Was ist die XRechnung?
Pflicht ab 01.01.2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
XRechnung und die Zukunft des B2B-Rechnungswesens
In der Geschäftswelt gewinnt die elektronische Rechnungsstellung zunehmend an Bedeutung. Die XRechnung spielt dabei eine zentrale Rolle, insbesondere im öffentlichen Beschaffungswesen in Deutschland, wo sie 2020 als Pflichtformat eingeführt wurde. Ein Grund, warum das Interesse an der X-Rechnung auch bei Unternehmen zunimmt: Ab 2025 ist die E-Rechnung, zu der Formate wie XRechnung und ZUGFeRD gehören, im B2B-Bereich Pflicht.
Inhalt
Definition: Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung im XML-Format, aufgebaut nach einem standardisierten Schema. Als XML ist sie für die Verarbeitung durch Computersysteme konzipiert und für den Menschen nicht direkt lesbar. Bereits seit 2020 ist die XRechnung der deutsche Standard für elektronische Rechnungen im Behördenkontext und somit auch für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Behörden (G2C).
Die Struktur ermöglicht es, dass der Inhalt der Rechnung automatisch und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Für Unternehmen bedeutet das eine höhere Effizienz im Rechnungsmanagement. Systeme wie z. B. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können die Inhalte aufnehmen, automatisch verarbeiten und zudem sofort validieren, ob die Rechnung korrekt gestellt wurde, da die Inhalte als XML und somit in einer standardisierten Form vorliegen.
Ist die X Rechnung eine E-Rechnung?
Ja, die XRechnung ist immer eine E-Rechnung. Zusammen mit ZUGFeRD gehört sie zu den zwei wichtigsten E-Rechnungsstandards in Deutschland. Sie ist zudem der offizielle deutsche Daten-Standard für elektronische Rechnungen.
Woraus besteht eine XRechnung?
Die XRechnung beinhaltet natürlich weiterhin alle relevanten Elemente einer Rechnung. Hier ein Überblick:
Kopfbereich
Enthält allgemeine Informationen zur Rechnung, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Referenznummern.
Lieferantendaten
Informationen zum Rechnungssteller, einschließlich Name, Adresse, Steuernummer und Kontaktinformationen.
Kundendaten
Informationen zum Rechnungsempfänger, einschließlich Name, Adresse und eventuell eine Referenznummer des Kunden.
Leistungsdetails
Detaillierte Auflistung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Artikelbeschreibung, Menge, Einzel- und Gesamtpreis.
Steuerinformationen
Angaben zu den angewandten Steuersätzen und -beträgen, einschließlich der jeweiligen Steuerkategorie.
Gesamtbetrag
Der Gesamtrechnungsbetrag inklusive aller Steuern und Gebühren.
Zahlungsinformationen
Bankverbindung des Lieferanten, Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum.
Seit 2020 in der öffentlichen Verwaltung,
ab 2025 auch im B2B-Sektor verpflichtend
Im B2G-Sektor (Business to Government) ist die XRechnung seit einigen Jahren fest etabliert. Bereits seit 2020 sind sämtliche Länder, Kommunen und Behörden verpflichtet, Rechnungen im XRechnung-Format empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Auch im B2B-Bereich dürfen zukünftig nur noch elektronische Rechnungsformate verwendet werden, die der EU-Norm EN 16931 entsprechen, wie die XRechnung und der ZUGFeRD-Standard. Zurzeit nutzen bereits rund 4/10 der deutschen Unternehmen XRechnung.
Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes wird die Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen also auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eingeführt. Dabei gelten bestimmte Übergangsfristen. Ab dem 1. Januar 2025 sind B2B-Unternehmen bereits dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Übergangsfristen für die E-Rechnung
Vorteile der XRechnung auf einen Blick
Erstellung und Versand
X Rechnungen (und E-Rechnungen generell) können mit einer entsprechenden Software mit nur wenigen Klicks erstellt und direkt an Kunden, Partner oder an öffentliche Stellen versendet werden.
Automatische Verarbeitung und Auswertung
Die automatische Analyse eingehender Rechnungen und die Extrahierung relevanter Daten ermöglichen die schnelle Weiterverarbeitung von Rechnungen.
Rechtssicherheit
XRechnung erfüllt alle EU-Vorschriften für elektronische Rechnungen. Unternehmen profitieren somit von einem rechtssicheren Rechnungsmanagement.
