Lastenheft DMS: So finden Sie das passende Dokumentenmanagementsystem

Warum ein Lastenheft im DMS-Projekt unverzichtbar ist

Ein detailliertes Lastenheft ist der Grundpfeiler eines erfolgreichen DMS-Projekts. Es hilft Unternehmen dabei, gezielt das Dokumentenmanagement System (DMS) auszuwählen, das optimal zu den individuellen Anforderungen passt. Auf einem komplexen DMS-Markt mit unzähligen Anbietern und unterschiedlichen Funktionen bietet ein Lastenheft Orientierung und Struktur.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein professionelles Lastenheft für ein DMS erstellen und welche Aspekte Sie dabei beachten sollten.

Weg zum papierlosen Büro

Eine DMS Software hat das Potenzial, Ihr Büro gänzlich von lästigem Papier zu befreien und Ihnen damit Kosten einzusparen. Doch mit dieser Entscheidung stehen Sie auch vor einer nicht zu vernachlässigenden Herausforderung: Sie müssen das passende System für Ihre Zwecke finden – und das in einem Meer von Anbietern und Systemen.

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Was ist ein DMS?

DMS ist die Abkürzung des Wortes Dokumentenmanagementsystem. Es handelt sich um ein elektronisches System zur Verwaltung von Dokumenten. Eine DMS Software ermöglicht die Erfassung, Archivierung, Kategorisierung sowie Bearbeitung von Dokumenten und deren Verknüpfung untereinander. Im Wesentlichen unterstützt es also die datenbankgestützte Organisation von Dokumenten durch entsprechende Software.

Die Hauptaufgabe eines Dokumentenmanagementsystems liegt in der digitalen und zentralen Archivierung aller elektronischen Dokumente, die in einer Verwaltung oder einem Unternehmen anfallen. Dabei begleitet es den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – von dessen Erstellung, über die Bearbeitung, bis hin zur endgültigen Archivierung oder Löschung.

Ein DMS System ist meist modular aufgebaut. Verschiedene Module decken spezifische Aufgabenbereiche ab. Diese können je nach Notwendigkeit integriert werden oder nicht.

Tipp: In unserem offiziellen DMS-Guide erfahren Sie alles Wichtige über das Thema Dokumentenmanagement System, darunter die Vorteile für Ihr Unternehmen, verschiedene Checklisten und Best Practices sowie ein Kapitel zum „Konzept Einführung Dokumentenmanagementsystem“.

DMS-Software als Kollaborationstool

Die DMS Software ist zentral ausgerichtet. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter mit denselben, korrekten Daten arbeiten. So wird die abteilungsübergreifende Kollaboration maßgeblich verbessert. Workflows werden für alle Beteiligten transparenter und effizienter.

Vor dem Lastenheft DMS: Warum Sie ein gesondertes DMS-Projekt initiieren sollten

Die Suche nach dem passenden Dokumentenmanagement System stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Die Einführung eines solchen Systems betrifft meist mehrere Abteilungen und hat weitreichende Auswirkungen auf interne Abläufe und Workflows.

Deshalb ist es sinnvoll, die Suche nach einem geeigneten Dokumentenmanagement System als eigenes Projekt zu behandeln. Ein dediziertes DMS-Projekt schafft klare Strukturen, definiert Verantwortlichkeiten und sorgt dafür, dass Anforderungen systematisch erfasst und priorisiert werden. Zudem ermöglicht der strukturierte Projektansatz eine fundierte Marktanalyse und einen transparenten Auswahlprozess, bei dem verschiedene Anbieter und Lösungen zielgerichtet verglichen werden können.

Schritt für Schritt zum Lastenheft DMS

1. Ziele und Anforderungen definieren

Bevor Sie ein Lastenheft erstellen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Ziele Sie mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems verfolgen. Fragen Sie sich:

• Welche Herausforderungen bestehen derzeit in der Dokumentenverwaltung?
• Welche Prozesse möchten Sie durch das DMS optimieren?
• Welche konkreten Unternehmensziele sollen durch die DMS-Einführung erreicht werden?

Diese Zielsetzungen bilden die Basis für die Anforderungen, die Sie im Lastenheft festhalten.

2. Prozessorientierte Beschreibung

Das Lastenheft sollte nicht nur funktionale Anforderungen aufzählen, sondern sich an den bestehenden Prozessen orientieren. Beschreiben Sie ausführlich, wie Dokumente aktuell bearbeitet, archiviert und weitergeleitet werden. Identifizieren Sie Schwachstellen und überlegen Sie, wie ein DMS System diese Prozesse effizienter gestalten kann.

3. Alle Abteilungen einbeziehen

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems betrifft in der Regel das gesamte Unternehmen. Daher ist es wichtig, alle relevanten Abteilungen und Fachbereiche in die Erstellung des Lastenhefts einzubeziehen. So stellen Sie sicher, dass das DMS den Anforderungen aller Bereiche gerecht wird und abteilungsübergreifende Workflows verbessert werden.

4. Anforderungen statt Lösungswege formulieren

Vermeiden Sie es, im Lastenheft bereits konkrete technische Lösungsansätze vorzugeben. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Anforderungen. Potenzielle Anbieter können so flexibler Lösungen anbieten und besser evaluieren, ob ihre Software zu Ihren Bedürfnissen passt.

5. Technische und organisatorische Anforderungen berücksichtigen

Neben den funktionalen Anforderungen sollten auch technische und organisatorische Kriterien im Lastenheft beschrieben werden. Dazu gehören:

• Benötigte Schnittstellen und Anbindungen an bestehende Systeme
• Sicherheitsanforderungen
• Benutzerverwaltung und Rollenrechte
• Service-Level-Agreements (SLAs) und Supportleistungen

Lastenheft DMS Vorlage

Die folgende Gliederung stellt eine beispielhafte Vorlage für ein Lastenheft DMS dar, die Unternehmen als Orientierung nutzen können. Da jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen und Prozesse hat, kann und sollte die Ausgestaltung des Lastenhefts entsprechend individuell angepasst werden.

Einleitung:

• Zielsetzung des Projekts
• Kurzbeschreibung des Unternehmens

Aktuelle IST-Situation:

• Bestehende IT-Infrastruktur
• Anzahl der Benutzer
• Dokumentenprozesse und -abläufe

Funktionale Anforderungen:

• Dokumentenerfassung und -archivierung
• Workflow-Management
• Berechtigungs- und Rechteverwaltung
• Benötigte Schnittstellen

Nicht-funktionale Anforderungen:

• Performance-Anforderungen
• Sicherheitsanforderungen
• Skalierbarkeit

Organisatorische Anforderungen:

• Schulungsbedarf
• Support und Wartung

Projektzeitplan:

• Meilensteine und Deadlines

Ansprechpartner:

• Verantwortliche Personen im Unternehmen

Fazit: Das Lastenheft als Erfolgsfaktor für die DMS-Einführung

Ein professionelles Lastenheft schafft die Basis für die erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Ein strukturiertes Lastenheft DMS unterstützt Unternehmen bei der Auswahl der passenden Software und bietet eine wertvolle Grundlage für den gesamten Projektverlauf. Zudem dient es als hilfreiche Lastenheft DMS Vorlage, die für potenzielle Anbieter und interne Projektbeteiligte gleichermaßen verständlich ist.

Mit einem durchdachten Konzept zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems können Unternehmen ihre Prozesse nachhaltig optimieren und langfristig von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren. Nutzen Sie das Lastenheft nicht nur als Vorlage für die Anbieterauswahl, sondern auch als Werkzeug, um Ihre DMS-Einführung systematisch und erfolgreich umzusetzen.