Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen – zwei der am häufigsten verwendete Formate für E-Rechnungen in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Obwohl beide Formate den gleichen rechtlichen Vorgaben unterliegen, gibt es Unterschiede zwischen ihnen.
Was ist eine E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen, auch E-Rechnungen genannt, sind digitale Dokumente, welche die herkömmlichen papierbasierten Rechnungen ersetzen. Sie bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Behörden, darunter vereinfachte Prozesse, Kosteneinsparungen und gesteigerte Effizienz. Die automatisierte Verarbeitung reduziert den Verwaltungsaufwand und beschleunigt den Zahlungszyklus.
E-Rechnungen unterliegen denselben rechtlichen Vorgaben wie papierbasierte Rechnungen. Dazu gehören Anforderungen an die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung. In der EU sind diese Anforderungen durch die Richtlinie 2014/55/EU geregelt, die eine einheitliche Norm für elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen schafft.
Es gibt verschiedene Formate für elektronische Rechnungen, die jeweils unterschiedliche Anforderungen und Anwendungsbereiche abdecken. Die beiden wichtigsten in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD.
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Vorteile der E-Rechnung
Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist nicht nur aus gesetzlichen Gründen relevant: Sie bietet Unternehmen viele Vorteile. Wir erklären, welche das sind.
Was ist XRechnung?
XRechnung wurde speziell im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entwickelt, die eine elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vorschreibt. Ziel ist es, eine einheitliche und verbindliche Norm für elektronische Rechnungen zu schaffen, die den Anforderungen des öffentlichen Sektors entspricht.
XRechnung basiert auf dem XML-Format (Extensible Markup Language). Es enthält strukturierte Daten, die maschinenlesbar sind und eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Das Format ist rein datenbasiert und enthält keine visuellen Elemente oder PDF-Darstellungen.
Seit dem 27. November 2020 sind Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber das XRechnungs-Format zu verwenden. Dieses Format gewährleistet eine einheitliche und automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein visuell lesbares PDF kombiniert.
Ziel ist es, eine flexible Lösung zu bieten, die von verschiedenen Unternehmen und Organisationen genutzt werden kann, unabhängig von deren Größe und technischer Ausstattung. ZUGFeRD kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten XML-Daten.
Das PDF/A-3-Format ist ein ISO-Standard für die Langzeitarchivierung von Dokumenten und stellt sicher, dass die Rechnung sowohl visuell lesbar als auch elektronisch verarbeitbar ist. Es ist nicht verpflichtend für öffentliche Auftraggeber, wird jedoch in der Wirtschaft weit verbreitet genutzt.
Die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD im Überblick
| XRechnung | ZUGFeRD | |
| Zielgruppe | B2G, B2B, B2C | B2B, B2C |
| Datenformat | Reines XML-Format | Hybrides Format: PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten |
| Lesbarkeit | Nur maschinenlesbar | Menschlich lesbar durch das PDF und maschinenlesbar durch XML |
| Syntax |
XML-Schemata UB (Universal Business Language) CII (Cross Industry Invoice) |
CII (Cross Industry Invoice) |
| Flexibilität | Streng standardisiert, keine Profile | Bietet verschiedene Profile (Basis, Komfort, Extended) |
| Verpflichtung | Verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber | Nicht verpflichtend, aber weit verbreitet |
| Einhaltung von Standards | EU-Norm EN 16931-konform |
PDF/A-3-Standard für Langzeitarchivierung EU-Norm EN 16931-konform |
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass XRechnung ein streng reguliertes, standardisiertes Format ist, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde, während ZUGFeRD eine flexiblere, hybride Lösung darstellt, die sowohl maschinenlesbare Daten als auch ein menschenlesbares PDF enthält und sich für den allgemeinen geschäftlichen Gebrauch eignet.
Beide Formate haben das Ziel, die Effizienz und Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung zu verbessern, unterscheiden sich jedoch in ihren technischen Ansätzen und Anwendungskontexten.
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