Diaconie de Rhénanie Westphalie Lippe
Download Success StoryPartage de bureau et gestion de l’espace efficaces
Dans le but d’augmenter l’utilisation efficace des bureaux partagés et des locaux et de favoriser la collaboration au sein de l’équipe, l’association Diakonisches Werk Rheinland-Westfalen- Lippe e.V. – Diakonie RWL a introduit les solutions de gestion des ressources du dataglobal Group. Désormais, les collaborateurs bénéficient d’une réservation simple et d’une plus grande transparence dans un environnement de travail agréable.
À propos de la Diakonie RWL
Le Diakonisches Werk Rheinland-Westfalen-Lippe e.V. – Diakonie RWL est la plus grande association diaconale d’Allemagne. Elle représente environ 5.000 institutions sociales protestantes, dans lesquelles 390.000 collaborateurs travaillent à titre professionnel ou bénévole en Rhénanie-du-Nord-Westphalie, en Sarre ainsi que dans certaines parties de la Rhénanie-Palatinat et de la Hesse. L’administration centrale de la Diakonie RWL, qui emploie plus de 250 personnes, se trouve à Düsseldorf.
Pendant la pandémie de Corona, le travail mobile a également été établi à la Diakonie RWL et fait aujourd’hui partie intégrante du travail quotidien. En règle générale, les collaborateurs travaillent deux jours par semaine au bureau et le reste du temps de manière mobile. La Diakonie RWL a par exemple introduit des open spaces avec des zones agréables pour les échanges.
Cette réorganisation de l’environnement de travail s’est accompagnée de la suppression des affectations fixes de postes de travail au profit d’un partage flexible du bureau et d’un plus grand nombre de salles de réunion. Pour faciliter l’utilisation de ces ressources, la Diakonie RWL cherchait une solution intuitive pour gérer les postes de travail partagés et les salles. La solution devait optimiser les processus de réservation et de gestion, offrir des possibilités d’évaluation détaillées de l’utilisation et générer peu de travail de maintenance technique pour l’informatique interne. En outre, elle devait favoriser la collaboration au sein des unités organisationnelles et des équipes transversales, encourager l’acceptation du nouveau concept de salles et s’intégrer parfaitement dans l’environnement de travail technologiquement moderne existant avec les possibilités les plus diverses de Microsoft Modern Workplace.
Diakonie RWL opte pour vysoft
Après une évaluation complète de différents produits, la Diakonie RWL a opté pour les solutions vysoft de dataglobal Group. Elle a d’abord mis en place le Desk Sharing Management (DSM) et l’a ensuite complété par le système de gestion de l’espace (RMS). Le contact étroit avec les experts de dataglobal Group a permis un soutien optimal pendant l’implémentation.
Comme les solutions vysoft sont également très intuitives en termes de configuration, une grande partie des tâches de mise en œuvre a pu être réalisée en interne – par exemple, les plans des salles ont été créés de manière autonome avec Microsoft Visio. En cas de modifications futures, ils peuvent désormais être mis à jour et gérés en interne. Cela renforce la flexibilité et favorise le développement autonome par la Diakonie RWL. Dès le début, l’accent a été mis sur l’implication des employés et de leurs représentants. Le fait qu’ils aient été impliqués de manière intensive dans le projet a considérablement favorisé l’acceptation et la mise en œuvre réussie des nouvelles solutions.
Défis
- Création de nouveaux concepts de postes de travail et d’une utilisation plus efficace de l’espace après le regroupement de sites.
- Assurer une collaboration étroite au sein des divisions organisationnelles et des équipes transversales malgré une forte proportion de travail à distance.
- Susciter l’enthousiasme des employés et augmenter leur productivité
grâce à une infrastructure de bureau moderne et des solutions intuitives. - Intégration des nouvelles solutions informatiques dans le paysage Microsoft SharePoint existant, tout en évitant de surcharger l’informatique interne par une administration lourde.
La collaboration en équipe est encouragée
Avec vysoft DSM, les unités organisationnelles et les équipes interdisciplinaires peuvent également s’organiser de manière optimale dans des environnements de bureau partagés. Pour ce faire, environ 40% des postes de travail ont été attribués à des unités organisationnelles individuelles comme base d’accueil. Ces postes peuvent donc être réservés en priorité par les collaborateurs des secteurs d’organisation concernés. Cela permet d’établir des points de contact habituels dans les open spaces avec des bureaux partagés et de faciliter l’accès aux documents papier liés aux départements. Les 60% de postes de travail restants peuvent être réservés librement. La réservation peut se faire jusqu’à quatre semaines à l’avance dans Microsoft SharePoint ou de manière ad hoc via une application mobile ou encore via un code QRC sur le poste de travail. À l’avenir, cela sera également possible sur des bornes situées dans le hall d’entrée du bâtiment ainsi que dans les halls d’entrée des différents étages.
Les collègues peuvent être rapidement localisés grâce à l’aperçu des réservations et les équipes transversales peuvent se réunir plus rapidement. Les salles de réunion sont intégrées dans l’aperçu par vysoft RMS avec leur occupation et peuvent être réservées de manière tout aussi confortable. Les écrans situés à côté de
et des entrées permettent de visualiser l’état des réservations en un coup d’œil, même au-delà de Microsoft SharePoint.
