Pearl

Digitales Rechnungsmanagement in Deutschlands größtem Katalog-Versandhaus für Software und PC-Zubehör

Mit fast drei Millionen Versandhaus-Kunden in Deutschland, Österreich, Frankreich und der Schweiz zählt die PEARL-Firmengruppe zu Europas größten Software- und Computerzubehör-Katalog-Versendern.

Unter dem Motto „innovativ, preiswert, kompetent“ bietet PEARL über 6.000 verschiedene Produkte aus den Bereichen Hard- und Software, PC-Peripherie sowie Technik und Kommunikation an. In Deutschland ist PEARL Agency das führende Versandhaus für Software und EDV-Zubehör schlechthin: Allein der aktuelle Versandkatalog listet auf rund 260 Seiten mehr als 3.000 Produkte, die alle detailliert beschrieben und durch begleitendes Bildmaterial illustriert werden.

Ohne den Einsatz eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems (DMS) wäre eine effektive Administration des Versands und die damit verbundene Rechnungsstellung kaum vorstellbar. Seit Dezember 2002 setzt die „PEARL Agency Allgemeine Vermittlungsgesellschaft mbH“ – so der offizielle Firmenname in Deutschland – zur Verwaltung aller Ein-und Ausgangsrechnungen windream ein.

Ohne DMS geht gar nichts

Bei PEARL Agency im badischen Buggingen werden täglich bis zu 8.000 Rechnungen – hauptsächlich Ausgangsrechnungen – in windream gespeichert. Bevor sich das Unternehmen für den Einsatz von windream entschied, wurden die Eingangsrechnungen in Papierform abgelegt und archiviert.

Die Ausgangsrechnungen wurden – statt in einem DMS – im Warenwirtschaftssystem verwaltet. Nach einer Frist von zwei Jahren speicherte man die Daten auf elektronischen Medien und lagerte sie aus. Dabei entstand jedoch das Problem, dass der Zugriff auf ausgelagerte Daten zunehmend schwieriger wurde: Die Informationen waren zwar noch auf den Speichermedien vorhanden, standen aber nicht mehr zum sofortigen Abruf zur Verfügung.

Dieser gravierende Umstand führte zu der Entscheidung, in ein elektronisches Dokumenten-Management- und Archivsystem zu investieren. Voraussetzung war, dass das neue DMS sowohl ein schnelles Wiederauffinden gespeicherter älterer Daten als auch die effektive Administration aller aktuellen Rechnungen ermöglichen musste.

Bevor die Entscheidung für ein bestimmtes DMS fiel, informierte sich das Unternehmen zunächst umfassend über verschiedene Systeme, die auf dem Markt erhältlich sind. Als Informationsgrundlage dienten sowohl Recherchen im Internet, Messebesuche und persönliche Gespräche mit Herstellerfirmen.

Eckdaten

• Dokumentenmanagement und Finanzbuchhaltung in einem System integriert
• Rationelle Erfassung und Verwaltung von Ein- und Ausgangsrechnungen
• Schnelle und einfache Recherche archivierter Belege

Warum windream?

Ausschlaggebend bei der Auswahl war, dass sich windream in bestimmten funktionellen Bereichen von anderen Systemen deutlich unterscheidet. PEARL Agency setzt bereits seit 1999 das Finanzbuchhaltungssystem FibuNet ein.

Die FibuNet GmbH, ein langjähriger windream-Partner, und die windream GmbH haben gemeinsam eine Software entwickelt, die das Buchhaltungssystem über eine Schnittstelle mit dem DMS verbindet. „Die nahtlose Integration in FibuNet“, betont Christian Allinger, Mitglied der PEARL-Geschäftsleitung in Deutschland, „war sicherlich eines der entscheidenden Kriterien.

Darüber hinaus wollten wir aber auch in ein System investieren, das es uns erlaubt, effektives Dokumentenmanagement ohne großen Schulungsaufwand zu betreiben. Durch die Integration der DMS-Funktionen in den Windows Explorer konnten unsere Mitarbeiter in der Buchhaltung sofort mit windream arbeiten, ohne sich erst mit einer neuen Programmoberfläche vertraut machen zu müssen.

Zudem spielte auch das attraktive Preis-Leistungsverhältnis eine große Rolle.“ Lediglich diejenigen Mitarbeiter, die bei PEARL für die Systemadministration zuständig sind, nahmen an einer fachbezogenen Schulung teil.

Nach einer kurzen Implementierungsphase von nur sechs Tagen war windream bei PEARL einsatzbereit. Das System ging ohne weitere Testphasen sofort in den Produktiveinsatz und wird zurzeit von den Abteilungen Buchhaltung und Abrechnung genutzt.

