Success Story

deutschesee fischmanufaktur

Eingangsrechnungsverarbeitung in einer Fischmanufaktur

Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen bei deutschesee

Die Deutsche See GmbH ist Marktführer bei Fisch und Meeresfrüchten in Deutschland. Mit rund 1.800 Mitarbeitern an 20 Standorten versorgt das Unternehmen aus Bremerhaven ca. 35.000 Kunden aus Lebensmitteleinzelhandel, Gastronomie und Food-Service. Das Sortiment umfasst etwa 3.500 Artikel.

Aufgabenstellung

Die zentrale Buchhaltung dieses Unternehmens der Fischindustrie erledigt die Rechnungsverarbeitung für über 23 Niederlassungen und zwei Produktionsstandorte. Jährlich werden ca. 80.000 Tonnen lebende, frische und tiefgefrorene Waren umgesetzt.

Die Aufgabe bestand in der zentralen Erfassung von 60.000 Eingangsrechnungen pro Jahr und 10.000 Lieferscheinen pro Tag mit regelkonformer Ablage (GoBD) und Integration in das ERP-System SAP zur sicheren und effizienten Rechnungsprüfung. Am Workflow der Rechnungsprüfung sind rund 270 Mitarbeiter beteiligt. Die Rechnungsprüfung der 9.500 Lieferanten übernehmen die Kreditorenbuchhalter am Bildschirm.

Lösung

Es wurde eine Rechnungsverarbeitung mit der dataglobal CS eingeführt. Die Eingangsrechnungen werden soweit diese in Papierform vorliegen gescannt bzw. als PDF-Datei weiterverarbeitet. Das System erkennt in jedem Dokument nach dem Scan die buchungsrelevanten Informationen. Buchungsrelevante Informationen sind unter anderen Rechnungs- und Bestellnummer, Kreditor, Mehrwertsteuersatz und -betrag sowie die Zahlungskonditionen. Es wird automatisch ein Datenabgleich und die Prüfung gegen die Kreditorenstammdaten und das Bestellwesen durchgeführt. Wird die Prüfung ohne Beanstandung durchlaufen, findet automatisch die Buchung der Position statt.

Kundennutzen

Schnelle, automatische und sichere digitale Verarbeitung von Rechnungen. Was vorher oft mehrere Wochen dauerte ist nun in Tagen erledigt. Deutliche Kostensenkung sowie eine Erhöhung der Prozesssicherheit und der Effizienz. Durch die Transparenz in den laufenden Geschäftsprozessen können bessere Entscheidungen getroffen werden und die Wettbewerbsfähigkeit wird verbessert.