« Grâce à vysoft, le manque de transparence et la gestion sur papier des bureaux partagés et des salles de réunion appartiennent au passé. Aujourd’hui, la réservation se fait en quelques clics. Nous pouvons ainsi gérer nos ressources de postes de travail de manière optimale à tout moment. Pour nous, c’est aussi une question d’efficacité des ressources et de durabilité ».
Les espaces sont utilisés efficacement
vysoft DMS et RMS n’ont pas seulement considérablement simplifié et optimisé les processus liés à la gestion et à la réservation des bureaux partagés et des salles de réunion. Ils fournissent également des données réelles détaillées sur l’utilisation de ces ressources. Les données sont présentées de manière attrayante par vysoft à l’aide de Power BI pour de nombreuses analyses. Il est ainsi possible d’évaluer les taux d’occupation à différents niveaux et d’identifier les goulots d’étranglement ou les surcapacités. L’utilisation de l’espace et des bâtiments
peut ainsi être optimisée en fonction des données. Cela permet de libérer de l’espace pour une nouvelle augmentation du personnel ou pour des économies potentielles.
« Grâce aux données bien fondées sur l’utilisation des postes de travail et des salles, nous pouvons non seulement procéder à d’autres ajustements, mais aussi les expliquer de manière plausible. Cela favorise l’acceptation de telles mesures
au sein du personnel ».
Une infrastructure de bureau moderne favorise la productivité et la créativité
La Diakonie RWL accorde une grande importance à un environnement de travail innovant et attrayant pour ses collaborateurs. Pour ce faire, différents investissements ont été réalisés dans des technologies modernes, comme par exemple les Microsoft Surface Hubs ou le Microsoft Modern Workplace pour la collaboration. Grâce à leur intégration dans Microsoft SharePoint et Microsoft Teams, les solutions vysoft s’inscrivent parfaitement dans cette expérience d’utilisation moderne. Après l’introduction des solutions vysoft, Diakonie RWL a mené une enquête dédiée auprès de ses collaborateurs. Celle-ci a révélé un haut niveau de satisfaction à l’égard du système : il est facile à utiliser, très convivial et clair.
« Aujourd’hui, nous travaillons beaucoup plus sur des projets qu’il y a quelques années. Il est donc d’autant plus important pour nous de soutenir parfaitement la collaboration des équipes avec un environnement de travail flexible correspondant. Les solutions vysoft sont un outil essentiel pour cela ».
Solution robuste intégrée à SharePoint et Teams
Cloud First est la stratégie informatique de la Diakonie RWL, afin que la petite équipe informatique interne puisse se concentrer sur les tâches stratégiques. Pour cela, la diaconie mise systématiquement sur Microsoft comme plate-forme centrale. Un critère important pour la décision en faveur des solutions vysoft a été le fait qu’elles fonctionnent en tant que solutions SaaS intégrées dans
Microsoft SharePoint et Teams. En utilisation productive, elles convainquent par leur fonctionnement stable et leurs besoins minimes en matière d’assistance technique.
Avantages
- Utilisation plus efficace des espaces de bureau et des locaux grâce à l’optimisation et au développement pilotés par les données
- Grande satisfaction des collaborateurs grâce à un environnement de travail moderne dans le modèle de bureau partagé
- Soutien à la collaboration et à la communication dans le cadre d’un mélange de travail au bureau et à domicile
Chiffres clés
– 250 utilisateurs
– 3 terminaux kiosques
– 224 bureaux partagés et 20 salles de réunion
– 5 368 réservations de places en 2024 (réservations présentes)
– 27 niveaux de réservation
Une gestion moderne des ressources
crée des gains d’efficacité
dans un environnement de travail innovant
Grâce aux solutions de gestion des ressources de dataglobal, la Diakonie RWL a pu améliorer considérablement l’efficacité de son environnement de bureau partagé à tous les niveaux, de l’administration à l’optimisation continue en passant par la réservation. Les planifications et les décisions peuvent désormais être prises sur la base de données d’occupation réelles. Parallèlement, les collaborateurs sont ravis de la simplicité de la solution et de la transparence créée. Ils bénéficient d’un meilleur soutien à la collaboration, tant au sein de leurs unités organisationnelles que dans le cadre de projets transversaux. Les solutions vysoft sont donc un élément important pour un travail motivé dans un environnement moderne et sont utilisées quotidiennement avec plaisir. L’introduction d’une gestion avancée des ressources pour les bureaux partagés et les salles au sein de la Diakonie RWL a été un grand succès pour l’entreprise, qui souhaite l’étendre à d’autres domaines d’application.
À propos du client
L’association Diakonisches Werk Rheinland-Westfalen- Lippe e.V. – Diakonie RWL – est la plus grande association diaconale du Land et l’une des plus grandes associations centrales de l’aide sociale libre. Le territoire de l’association comprend la Rhénanie du Nord-Westphalie, la Sarre ainsi que certaines parties de la Rhénanie-Palatinat et de la Hesse. La Diakonie RWL représente environ 5.000 institutions sociales protestantes, dans lesquelles 390.000 employés travaillent à plein temps ou bénévolement.
www.diakonie-rwl.de