Bureau des impôts de la ville de Zurich
Archivage de documents issus de l’impression de masse avec intégration dans une application métier au sein de l’administration fiscale de la ville de Zurich
Définition des tâches
Régulièrement, le bureau des impôts de la commune suisse génère des dizaines de milliers de documents d’expédition qui sont envoyés aux citoyens par voie postale ou même électronique (factures d’impôts, rappels, etc.). Les autorités de contrôle exigent que tous les courriers sortants soient archivés de manière à ce qu’ils puissent être consultés ultérieurement et qu’une preuve de la communication avec le client puisse être fournie. Les employés doivent pouvoir obtenir rapidement une vue d’ensemble de la communication en cas de questions des clients finaux sur le certificat d’expédition, afin de pouvoir ensuite traiter les questions rapidement et facilement.
Solution
Les documents d’expédition créés par l’application métier sont stockés temporairement sous forme de documents numériques avec les métadonnées correspondantes, puis indexés sur la base de ces métadonnées et transférés dans les archives de dataglobal CS. Lors du transfert dans les archives, un retour d’information est envoyé à l’application métier, avec des informations sur la manière d’accéder à nouveau au document archivé à tout moment. Par la suite, tous les collaborateurs sont ainsi en mesure d’ouvrir chaque document archivé directement depuis l’application métier, à partir de l’archive, afin d’avoir accès à toutes les informations pour répondre à des questions.
Avantages pour le client
Outre le respect des exigences réglementaires, le confort des collaborateurs lors de l’utilisation quotidienne de l’application métier et du suivi des clients finaux est accru, et les processus de travail sont plus efficaces. Outre les avantages en termes de coûts et de rapidité de traitement des dossiers, la satisfaction des citoyens et des employés augmente également.
Département
Gestion de la fiscalité