié. Les communications par e-mail pertinentes sont automatiquement insérées dans le dossier correspondant. Toutes les personnes autorisées ont un accès facile, simple et complet à tous les documents pertinents d’une commande donnée, où qu’elles se trouvent.
Les utilisateurs des différents services spécialisés – service commercial, gestion des marchandises, production – déposent les informations liées à la commande, telles que les documents papier, les e-mails, les fax, les fichiers Office ou les dessins, directement dans le dossier de commande, par simple glisser-déposer ou via une interface Office.
Une solution centralisée qui a de l’avenir
Chez MEILLER, la numérisation de la gestion des données des commandes permet un traitement rapide et sûr des commandes ainsi qu’une collaboration simple et intuitive dans dataglobal Digital Workplace, qui offre un accès d’une flexibilité maximale sur le web, en mobilité ou sur le bureau. Tous les justificatifs et documents papier relatifs aux commandes issus du système SAP sont en outre archivés à l’échelle de l’entreprise, automatiquement et en toute sécurité juridique.
Le projet d’archivage à l’échelle de l’entreprise, initialement prévu dans une optique purement de conformité et d’infrastructure, est devenu entre-temps un fondement essentiel de l’optimisation et de la numérisation des processus commerciaux de MEILLER.