Verwaltung der Eingangsrechnnungen mit FibuNet und windream

Die für die Buchhaltung zuständigen Mitarbeiter buchen eingehende Rechnungen zunächst in FibuNet. Jede neu erfasste Rechnung wird mit einem Barcode-Etikett ausgestattet, das eine eindeutige Beleg-Identifizierungsnummer enthält.

Die erfassten Belege werden anschließend gescannt und als TIFF-Dateien an windream übergeben. Der Scanprozess erfolgt über die von Kofax entwickelte Scansoftware Ascent Capture, die ebenfalls über eine Schnittstelle zu windream verfügt und dadurch eine automatische Übergabe gescannter Rechnungen an das DMS ermöglicht. Zurzeit liegt das monatliche Volumen der per Scanner erfassten Belege bei rund 20.000 Seiten.

Zusätzlich werden auch die Buchungsdaten aus FibuNet automatisch erfasst
und als Indizes in windream verwendet. Die jedem Beleg zugeordnete BarcodeNummer ermöglicht es den Mitarbeitern in der Buchhaltung, Rechnungen sowohl in windream als auch in FibuNet eindeutig zu identifizieren.

Hintergrund: Die PEARL-Firmengruppe

Die PEARL-Firmengruppe ist ein Zusammenschluss internationaler Unternehmen mit den Schwerpunkten Handel, Marketing und Verlagsgeschäft. Die Aktivitäten der Niederlassungen in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Frankreich, Russland, USA und China sind vorwiegend auf den EDV-Markt ausgerichtet. Der PEARL-Firmenverbund gehört zu den international führenden Versandhäusern für PC-Software und Computer-Zubehör.

PEARL Agency Deutschland ist der europäische Hauptsitz der PEARL-Gruppe. Als Deutschlands größtes PC-Software- und Zubehör-Versandhaus informiert PEARL Agency mit jährlich über 20 Millionen Katalogen mehr als 15 Millionen Interessenten und Kunden. Darüber hinaus stellt PEARL aktuelle Produkte auch in den bekannten Computer- Fachzeitschriften vor.

Das breite Produktspektrum spricht viele Zielgruppen an: Endkunden, Großverbraucher, öffentliche Institutionen sowie Großhandel und Distributoren. Das Sortiment umfasst über 6.000 Artikel der Bereiche PC-Hardware, Software und PC-Zubehör, darunter auch viele Produktneuheiten, Exklusivprodukte und Postenware.

PEARL Agency wurde 1989 gegründet und hat sich im Zeitraum von rund zehn Jahren
durch stetiges Wachstum vom mittelständischen Betrieb zu einer festen Größe im EDVMarkt entwickelt.

Automatische Erfassung von Ausgangsrechnungen in den Nachtstunden

Bei der automatisierten Erfassung von Ausgangsrechnungen kommen die speziell für windream entwickelten BackendLösungen PCL COLD und XML ImportManager zum Einsatz.

Diese Programme ermöglichen es, elektronisch erstellte Ausgangsrechnungen und die in den Rechnungen enthaltenen Daten wie zum Beispiel Rechnungs- oder Kundennummern an windream zu übergeben. Die ausgelesenen Daten werden dabei vom System zur automatischen DokumentIndizierung bzw. zur Verschlagwortung verwendet. Die Dokumente selbst werden als PDF-Dateien in windream gespeichert und im Langzeitarchiv gesichert.

Der gesamte Erfassungs- und Importprozess läuft vollautomatisch in den Nachtstunden ab. Manuelle Eingriffe – etwa durch einen verantwortlichen Systemadministrator – sind dabei nicht erforderlich. Durchschnittlich dauert der gesamte Vorgang von der Erfassung aller neu erstellten Ausgangsrechnungen über die Indizierung bis zur Speicherung in windream nur etwa eine Stunde pro Nacht. Nach der Datenübergabe an windream lassen sich alle Belege effizient verwalten, recherchieren und im Langzeitarchiv dauerhaft speichern.

Archivierung im Langzeitarchiv

Zur Langzeitarchivierung setzt PEARL Agency eine leistungsfähige Jukebox ein, die über mehr als 100 Slots zur Aufnahme von Speichermedien verfügt. Dokumente werden im Archiv auf einmal beschreibbaren WORM-Medien gesichert (WORM = „Write once – read many“). Die Gesamtspeicherkapazität des Archivs liegt bei knapp 1.000 Gigabyte. Die windream Jukeboxsteuerung stellt sicher, dass sich alle archivierten Dokumente mit den üblichen windream DMS-Funktionen einfach und schnell recherchieren lassen.