Zeitsparend und Kosteneffizient
Optimierte und automatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand und die Kosten für das Rechnungswesen im Unternehmen.
Revisionssicherheit für eine sichere Archivierung
XRechnungen lassen sich revisionssicher und somit unveränderbar und geschützt vor Manipulation im ECM-System sichern.
Papierloser Prozess für die Rechnungsstellung
Alle Prozesse rund um ein- und ausgehenden Rechnungen werden komplett digital abgewickelt. So können volle Aktenschränke und manueller Aufwand, z. B. um Rechnungen händisch zu verarbeiten oder im Archiv wiederzufinden, vermieden werden.
Integration in bestehende Systeme
Softwarelösungen zur X-Rechnung lassen sich in der Regel nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren.
Funktionsweise der XRechnung
Die XRechnung kann manuell über ein Webformular, über ein ERP-System wie SAP oder durch externe Dienstleister erstellt werden. Der Versand zwischen Unternehmen kann flexibel, z.B. per E-Mail, erfolgen, während es für öffentliche Auftraggeber spezifische Übertragungswege gibt. Nach dem Empfang kann die Rechnung automatisiert in den digitalen Verarbeitungsprozess integriert und revisionssicher archiviert werden. Hier ein Überblick über die einzelnen Funktionsschritte:
Erstellung
Es gibt mehrere Methoden zur Erstellung:
- Manuelle Erstellung per Webformular: Dies kann über ein Portal wie das ZRE des Bundes erfolgen.
- Nutzung eines externen Dienstleisters: Ein Dienstleister kann die Erstellung übernehmen.
- Direkte Erstellung aus einem ERP-System: Systeme wie SAP ermöglichen die direkte Erstellung.
Für Unternehmen mit wenigen Rechnungen ist die manuelle Erstellung über ein Webportal ausreichend. Bei einer höheren Rechnungsmenge empfiehlt sich die Nutzung eines ERP-Systems wie SAP oder die Beauftragung eines externen Dienstleisters.
Versand
Es gibt keine festgelegten Vorgaben für den Versandweg von Rechnungen zwischen Unternehmen. Diese können beispielsweise einfach per E-Mail an den Empfänger gesendet werden. Beim Versand an öffentliche Auftraggeber existieren verschiedene Übertragungsmöglichkeiten, wobei es Unterschiede gibt, ob die Rechnung an den Bund oder an eine Landesbehörde gesendet wird.
Empfang und Verarbeitung
XRechnungen können beispielsweise über das ZRE oder das Portal OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform) empfangen werden. Alternativ können sie auch direkt im E-Mail-Postfach eines Unternehmens ankommen. Da XRechnungen im XML-Format vorliegen, ist keine OCR-Texterkennung erforderlich, was die Dokumente maschinenlesbar macht. Dadurch werden Fehler, die durch ungenaue OCR-Ergebnisse entstehen könnten, vermieden.
Alle Informationen aus der XRechnung lassen sich so automatisiert in den digitalen Rechnungsverarbeitungsprozess sowie in den Prüf- und Freigabeworkflow integrieren, beispielsweise mit der Lösung der dataglobal Group.
Archivierung
Nach der automatisierten Verarbeitung können XRechnungen mittels eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) revisionssicher archiviert werden. Auch ausgehende Rechnungen müssen rechtssicher archiviert werden, was ebenfalls durch das DMS unterstützt wird.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die XRechnung eine maßgebliche Rolle im digitalen Rechnungsmanagement spielt und Unternehmen zudem Vorteile bietet, die über die verpflichtende Einführung der E-Rechnung hinausgehen. Durch ihre standardisierte Struktur ermöglicht sie eine effiziente, automatisierte und rechtssichere Verarbeitung von Rechnungen, die den manuellen Aufwand deutlich reduziert.
Die verpflichtende Einführung der im B2B-Bereich ab 2025 markiert somit einen weiteren wichtigen Schritt hin zu einer vollständig digitalisierten und papierlosen Abwicklung von Geschäftsprozessen. Unternehmen, die frühzeitig auf die XRechnung umstellen, profitieren von optimierten Arbeitsabläufen, Kosteneinsparungen und einer besseren Integration in bestehende IT-Systeme.