Eberhard
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Un groupe de construction suisse fait ses adieux
Que fait une grande entreprise lorsque ses archives papier au sous-sol sont soudainement pleines ? Lorsque l’arbre cache la forêt à cause de la quantité de dossiers et de documents ? Lorsque les documents importants sont difficiles à trouver, voire impossibles à trouver ? Faut-il démolir, reconstruire, agrandir ou louer des locaux supplémentaires ? –
Bien que le groupe suisse Eberhard Bau AG soit l’un des leaders de la construction, de l’agrandissement et de la démolition en Suisse, il en a décidé autrement : après des consultations approfondies avec le distributeur suisse de windream, Kinetic AG, il a investi dans une solution informatique moderne, électronique et facile à utiliser pour la gestion d’un grand nombre de dossiers – en bref, il a investi dans le système ECM windream pour mettre fin une fois pour toutes à la « peur de l’espace ».
Eberhard construit tout
Eberhard Bau AG, dont le siège social est à Kloten, est l’un des plus grands groupes de construction en Suisse. Eberhard construit à peu près tout, et ce à grande échelle : des installations ferroviaires et des aéroports, mais aussi des routes et des bâtiments de toutes sortes. À cela s’ajoutent des domaines d’activité tels que le recyclage des matériaux de construction, l’assainissement des sites contaminés, l’excavation et la déconstruction ou la démolition. Rien qu’au siège de Kloten, l’entreprise emploie environ 450 personnes.
Un manque d’espace notoire
Il n’est donc pas surprenant que des activités aussi vastes génèrent une quantité de documents dont la gestion et l’archivage nécessitent beaucoup de personnel, surtout lorsqu’il s’agit de retrouver rapidement des documents papier dans des archives en constante augmentation. Le manque d’espace notoire, associé à l’augmentation constante du volume de papier, a fini par saturer les archives existantes et à les rendre indisponibles. Bien que l’investissement dans un système d’archivage électronique moderne n’ait été qu’une priorité mineure malgré le débordement des archives papier, il a été décidé, après une consultation approfondie avec le distributeur suisse de windream, Kinetic AG, de ne pas simplement agrandir l’espace existant par des travaux de construction supplémentaires. Au lieu de cela, il est apparu que l’extension de l’environnement informatique existant par un système ECM confortable comme windream était une solution beaucoup plus élégante.
Si on le fait, on le fait – des exigences définies
Cependant – et c’était les conditions – les nouvelles archives électroniques
ne devaient pas simplement remplacer les archives papier existantes. La nouvelle solution ECM windream devait aussi et surtout permettre à EberhardBau AG d’éviter les longs délais de traitement des documents ainsi que les classements multiples, tout en conservant une grande transparence. En outre, la réduction des temps d’accès à n’importe quel document était une priorité, avec un volume estimé à environ un million de nouveaux documents par an. De plus, le nouveau système ECM devait pouvoir s’intégrer à l’infrastructure informatique existante sans nécessiter de programmation importante.
Au départ, les décideurs d’Eberhard Bau avaient prévu d’utiliser windream uniquement comme archive d’images pour gérer les travaux de construction documentés par des photographies. Mais ils se sont vite rendu compte qu’en se limitant à cela, ils allaient tirer au canon sur des moineaux et que les capacités du système ECM étaient loin d’être épuisées
.
Solution sur mesure du distributeur windream Kinetic AG
Le distributeur suisse de windream, Kinetic AG de Lenzburg, a donc été chargé d’intégrer windream comme système ECM complet dans l’infrastructure informatique existante de Eberhard Bau AG. Kinetic a donc implémenté une solution logicielle de pointe sur la base technologique du système ECM windream, permettant aux employés d’Eberhard de scanner et de numériser toutes les données de projet, y compris les documents existants dans les archives papier, à partir d’un poste de travail central.
Contexte : le distributeur suisse de windream Kinetic AG
Kinetic AG, dont le siège est à Lenzburg en Suisse, est un partenaire de distribution windream de longue date, spécialisé dans la vente et l’intégration de solutions windream dans toute la Suisse. En tant que distributeur de windream, Kinetic gère un vaste réseau d’entreprises partenaires spécialisées et fournit dans ce cadre un support de deuxième niveau à ses partenaires. De cette manière, Kinetic couvre toute la gamme des besoins ECM typiques, de la gestion documentaire classique dans les PME aux projets ECM complexes dans les grandes entreprises.
En outre, la gamme de services de Kinetic AG comprend également l’intégration d’applications spéciales, entièrement orientées vers les souhaits individuels des clients. Kinetic développe de telles solutions logicielles sur mesure dans sa propre distillerie de solutions sous le label Dalvany. De cette manière, Kinetic a déjà réalisé avec succès un grand nombre de projets ECM complexes pour windream GmbH.
La République tchèque en bref
- Intégration transparente de la nouvelle solution ECM dans l’infrastructure informatique existante
- Réduction de l’espace nécessaire et remplacement des archives de dossiers existantes par la mise en œuvre d’une solution informatique moderne
- Indexation automatique des documents archivés via le texte intégral
- Gestion d’un volume de numérisation d’environ un million de nouveaux documents
par an - Réduction des temps d’accès aux documents
Indexation automatique du texte intégral
Pour que les documents numérisés puissent être retrouvés ultérieurement sans perte de temps, ils sont automatiquement indexés par texte intégral pendant le processus de numérisation. Cela signifie que le texte, c’est-à-dire le contenu réel d’un document numérisé, est automatiquement lu pendant le processus de capture. Les informations lues peuvent être utilisées ultérieurement pour la recherche en saisissant simplement des termes de recherche dans le système. windream recherche ensuite très rapidement tous les documents de l’archive électronique qui correspondent aux termes de recherche saisis. La recherche dans les archives windream s’effectue via une fonction de recherche centrale intégrée dans le système ECM. En plus de la recherche sur le texte intégral, vous pouvez bien sûr utiliser toutes les autres fonctions de recherche offertes par windream. Il s’agit par exemple d’une recherche basée sur des caractéristiques d’indexation prédéfinies telles que la date, le numéro de projet ou le numéro de client. Eberhard Bau AG utilise également volontiers la possibilité d’indexer des documents à l’aide de codes-barres.
Réalisation à 100 % des objectifs souhaités
La solution utilisée aujourd’hui par Eberhard Bau et mise en œuvre par Kinetic se distingue notamment par le fait qu’elle offre aux « collaborateurs Eberhard » une approche informatique globale. La solution intègre différents domaines d’application sous un même toit : de la saisie ou de la numérisation des documents papier entrants, en passant par leur traitement et leur gestion, jusqu’à leur stockage dans les archives windream de manière à ce qu’ils soient protégés contre les révisions et qu’ils puissent être facilement recherchés ultérieurement.
Le temps nécessaire à la réalisation de l’ensemble du projet jusqu’à son utilisation en production a également été extrêmement court par rapport aux exigences définies au départ. Le fait que l’utilisation du système ECM windream ne nécessite pratiquement aucune formation a contribué de manière décisive à ce que les employés impliqués de Eberhard Bau AG soient extrêmement satisfaits du nouveau système. Et ils constatent chaque jour à quel point le temps consacré à la recherche de documents a été réduit. Ce qui impliquait auparavant de descendre à la cave n’est plus qu’à un clic de souris.
Michael Rime, chef d’équipe du secrétariat d’Eberhard Bau AG à Kloten, se montre presque euphorique : « Aujourd’hui, il m’est difficile d’imaginer travailler sans windream ». – Peut-il y avoir un plus beau compliment pour Kinetic et windream ?