Bureau du district de Böblingen
Traitement simplifié des cas grâce à la disponibilité centralisée des documents au Landratsamt Böblingen
Définition des tâches
Les processus d’une administration locale avec des heures de visite, pour répondre aux demandes les plus diverses des citoyens, sont traditionnellement basés sur des documents. Ils sont basés sur des formulaires, des demandes, des certificats et autres documents papier. Dans ces institutions, il s’agit d’optimiser les processus dans le cadre de la numérisation. L’objectif est de traiter et de conserver sous forme numérique aussi bien les échanges d’écritures avec les citoyens que les documents reçus de ces derniers. Au fil du temps, tous les travaux nécessaires doivent pouvoir être effectués sans retards inutiles grâce à la meilleure disponibilité possible des informations.
Solution
Différents services de l’administration utilisent la solution d’archivage de dataglobal CS dans le Digital Workspace. Tous les documents générés y sont archivés. Une intégration approfondie avec différentes applications spécialisées a été réalisée afin d’atteindre un haut degré d’automatisation et donc une faible probabilité d’erreurs. Les citoyens qui entrent dans l’administration avec leurs propres documents à déposer les récupèrent sans délai d’attente particulier, car ils sont scannés directement sur place et stockés dans les archives de dataglobal CS.
Avantages pour le client
Grâce au stockage centralisé, aucune information n’est perdue et le temps nécessaire pour accéder à ces informations est réduit au minimum. Il n’est plus nécessaire de retrouver des documents papier, ce qui profite à la fois au personnel et aux citoyens. La numérisation instantanée des documents évite d’en faire des copies pour le classement, ce qui permet de réduire les coûts, de préserver l’environnement et de répondre aux demandes en temps voulu.
Département
Service d’immatriculation, service des permis de conduire, gestion des déchets